Обучение иноязычной
письменной речи
в
контексте университетского образования:
написание
служебной записки
В современном
деловом мире умение писать служебные записки на иностранном языке необходимый
навык как для руководителя крупного производства, так и для менеджера среднего
звена, если они участвуют в международных проектах. В данной статье будут
рассмотрены основные жанровые и структурные характеристики различных видов
письменных документов, а также предложены некоторые заданий, направленные на
развитие соответствующих навыков.
Рассматриваемые
здесь особенности служебной записки относятся к англоязычной традиции, которая
важна для руководителей из разных стран, поскольку международное сотрудничество
зависит от информативности данного документа. Безусловно, каждая страна,
определяет свои параметры служебной записки, с которыми следует знакомить
персонал на соответствующих курсах иностранных языков и с которыми необходимо
считаться молодым руководителям. Изучение того, как следует писать служебную
записку по-английски, является важной составной частью развития письменной речи
для многих специалистов на среднем и продвинутом уровнях владения языком, на
наш взгляд, его следует включать в учебные программы по английскому языку для
студентов всех факультетов университетов.
Основная особенность служебной
записки состоит в том, что это информационно-справочный документ внутренней
деловой переписки, принятый в компании. Служебная записка (Memorandum) в
единственном числе, или memoranda во множественном (memo или memos) - письменное
сообщение внутри компаний или в пределах подразделений компании [2, с. 5]. Как
правило, она предназначена для объявлений, обсуждения бизнес процессов,
предоставления отчетности о работе компании, распространения информации среди
сотрудников. Служебная записка является публичным документом, поэтому не
следует в ней писать какую-либо конфиденциальную информацию. В основном, служебные
записки составляются по вопросам материально-технического, информационного,
организационного и хозяйственного обеспечения. Они обычно содержат определенную
просьбу, предложение или иную служебную информацию.
Существуют несколько видов служебной
записки в зависимости от содержания и предназначения [1, с. 34]:
1)докладные записки (докладные);
2)информационные записки
(меморандумы);
3)аналитические записки
(аналитические справки);
4)пояснительные записки;
5)служебные записки ad Нос (т. е.
подготовленные по конкретному информационному поводу, как правило, возникшему
внезапно);
6)служебные записки о состоянии дел
за период времени.
Существуют определенные различия между
докладной, служебной и объяснительной записками. Однако эти бумаги близки по
своему назначению - все они носят информационный характер, но отличаются и по
содержанию, и по адресатам.
Докладная записка - это документ, адресованный
руководителю организации (данной или вышестоящей) или руководителю структурного
подразделения. В докладной записке обстоятельно излагается какой-либо вопрос с
выводами и предложениями составителя и преследуется цель побудить руководство к
принятию определенного решения. Если докладные записки информируют адресата о
ходе выполнения работ, то они могут составляться регулярно [5, с.143].
Текст докладной записки состоит из двух или трех
смысловых частей. В первой части - констатирующей - излагаются причины, факты и
события, которые послужили поводом для ее написания. Вторая часть -
анализирующая - содержит анализ сложившейся ситуации, возможные варианты ее
решения. Третья часть - резюмирующая - включает в себя выводы и предложения
конкретных действий, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять
Объяснительная записка - это документ,
объясняющий причины какого-либо действия, факта, происшествия. Ее может
составлять любой работник организации в адрес вышестоящего должностного лица. В
основном объяснительные пишутся по факту совершения дисциплинарного проступка.
Объяснительную записку работник чаще всего пишет от руки и в свободной форме,
но нередко в организациях используются и специальные бланки [3, с.36].
Не останавливаясь подробно на всех
видах служебной записки, перейдем к оформлению служебной записки. Не смотря на
то, что большинство информации сегодня передается по электронной почте,
использование прикрепленных служебных записок (документов) остается важным
элементом в деловой переписке XXI столетия. Правильное оформление служебной
записки при отправке по электронной
почте все еще важно в деловых кругах.
Служебная записка обычно состоит из
следующих восьми разделов: автора (организацию, структурное подразделение или
должностное лицо, от которого исходит записка); адресата (кому направляется
документ); вида документа (например, "Докладная записка",
"Служебная записка"); дата составления; регистрационный номер;
заголовок к тексту; текст; завершающая фраза, подпись составителя (с указанием
должности) [6, с. 12].
При обучении написанию служебных
записок необходимо знакомить студентов с образцами служебных записок на
иностранном языке, в которых им необходимо выделить имеющиеся структурные части
и оценить полноту служебной записки. Кроме составных частей, следует обратить
внимание студентов на стиль служебной записки — как правило, нейтральный, и то,
какими языковыми средствами он достигается, а также на точность представленной
информации, которая отражается использованием цифр [4, с.12].
TO: GTS Sales Staff
FROM: Karen Moore
CC: Mr. John Sakazaki
DATE: April 18, 2011
SUBJECT: Customer Presentation
The JSKL Marketing presentation you prepared last week to showcase our
new product line was exceptional!
Your enthusiasm, sales strategy, and product knowledge were impressive
and certainly sealed the deal with Mr. Lockhart!
Thank you for your outstanding work and dedication. Bonus checks will be
distributed next week.
My sincere congratulations to all of you!
Karen Moore
Manager
Рассмотрение особенностей составления
служебной записки на английском языке, представленное в данной статье, имеет
продолжением составление учебного пособия «Business Correspondence», в котором
рекомендации дополняются заданиями на анализ и синтез письменных речевых
произведений, относящихся к различным видам деловой переписки.
Литература
1.
Rise
В. Axelrod, Charles R. Cooper. The
St. Martin's Guide to Writing. St. Martin's Press, 1988.
2.
Charles
Bazerman. The Informed Writer. Houghton Mifflin Co,
1992.
3.
Harold
F. Graves, Lyne S. Hoffman. Report Writing.
Prentice Hall, 1965.
4.
Liz
Натр-Lyons, Ben Heasley. Study
Writing. CambridgeUniversity Press, 1987.
5. Ann Raimes. Exploring Through Writing. Cambridge University Press,
1998.
6. Lynn Q. Troyka. Handbook for Writers. Simon&Schuster, 1987.