Кузьминов А.В.
Красноярский государственный аграрный университет, Россия
Основные
проблемы и задачи внедрения
системы
автоматизации промышленных
предприятий
Внедрение системы автоматизации управления, как и любое серьезное
преобразование на предприятии, является сложным и зачастую болезненным
процессом. Тем не менее, некоторые проблемы, возникающие при внедрении системы,
достаточно хорошо изучены, формализованы и имеют эффективные методологии
решения. Заблаговременное изучение этих проблем и подготовка к ним значительно
облегчают процесс внедрения и повышают эффективность дальнейшего использования
системы.
На сегодняшний день основные проблемы и задачи, возникающие в большинстве
случаев при внедрении систем управления выглядят следующим образом:
¾ Отсутствие постановки задачи менеджмента на предприятии;
¾ Необходимость в частичной или полной реорганизации структуры предприятия;
¾ Необходимость изменения технологии бизнеса в различных аспектах;
¾ Сопротивление сотрудников предприятия;
¾ Временное увеличение нагрузки на сотрудников во время внедрения системы;
¾ Необходимость в формировании квалифицированной группы внедрения и сопровождения системы, выбор сильного руководителя группы.
Теперь опишем эти пункты подробнее:
Отсутствие постановки задачи менеджмента на
предприятии. Наверное, этот пункт является наиболее значимым и сложным.
Дело в том, что большинство руководителей управляют своим предприятием только
исходя из своего опыта, своей интуиции, своего видения и весьма
неструктурированных данных о его состоянии и динамике. Грамотная постановка
задач менеджмента является важнейшим фактором, влияющим как и на успех
деятельности предприятия в целом, так и на успех проекта автоматизации. Например,
совершенно бесполезно заниматься внедрением автоматизированной системы бюджетирования,
если само бюджетирование не поставлено на предприятии должным образом, как
определенный последовательный процесс.
К сожалению, на настоящий момент в России до конца не сложился национальный подход к менеджменту, поэтому, первое, что необходимо сделать для того, чтобы проект внедрения автоматизированной системы управления оказался удачным - максимально формализовать все те контуры управления, которые собственно планируется автоматизировать. В большинстве случае, для осуществления этого не обойтись без привлечения профессиональных консультантов, но по опыту, затраты на консультантов просто не сопоставимы с убытками от проваленного проекта автоматизации.
Необходимость в частичной реорганизация структуры и деятельности предприятия. Прежде чем приступать к внедрению системы автоматизации на предприятии обычно необходимо произвести частичную реорганизацию его структуры и технологий ведения бизнеса. Поэтому, одним из важнейших этапов проекта внедрения, является полное и достоверное обследование предприятия во всех аспектах его деятельности. На основе заключения, полученного в результате обследования, строится вся дальнейшая схема построения корпоративной информационной системы.
Необходимость в изменении технологии работы с информацией, и принципов ведения бизнеса. Эффективно построенная информационная система не может не внести изменений в существующую технологию планирования бюджетирования и контроля, а также управления бизнес-процессами. Во-первых, одними из самых важных для руководителя особенностей корпоративной информационной системы, являются модули управленческого учета и финансового контроллинга. Теперь каждое функциональное подразделение может быть определено как центр финансового учета, с соответствующим уровнем финансовой ответственности его руководителя. Это в свою очередь повышает ответственность каждого из таких руководителей, и предоставляет в руки высших менеджеров эффективный инструментарий для чёткого контроля исполнения отдельных планов и бюджетов. При наличии информационной системы, руководитель способен получать актуальную и достоверную информацию обо всех срезах деятельности компании, без временных задержек и излишних передаточных звеньев. Кроме того, информация подаётся руководителю в удобном виде «с листа» при отсутствии человеческих факторов, которые могут предвзято или субъективно трактовать информацию при передаче. Однако справедливо было бы заметить, что некоторые руководители не привыкли принимать управленческие решения по информации в чистом виде, если к ней не приложено мнение человека, который ее доставил. Такой подход в принципе имеет право на жизнь и при наличии информационной системы, однако часто он негативно отражается на объективности менеджмента.
Внедрение системы автоматизации вносит существенные изменения в управление бизнес-процессами. Каждый документ, отображающий в информационном поле течение или завершение того или иного сквозного бизнес-процесса, в интегрированной системе создается автоматически, на основании первичного документа, открывшего процесс. Сотрудники, ответственные за этот бизнес-процесс лишь контролируют и, при необходимости, вносят изменения в позиции построенных системой документов. Например, заказчик разместил заказ на продукцию, который должен быть исполнен к определенному числу месяца. Заказ вводится в систему, на основании его системой автоматически создается счет (на основе существующих алгоритмов ценообразования), счет пересылается заказчику, а заказ направляется в производственный модуль, где происходит детализация заказанного вида продукции на отдельные комплектующие. На основе списка комплектующих в модуле закупок системой создаются заказы на их закупку, а производственный модуль соответствующим образом оптимизирует производственную программу, чтобы заказ был исполнен точно к сроку. Естественно, в реальной жизни возможны различные варианты неустранимых срывов поставок комплектующих, поломки оборудования и т.д., поэтому каждый этап выполнения заказа должен строго контролироваться ответственным за него кругом сотрудников, которые, в случае необходимости, должны создать управленческое воздействие на систему, чтобы избежать нежелательных последствий или уменьшить их.
