Гребенник А.Ю.

Национальный технический университет «Харьковский политехнический университет»

Некоторые аспекты эффективной профессиональной коммуникации в компании

Важной составляющей эффективного управления компанией, несомненно, является эффективная коммуникация внутри организации. Этим и отличаются лучшие компании от остальных. И главным в успешной коммуникации в этих компаниях является то, что в них создана широкая сеть неформальной открытой коммуникации. Сотрудники, работающие в этих компаниях, регулярно контактируют друг с другом, встречаясь неофициально. А руководство всячески способствует тому, чтобы подчиненные встречались часто и без затруднений.

В различных компаниях руководство к этой проблеме подходит по-разному. Однако, отличаются только методы. Цель одна – эффективная работа организации. В одних компаниях часто проводятся неофициальные незапланированные собрания без каких-либо бюрократических формальностей. Коллеги просто обсуждают проблемы, возникающие у них при работе над новым продуктом. В других компаниях служащие носят таблички, на которых указаны их имена, что, по мнению руководства, облегчает общение. Еще один пример: руководство компаний не замыкается в своих кабинетах, а проводит политику «открытых дверей», тем самым поощряя сотрудников к решению проблем, а зачастую руководители таких компаний и сами «идут в народ», общаясь с подчиненными в отделах и цехах.

Одной из проблем в коммуникации есть та, что люди часто считают, что информация передана правильно, а на самом деле это не так. По сути, мы не так эффективно общаемся, как мы думаем. И этот факт подтверждают опросы по данной проблеме. Так, менеджер производственного отдела одной из компаний полагал, что дал инструкции по 165 из 236 эпизодов, тогда как его подчиненные считали, что получили инструкции только в 86 случаях. Откуда взяться эффективной коммуникации?! Еще немного статистики: менеджеры полагают, что 85% подчиненных могут свободно обсуждать свои проблемы с ними, однако только 51% служащих согласны с ним в этом. Эти выводы важны для менеджеров, так как, давая инструкции, они должны убедиться, что эти инструкции поняты и интерпретированы правильно.

Проблемы в общении возникают и тогда, когда есть некая «социальная дистанция» между людьми, если люди различны по статусу или один из них занимает более высокую должность. Поэтому рабочие могут свободно обсуждать между собой проблемы, возникающие в цеху, но, вероятней всего, директору скажут, что у них все в порядке. По этой причине персонал часто «фильтрует» информацию. Суть этого в том, что они намеренно изменяют факты, говорят начальству то, что оно хотело бы слышать, не сообщают руководству плохую информацию, чтобы не портить впечатление. И в этом, как ни странно, нет ничего нового. Вспомните Клеопатру, которая во время военных походов одаривала золотом гонцов, приносивших хорошие новости, и казнила тех, кто сообщал новости плохие. Неудивительно, что информация, получаемая ею, была ненадежна.

Другим важным барьером в коммуникации является селективное восприятие. Это означает, что люди по-разному воспринимают информацию. И связано это с тем, что их знания и опыт отличаются, а посему «отправитель» и «адресат» всегда находятся на «слегка разных волнах». Поэтому сказанное, к примеру, менеджером, рабочий интерпретирует неправильно, а, следовательно, суть сказанного искажается.

От недостатков коммуникации перейдем к тому, как их избежать. Во-первых, правильной планировкой рабочего места. Исследования показали, что если сотрудников в офисе разделяют десять метров, то вероятность общения в течение недели составляет приблизительно 8%, при пяти метрах эта вероятность возрастает до 25%.

Очевидно, чем больше компания, тем сложнее создать в ней атмосферу непринужденности. Социологи давно определили, что организации, где штат сотрудников насчитывает менее двухсот человек, могут работать путем свободного обмена информацией. Если количество сотрудников в штате компании превышает эту цифру, то она нуждается в некой иерархической структуре, необходимой, чтобы предотвратить неудачи при коммуникации. Крупные организации менее гибки, поэтому возможным решением данной проблемы могло бы быть разделение большой компании на меньшие отделы, которые функционировали бы как единое целое. И все же для свободного обмена информацией нужна не только иерархия. Приведем пример. В одной фирме, состоящей из 150 сотрудников, работа шла гладко годами, пока она не переехала в специально построенное здание. После переезда работать стало тяжелей, не говоря уже о том, что удовлетворения работа сотрудникам не приносила. Прошло некоторое время, прежде чем причина стала ясна. В новом помещении архитекторы не предусмотрели комнаты отдыха, где можно было бы выпить кофе и съесть бутерброды во время обеда. Казалось бы, расчет простой: если людям приходится обедать прямо на рабочем месте, то они не отвлекаются от работы, и, следовательно, повышается их производительность. Однако, это разрушило те социальные связи, которые поддерживали организацию, способствовали ее эффективной работе. Ведь, собираясь в комнате отдыха, сотрудники не только отдыхали и обедали, но и собирали полезную информацию, делились проблемами, получали ценный, а то и бесценный совет. Именно так и функционирует успешная организация, и именно в этом ее отличие от других компаний и ее успех.