Математика / 2. Перспективы информационных систем

Нурбаева С.А.

Восточно-Казахстанский государственный технический университет, республика Казахстан

Критерии эффективности документооборота как бизнес-процесса

Современные информационные технологии предоставляют организациям возможность более эффективно управлять своими информационными ресурсами. Это получает свое выражение при сборе, хранении, обработке и распределении информации. Эти изменения позитивно влияют на темп и качество производственных процессов, что улучшает работу всего предприятия.

Принято считать, что производительность информационных систем определяется взвешенным сочетанием эффективности компонент. При выборе параметров критериев эффективности использован понятийный аппарат и данные формальных моделей композитного документооборота. При проектировании системы выявляются и детерминируются дискретные элементы, которые группируются в три множества – множество участников, множество действий участников и множество состояний документов. Динамическая модель документооборота получается при взаимодействии элементов этих трех множеств друг с другом.

Первое множество, используемое в модели композитного документооборота – это множество участников документооборота. Участники документооборота – это сотрудники организации, производящие создание, движение, модификацию и терминирование документов. При проектировании системы Участники описываются с точки зрения выполняемых функциональных ролей, то есть по совокупности участия в производственных сценариях.

Второе множество, используемое в рассматриваемой модели композитного документооборота – это множество действий участников. Множество действий участников представляет собой конечный список возбуждающих воздействий. Данные воздействия производятся участниками документооборота и являются сигналом системе для инициирования активных событий документооборота. Возникновение этих воздействий приводит к изменению состояния одного или нескольких документов.

Третье множества из тройки модели композитного документооборота – это множество состояний документов системы документооборота. Множество состояний документов представляет собой список возможных состояний документов. Состояния, входящие в описываемое множество, являются теми состояниями, которые могут принимать документы во время жизненного цикла документооборота.

Таким образом, для построения критериев эффективности проектирования, разработки, внедрения и использования систем документооборота в качестве исходных данных используется тройка множеств {У}, {Д}, {Ф}. Связи между элементами рассматриваемых множеств {У}, {Д}, {Ф} используются для реализации динамики модели композитного документооборота.

В качественном критерии эффективности для получения корреляций выделенных параметров использовуются минимаксный и максиминый критерии. Эти критерии выбраны в связи с тем, что в современной науке минимаксный и максиминый критерии считаются одними из самых адекватных для получения решений, близких к оптимальным.

Обобщенный минимаксный критерий может быть представлен в следующем виде:

Э = min max F (x,y) : . (1)

В силу природы функций, использованных в критериях, выделяются те решения, которые соответствуют самым крайним оценкам. Такие решения являются либо максимально полезными, либо худшими из всех возможных решений. Эти наилучшие и наихудшие решения будем называть полюсными эффективными решениями и полюсными неэффективными решениями.

Рассмотрим первый блок критериев – критерии, эффективные при оценке действий участников документооборота. Поскольку в рамках рассматриваемой модели действия декомпозированы в дискретные элементы множества {Д}, то элементы этого множества используются в качестве параметра эффективности. Таким образом, общим свойством всех критериев этого блока является то, что первым параметром минимаксного (максиминного) критерия стоит элемент множества {Д}.

Этот факт делает рассматриваемый блок критериев Действие – ориентированными, то есть их применение будет оценивать документооборот с точки зрения действий участников документооборота. При наложении этих критериев среди всех решений документооборота будут выделены те решения, которые будут наиболее производительными с точки зрения действий.

Рассмотрим критерии эффективности по множеству {Д}:

- min Д max Ф - минимум Действий при максимуме Документов - при минимуме произведенных действий будет генерироваться максимум документов. То есть при минимуме затрачиваемых ресурсов будет производиться максимум полезного результата;

- max Д min У - максимум Действий при минимуме Участников - максимальное количество действий производится минимумом участников документооборота. Обеспечивается максимальное количество полезных действий минимумом задействованных ресурсов;

- min Д max У - минимум Действий при максимуме Участников - производится минимум действий при привлечении максимума участников. Минимум полезных действий достигается при привлечении максимума производственного персонала;

- max Д min Ф - максимум Действий при минимуме Документов - максимум действий производит минимум состояний документов. Потребляется максимум произведенных действий, принося минимум полезного результата.