Также не стоит полагать, что работать при наличии автоматизированной системы управления станет проще. Наоборот, существенное сокращение бумажной волокиты ускоряет процесс и повышает качество обработки заказов, поднимает конкурентоспособность и рентабельность предприятия в целом, а все это требует большей собранности, компетенции и ответственности исполнителей. Возможно, что существующая производственная база не будет справляться с новым потоком заказов, и в нее тоже нужно будет вносить организационные и технологические реформы, которые впоследствии положительно скажутся на процветании предприятия.
Сопротивление сотрудников предприятия. При внедрении корпоративных информационных систем в большинстве случаев возникает активное сопротивление сотрудников на местах, которое является серьезным препятствием для консультантов и вполне способно сорвать или существенно затянуть проект внедрения. Это вызвано несколькими человеческими факторами: обыкновенным страхом перед нововведениями, консерватизмом (например, кладовщику, проработавшему 30 лет с бумажной картотекой, обычно психологически тяжело пересаживаться за компьютер), опасение потерять работу или утратить свою незаменимость, боязнь существенно увеличивающейся ответственности за свои действия. Руководители предприятия, принявшие решение автоматизировать свой бизнес, в таких случаях должны всячески содействовать ответственной группе специалистов, проводящей внедрение информационной системы, вести разъяснительную работу с кадрами, и, кроме того: создать у сотрудников всех уровней твёрдое ощущение неизбежности внедрения;
Временное увеличение нагрузки на
сотрудников при внедрении системы. На некоторых этапах проекта внедрения
временно возрастает нагрузка на сотрудников предприятия. Это связано с тем, что
помимо выполнения обычных рабочих обязанностей, сотрудникам необходимо
осваивать новые знания и технологии. Во время проведения опытной эксплуатации и
при переходе к промышленной эксплуатации системы в течение некоторого времени
приходится вести дела, как и в новой системе, так и продолжать ведение их
традиционными способами (поддерживать бумажный документооборот и существовавшие
ранее системы). В связи с этим, отдельные этапы проекта внедрения системы могут
затягиваться под предлогом того, что у сотрудников и так хватает срочной работы
по прямому назначению, а освоение системы является второстепенным и отвлекающим
занятием. В таких случаях руководителю предприятия, помимо ведения
разъяснительной работы с уклоняющимися от освоения новых технологий
сотрудниками необходимо:
Повысить уровень мотивации сотрудников к освоению системы в форме поощрений и
благодарностей. Принять организационные меры к сокращению срока параллельного ведения
дел.
Формирование квалифицированной
группы внедрения и сопровождения системы, руководителя группы. Внедрение
большинства крупных систем автоматизации управления производится по следующей
технологии: на предприятии формируется небольшая (3-6 человек) рабочая группа,
которая проходит максимально полное обучение работе с системой, затем на эту
группу ложится значительная часть работы по внедрению системы и дальнейшему ее
сопровождению. Применение подобной технологии вызвано двумя факторами:
во-первых, тем, что предприятие обычно заинтересовано в том, чтобы у него под
рукой были специалисты, которые могут оперативно решать большинство рабочих
вопросов при настройке и эксплуатации системы, а во-вторых, обучение своих сотрудников
и их использование, всегда существенно дешевле аутсорсинга. Таким образом,
формирование сильной рабочей группы является залогом успешной реализации
проекта внедрения.
Особенно важным вопросом является выбор руководителя такой группы и администратора
системы. Руководитель, помимо знаний базовых компьютерных технологий, должен
обладать глубокими знаниями в области ведения бизнеса и управления. В практике
крупных западных компаний такой человек занимает должность CIO (Chief
Information Officer) которая обычно является второй и в иерархии руководства
компании. В отечественной практике, при внедрении систем такую роль, как правило,
играет начальник отдела АСУ или ему аналогичного.
Выводы:
Все вышеперечисленные задачи, возникающие в процессе построения информационной системы, и методы их решения являются наиболее распространенными. Естественно, каждое предприятие имеет свою уникальную организационную специфику, и при внедрении могут возникать различные нюансы, которые требуют дополнительного рассмотрения и поиска методов их решения
Перед тем, как осуществлять проект внедрения необходимо максимально формализовать его цели;
Никогда не стоит жертвовать стадией предпроектного анализа. Следует привлекать профессиональных консультантов для обследования предприятия и постановки задач менеджмента.
Стоит обратить пристальное внимание на выбор программного обеспечения для построения КИС, так как ошибки дорого обходятся. Нужно установить высокий приоритет процессу внедрения системы, среди остальных организационных и коммерческих процессов, наделить высокими полномочиями руководителя проекта;
И наконец, нужно помнить, что внедрение системы как ремонт – его невозможно закончить, можно лишь прекратить. Так что внедрение, по сути, никогда не закончится, система должна все время совершенствоваться в процессе своей промышленной эксплуатациями вместе с прогрессом информационных технологий и методологий управления деятельностью предприятия.
Литература: