Экономические науки/3.Финансовые отношения

Степова С.В., Ковальчук Л.В.

Вінницький торговельно-економічний інститут КНТЕУ

Особливості автоматизації обліку необоротних активів на підприємствах

До складу необоротних активів належать основні засоби, інші необоротні матеріальні активи, нематеріальні активи, довгострокові фінансові інвестиції, капітальні інвестиції, довгострокова дебіторська заборгованість, відстрочені податкові активи, негативний гудвіл.

В умовах функціонування автоматизованої інформаційної системи обліку на АРМ бухгалтера з обліку НА вирішуються такі завдання: облік наявності та руху ОЗ, НМА по місцях зберігання або експлуатації; облік надлишків і недостач ОЗ та НМА; облік амортизаційних відрахувань; облік переоцінки ОЗ; облік НМА; облік капітальних інвестицій; облік інших НА.

Автоматизоване вирішення завдань з обліку необоротних активів на АРМБ ґрунтується на створенні і веденні інформаційної бази про наявність основних засобів, яка сформована на підставі інвентарної картотеки. Призначення АРМБ з обліку необоротних активів полягає у виконанні таких системних обліково-контрольних операцій: автоматизації документування первинної інформації; оперативного управління, контролю за наявністю і рухом основних засобів, нематеріальних активів, інших необоротних матеріальних активів та інших необоротних активів; нарахування амортизації та видачі необхідної інформації на принтер чи екран дисплея на запит користувача.

Для обробки інформації з обліку необоротних активів доцільно створювати дво- або трирівневу систему АРМБ. Технологічний процес обробки інформації складається з етапів: створення нормативно-довідкової інформації на момент упровадження; підготовки первинної інформації; створення інвентарної картотеки на момент упровадження; розрахунок амортизації; проведення розрахунків на АРМБ і занесення інформації в інформаційну базу; формування інформації для подальшого використання та перезапис її в суміжні АРМБ; проведення контролю й аналізу результатної інформації; прийняття управлінських рішень за наявною інформацією[1].

Початком роботи є формування, коригування нормативно-довідкової інформації, яка складається з таких елементів: Довідник фірм; Довідник "Підрозділи"; Довідник "Працівники" з визначенням матеріально відповідальних осіб (МВО); Довідник господарських операцій; Довідник "Проводки господарських операцій"; Довідник "План рахунків бухгалтерського обліку"; Довідник "Майно" (ОЗ, НМА, МШП (необоротні активи)); Довідник "Напрямки діяльності".

Після формування нормативно-довідкової інформації формується інвентарна картотека основних засобів, нематеріальних активів та інших необоротних активів шляхом введення початкових залишків за допомогою документів "Акт прийому-передачі/дооцінки ОЗ, НМА, ШМА" та "Акт введення в експлуатацію ОЗ, НМА, ІНМА" або документа "Акт введення залишків майна".

Програмне забезпечення введення й обробки первинного обліку включає набір формалізованих процедур, що забезпечують: введення даних у відповідності зі структурою первинного документа; контроль реквізитів, що вводяться, на основі прийнятих методів; контроль машинного документа; коригування даних первинного обліку; алгоритмічну обробку показників первинного обліку; організацію хронологічної бази даних; висновок на екран, друк даних первинного обліку, введених в обробку[2].

Отже, заповнення одного з електронних документів дає можливість одночасно здійснювати роздільне ведення бухгалтерського і податкового обліку основних засобів. Але потрібно пам'ятати, що досягнення такого результату неможливе без правильного і повного заповнення довідника програми "Необоротні активи", в якому доцільно організувати багаторівневий і аналітичний облік, що дозволить ефективніше використовувати можливості програми. На першому рівні довідника пропонується створити дві групи: основні засоби і нематеріальні активи.

На другому рівні окремі групи доцільно створити відповідно до класифікації основних засобів і нематеріальних активів у бухгалтерському обліку. Тільки в ці групи можна вносити аналітичні дані об’єктів основних засобів і нематеріальних активів. Якщо на підприємстві експлуатується велика кількість об’єктів основних засобів різних видів і призначення, то можливе створення наступних рівнів довідника залежно від потреб споживача.

Крім того, у вікні закладки "Додаткові" передбачається заповнення необхідних даних для ведення бухгалтерського обліку. Тут вноситься інформація про рахунок затрат, в дебет якого буде відноситись сума нарахованого зносу; вид затрат — для віднесення суми нарахованої амортизації на відповідну статтю калькуляції собівартості продукції; метод нарахування зносу, ліквідаційна вартість об’єкта і строк корисного використання, що будуть використовуватись у процесі здійснення розрахунку амортизації.

Введення в експлуатацію об’єктів виконується в програмі за допомогою документа "Введення в експлуатацію", куди вносяться дані про місце його експлуатації, матеріально відповідальну особу тощо. На підставі такого документа є можливість створити типовий документ 03-1 "Акт приймання-передачі основних засобів"[3].

Для відображення в обліку операцій з ремонту і модернізації основних засобів у програмі створюється документ "Модернізація необоротних активів". Створений документ дозволяє оформити на паперовому носії типовий документ 03-2 "Акт приймання-здачі відремонтованих, реконструйованих і модернізованих об’єктів".

Інформація про списання і реалізацію основних засобів вноситься в програму за допомогою документа "Ліквідація необоротних активів". Нарахування амортизації в програмі здійснюється за допомогою електронного документа "Нарахування зносу".

Застосування комп’ютерних технологій дозволяє вирішити більшість проблем організації бухгалтерського обліку. Крім того, комп’ютерні технології дозволяють збільшити рівень аналітичних розрахунків за рахунок розширення можливостей аналітичного обліку, що значно збільшує рівень розвитку підприємства. Проте, головною перевагою використання комп’ютерних технологій стало значне зменшення рівня трудомісткості праці бухгалтера, враховуючи те, що частка суто технічних операцій в обліковому процесі при ручній праці досягає 80 %. Автоматизація підвищує не лише якість обліку, а й якість бізнесу підприємства.

Література:

1. Клименко О.В. Інформаційні системи і технології в обліку. Навчальний посібник. – К.: Центр учбової літератури, 2008. – 320 с.

2. Бутинець Ф.Ф. та ін. Інформаційні системи бухгалтерського обліку. Підручник для студентів вищих навчальних закладів – Житомир: ПП «Рута», 2002. – 544 с.

3. Шквір В.Д.,Загородній А.Г., Височан О.С. Інформаційні системи і технології в обліку: Навч. посіб. – 3-тє вид., перероб. І доп. – К.: Знання, 2007. – 439 с.