Второй рассматриваемый блок критериев – критерии, эффективные по участникам документооборота. В использованной модели композитного документооборота участники документооборота представлены в виде дискретных ролевых описаний, сгруппированных в множество {У}. Для получения таких критериев надо выделить те, у которых в первой позиции минимаксного (максиминного) критерия стоит элемент множества {У}.

При применении этого критерия будут выделены в качестве эффективных те решения, которые являются эффективным с точки зрения задействованных в них участников. Этот блок критериев целесообразно применять в тех случаях, когда при оценке документооборота значимым параметром выдвигается количественные показатели задействованного персонала. С учетом того факта, что человеческий ресурс имеет устойчивую тенденцию к подорожанию, этот блок является одним из доминантных.

Рассмотрим критерии эффективности по множеству {У}:

- min У max Д - минимум Участников при максимуме Действий - При минимальном количестве задействованных участников обеспечивается максимум действий. При минимуме привлеченных производственных ресурсов получается максимум полезных действий;

- min У max Ф - минимум Участников при максимуме Документов - При минимуме участников реализуется максимальное количество изменений состояний документов. При максимально количестве задействованных производственных ресурсов, обеспечивается максимальное количество полезного результата;

- max У min Д - максимум Участников при минимуме Действий - максимум Участников при минимуме Действий - При максимуме задействованных участников обеспечивается минимальное количество произведенных действий. То есть при максимуме задействованных производственных ресурсов получается минимум полезного результата;

- max У min Ф - максимум Участников при минимуме Документов - Максимумом привлеченных участников продуцируется минимум изменений состояний документов. При максимуме задействованных ресурсов производится минимум полезных результатов.

Третий и последний рассматриваемый блок критериев – критерии, которые эффективны по состояниям документов, используемых в документообороте. В рассматриваемой модели все документы представляются в виде декомпозированных дискретных состояний документов, которые объединены в множество {Ф}.

Применение данного блока критериев означает выделение в качестве эффективных решений, ориентированных на количественную оценку состояний документов. Множество состояний представляет собой множество всех возможных документов и их промежуточных состояний, используемых в документообороте. Таким образом, применение настоящего блока целесообразно в тех случаях, когда в качестве определяющих требований выступают количественные оценки длительности бизнес- процессов.

Рассмотрим критерии эффективности по множеству {Ф}:

- max Ф min У - максимум Документов при минимуме Участников - будет генерироваться максимальное количество документов при минимальном количестве участников. Максимум полезного результата получается при минимуме затрачиваемых ресурсов;

- max Ф min Д - максимум Документов при минимуме Действий - максимальное количество документов генерируется при минимальном количестве произведенных действий. Максимум полезной производительности обеспечивается при минимуме произведенной работы;

- min Ф max У - минимум Документов при максимуме Участников - минимум документов производится при привлечении максимума участников. Минимум полезного результата будет получен при максимуме производственных мощностей;

- min Ф max Д - минимум Документов при максимуме Действий - минимум изменений состояний документов достигается при произведении максимума действий. Минимум полезного результата достигается при максимуме производственных действий.

На основании проведенного анализа из рассмотренных критериев можно выделить те критерии, использование которых дает позитивные оценки. Как мы уже говорилось, предложенные критерии дают полюсные эффективные и полюсные неэффективные оценки.

Очевидно, что следует выделить полюсные эффективные критерии для получения критериев эффективности, к которым должна стремиться система документооборота. Выявление таких решений позволит формировать практики лучших решений (best practices) по проектированию, разработке и внедрению систем документооборота. История таких практик будет полезна для изучения тем, кто приступает к проектированию, разработки и внедрению системы документооборота.

