Экономические науки/6. Маркетинг и менеджмент
Студент
группы БС-08-А Омелаенко
П.С.
Донецкий
национальный университет экономики и торговли
имени Михаила
Туган-Барановского
Организация PR-мероприятия «день
открытых дверей»
Дни открытых дверей являются
распространенной формой самопрезентации компании в рамках PR и продвижения. Они
позволяют всем желающим ознакомиться с деятельностью компании, ее планами,
задать руководству интересующие вопросы. Предполагается приглашение сотрудников
для близкого знакомства, для всех желающих проводятся экскурсии по компании;
сопровождающий рассказывает об истории создания и основных направлениях
деятельности компании, о ее социальной значимости для общественности. Для того
чтобы полученные целевой аудиторией на дне открытых дверей маркетинговые
PR-сообщения, как запланированные, так и незапланированные, были позитивными,
необходима тщательная профессиональная подготовка подобных PR-мероприятий [1].
На дне открытых дверей участники
могут ознакомиться с миссией, корпоративными ценностями компании, корпоративным
кодексом ее персонала [2]. Дни открытых дверей, по существу, представляют собой
своего рода внутреннюю презентацию компании, что предполагает подготовку
наглядных стендов, указателей, посещение новых зданий и территорий с
представлением исчерпывающей и эмоционально окрашенной позитивной информации о
компании, ее деятельности, достижениях, руководстве, сотрудниках, реализуемых
проектах и перспективных планах. При этом нельзя недооценивать визуальный ряд,
предлагаемый организаторами мероприятия, — в случае если он не будет тщательно
выстроен, а сложится стихийно, может быть получен негативный эффект. В любом
случае впечатление, произведенное на посетителей, должно быть комплексным,
целостным и внутренне непротиворечивым, лишь тогда PR-воздействие будет
продуктивным и долгосрочным. Крайне желательны также предварительные подробный
инструктаж и коммуникативные тренинги персонала, ответственного за проведение
мероприятия. Время, отведенное для PR-общения, — 1–8 ч, включая обед и
культурную программу.
Важно отметить, что в процессе проведения
дня открытых дверей целевой аудиторией могут быть получены и незапланированные
PR-сообщения, именно поэтому так важны детальная проработка процедуры данных
мероприятий, тщательный подбор участников, при которых просто не может быть
мелочей и несущественных деталей. Именно на дне открытых дверей, в ситуации
максимально неформального межличностного общения и ведения неструктурированных
бесед, решающее значение приобретает коммуникативная и конфликтологическая
компетентность PR-специалистов и всех участников мероприятия [3].
Основная цель дня открытых дверей –
знакомство общественных групп с тем, как работает компания. В рамках дня открытых дверей могут проводиться: презентации новой
продукции, услуг, технологий, проектов и т. п.; выставки достижений компании за определенный период времени и ее
будущие планы; брифинги для приглашенных журналистов; конференции; круглые столы; приемы делегаций; церемонии открытия новых объектов на
территории компании и другие мероприятия [1].
В зависимости от целей проведения дня
открытых дверей организаторы могут приглашать на данное мероприятие разные категории общественности. Приглашение
местной общественности в лице руководителей органов местного самоуправления,
глав администраций и различных инициативных групп весьма положительно влияет на
характер взаимоотношений руководства компании с местной общественностью,
позволяет укрепить доверие, достичь определенных компромиссов [3].
Организаторы дня открытых дверей иногда
приглашают на данное мероприятие членов семей и родственников лиц, работающих в
компании. Это позволяет заинтересованным людям лучше ознакомиться с условиями
труда на данном предприятии или в организации, составить представление о
характере, сложности и безопасности выполняемых операций, оценить перспективы
профессионального роста на конкретном рабочем месте, в той или иной должности. Дни открытых дверей проводятся также для привлечения на свободные
рабочие места компании лиц соответствующей квалификации, студентов старших
курсов и выпускников профильных учебных заведений (как средних, так и высших). В свою очередь, различные учебные заведения (как государственные, так и
коммерческие) активно используют дни открытых дверей для привлечения
потенциальных абитуриентов.
Правильная организация дня открытых дверей
требует детальной разработки программы данного мероприятия, написания
сценарного плана его проведения, тщательного отбора и обучения персонала для
обслуживания посетителей. Ответственными за проведение данного мероприятия
назначаются, как правило, наиболее квалифицированные специалисты службы по связям
с общественностью компании. Информация о предстоящем дне
открытых дверей в какой-либо организации должна быть заблаговременно
распространена через представителей СМИ в различных газетах и журналах, может
быть передана по радио и телевидению; могут быть использованы также средства
наружной рекламы. Весьма полезной в данном случае является и прямая почтовая
рассылка индивидуальных приглашений тем официальным лицам, чье присутствие на
мероприятии кажется его организаторам весьма полезным и важным.
В ходе проведения дня открытых дверей
весьма полезными являются встречи посетителей с руководством и ведущими
специалистами компании, демонстрация истории фирмы с показом реальных
экспонатов, заранее подготовленных стендов, фотографий, слайдов, видеофильмов и
др. Целесообразно ознакомить общественность с ближайшими и перспективными
планами развития организации (насколько это позволяют сделать соображения
конфиденциальности). Полезными могут оказаться также выборочные экскурсии по
территории организации с посещением действующих новых объектов – отдельно для
каждой группы общественности с учетом ее специфических интересов.
Как и большинство ПР-мероприятий, дни
открытых дверей требуют проработки вопросов охраны и обеспечения безопасности
(в том числе производственной) для приглашенных лиц, уборки помещений,
изготовления идентификационных табличек и стрелочных указателей и др. После завершения основных мероприятий, запланированных в рамках дня
открытых дверей, его участникам может быть предложена культурно-развлекательная
программа, подготовленная силами приглашенных артистов или самими
организаторами данного мероприятия (что иногда предпочтительнее).
Таким
образом, PR-мероприятия – эффективный
инструмент коммуникаций, без которого не обходится ни одна коммуникационная
программа. День открытых дверей является одним из самых распространенных
мероприятий PR, который представляет собой
внутреннюю презентацию компании. Это непосредственный контакт с
целевой аудиторией, он позволяет установить новые и развить существующие,
сформировать в глазах присутствующих репутацию и имидж компании, укрепить
лояльность аудитории. Такие целевые формы особенно важны при работе с
партнерами, корпоративными клиентами и инвесторами.
Список литературы
1.
Электронная энциклопедия маркетинга.
Организация и проведение мероприятий в PR-компании. Режим доступа: http://www.marketing.spb.ru/
2.
Дни открытых дверей. Режим доступа: http://www.reconference.ru/
3.
Электронная Бизнес Энциклопедия.
Специальные мероприятия. Режим доступа: http://patlah.ru/biznes/biz-04/pr/pr-12.htm
4.
Организация и проведение
мероприятий в PR-компании: пресс-тур, прием,
круглый стол, выставка (часть 2). Режим доступа: http://www.adbusiness.ru/