В то же время, полюсные неэффективные решения являются полезными для выявления решений, внедрение которых является максимально неэффективным. Это значит, что если какое-то решений документооборота будет соответствовать такому критерию, то следует прекратить проектирование разработку или внедрение. Такая рекомендация следует из того факта, что каково бы ни было другое решение, оно будет эффективнее выявленного решения.

Рассмотрим возможность получения комплексного критерия эффективности. Такого критерия, который бы включал в себя все рассмотренные выше критерии. Использование обобщенного критерия позволит проводить быстрый анализ о состоянии системы документооборота и получать рекомендации о направлении модификации существующей системы или проекта системы документооборота.

Как основу для получения количественной оценки эффективности будем использовать базовое определение эффективности: Eff = Ап / Ао. Это определение читается: «эффективность равняется отношению полезной работе к общей работе».

Для приведения определения эффективности к понятиям рассматриваемой предметной области, надо обозначить общую и полезную работу в терминах документооборота. Рассмотрим основные элементы, обрабатываемые системами композитного документооборота - документы. На сегодняшний день можно говорить, что практически все документы имеют электронную и бумажную составляющую. Эти составляющие могут быть семантически эквивалентными, но отличатся по форме. Выделим электронных составляющие всех документов в множество . В то же время множество всех бумажных составляющих документов обозначим .

Теперь рассмотрим состояние документооборота в организации до начала активного внедрения системы электронного документооборота. Очевидно, что информационные потоки, проходящие через компьютеризированные системы, есть даже в организации, где не внедрен электронный документооборот. Даже в самой консервативной «бумажной» организации компьютеры используются в какой-то части производственных процессов. Например, для набора текстов, которые впоследствии распечатываются. Можно сказать, что на этом этапе электронные и бумажные технологии существуют изолированно друг от друга.

Рассмотрим этап, на котором в организации началось внедрение электронного документооборота. Этот этап характерен тем, что многое изменилось в привычной рутинной работы большого числа сотрудников, но изменения в бизнес- процессах организации еще не приобрели необратимую форму. Началось пересечение традиционных бумажных бизнес - процессов и электронных технологий. Интересным является тот факт, что, будучи изначально вторичными, электронные технологии достаточно глубоко воздействуют на предмет автоматизации. Бумажные технологии не только видоизменяются после применения к ним возможностей электронных, а и эволюционируют по своей сути. Этот этап характерен тем, что большинство бумажных и электронных бизнес - процессов все еще существуют отдельно. При этом возникает некоторое количество процессов, которые имеют как бумажную, так и электронную составляющую. Такие процессы являются композитными, то есть составными процессами. Двойственность их природы и составляет основу современного понимания понятия «электронный документооборот».

Последний этап – это этап, на котором внедрение системы электронного документооборота закончено, а промышленная эксплуатация системы стала привычной частью работы организации. На данном этапе значительная часть процессов уже являются композитными процессами, большинство сотрудников организации вовлечены в работу системы электронного документооборота. В то же время осталась часть процессов, которые остались только бумажными или только электронными. Одна часть таких процессов образуется из специфических задач, которые плохо автоматизируются. Другая часть образуется в результате эффективного сопротивления персонала, имеющего влияние на руководство организации. Можно предположить, что соотношение композитных процессов к «чистым» соответствует соотношению Парето. Однако это утверждение взято из наблюдений, является эмпирическим и на данный момент не проверено экспериментально.

Количественный критерий эффективности документооборота выражается отношением композитной части к совокупности электронной и бумажной составляющих. Формула количественной оценки эффектности документооборота будет иметь вид:

(2)

Практическое толкование этой оценки трактуется так: чем большему количеству бумажных документов удастся придать электронную сущность и чем большему количеству электронных процессов удастся найти бумажное отображение, тем эффективнее реализован электронный документооборот.

В рамках предложенных критериев можно проводить два вида оценок – качественную оценки и количественную оценку. Выбор оценки зависит от требований, предъявляемых к необходимой точности и субъективности.