Н.В. Нечитайло, магистр естественных наук по специальности 6N0602 – Информатика

Костанайский государственный университет имени А.Байтурсынова, Казахстан

Роль информационных технологий в совершенствовании управления

Компьютер по праву считается одним из высших достижений современной цивилизации. Пройдя в течение нескольких десятилетий путь от конструкции, занимающей несколько комнат и потребляющей соответствующее количество электроэнергии, до нескольких блоков, свободно размещающихся на рабочем столе, компьютер превратился в верного помощника миллионов людей в работе и отдыхе.

Быстрое развитие вычислительной техники привело к прочному входу компьютеров в жизнь и деятельность человека. С появлением новых, более современных и быстродействующих компьютеров все больше увеличиваются области их применения. Использование компьютера как вспомогательного средства сильно изменило множество профессий человека. Огромное увеличение объема информационных потоков в конце XX века привело к тому, что успешность любого предприятия очень сильно зависит от способности его менеджеров вовремя получить и быстро обработать нужную информацию. [1]

Внедрение ЭВМ, вычислительных систем и средств автоматизации в различные сферы производства, в первую очередь в экономике, управлении и делопроизводстве, позволяет оперировать большими объемами информации. Наглядность и полнота представления большого объема информации на экране монитора способствует более легкому ее восприятию, быстрому анализу.

Уже сегодня в мире насчитывается несколько миллионов персональных компьютеров. Их популярность объясняется тем, что они просты в эксплуатации, потребляют мало энергии, обладают высокой надежностью быстродействием. Это способствует все большему распространению компьютеров в различные области человеческой деятельности. Развитие вычислительной техники позволяет строить системы нового типа, характеризующиеся, с одной стороны, разнообразием средств отображения информации, с другой – интеграцией этих средств, и обеспечением максимальных условий работы пользователей, не имеющих специальной подготовки. Еще одним преимуществом персональных компьютеров являются их небольшие размеры, что позволяет размещать такие машины на рабочих местах. Организация связи между АРМ с помощью локальной сети обеспечивает:

- быстрый доступ к любой информации;

- анализ состояния производственного процесса и своевременное принятие управленческих решений в случае обнаружения сбоев в процессе производства;

- контроль исполнения управленческих решений.

Однако сама по себе установка современных технических устройств на рабочих местах не означает повышение эффективности управления производственными процессами. Разработка и применение соответствующего программного обеспечения для таких устройств может способствовать успешному решению сложных научно-технических задач. В состав программного обеспечения входят как универсальные пакеты, так и программы, ориентированные на решение отдельных проблем. Выделяются три основных класса программных средств: прикладные программы и пакеты программ; инструментальные системы программирования; операционные системы.

Прикладные программы позволяют сделать компьютер удобным средством для выполнения различных работ. Прикладные программы и пакеты программ образуют ту информационную оболочку, которая превращает сложный электронный прибор в удобное и простое в использовании информационно-вычислительное устройство. Программное обеспечение должно обеспечивать решение необходимых производственных задач, быть простым для обучения пользователей работе на компьютере в кратчайшие сроки, удобным для эксплуатации пользователями, а также отвечать всем требованиям по надежному хранению информации и быстрому доступу к необходимым данным.

Основными источниками экономической эффективности при внедрении ЭВМ служат:

- повышение производительности труда вследствие сокращения потерь рабочего времени;

- повышение научно-технического уровня системы управления и подготовки специалистов;

- увеличение масштабов внедрения программного продукта (ПП). [2]

Помимо экономии времени существует много возможностей по повышению качества работы. Улучшение показателей качества непосредственно связано с 4 важнейшими факторами:

1. Прямой своевременный доступ к информационным ресурсам, осуществляемый с АРМ к внешним и внутренним базам данных.

2. Эффективная координация деятельности с помощью систем передачи речи и систем электронной почты.

3. Более эффективное взаимодействие с людьми за счет использования более информативных и наглядных документов, а также быстродействующих систем передачи сообщений.

4. Выделение необходимого времени на такие высокопродуктивные виды деятельности, как анализ, способствующие в наибольшей степени выполнению возложенных на предприятие функций.

Применение информационной техники обладает рядом существенных преимуществ: Во-первых, это более широкое распространение информации. Большое количество людей может быть подсоединено к цифровым сетям и может пользоваться такими услугами, как телемаркетинг, телеобучение, телеигры, телеконференции. Во-вторых, большая простота пользования ИТ. И, наконец, самое важное преимущество – снижение цен в связи с тем, что удельные издержки на информационную технику значительно ниже удельных издержек при использовании традиционных методов (с привлечением человека, бумаги и т.д.).

В связи с внедрением ИТ внутри компаний происходит перераспределение, исключение фаз, связанных с дополнительными затратами, изменяется структура предприятий, ликвидируются отдельные звенья. Использование интегрированных систем, безусловно, приводит к значительному сокращению управленческого аппарата, в частности его среднего звена.

Кроме того, введение ИТ влечет за собой изменение организационной структуры фирм. Более простые связи и более широкие возможности контроля обеспечивают чрезвычайно высокую эффективность использования электронных систем обмена информацией. [3]

В случае однопользовательской системы баз данных по сравнению с традиционным бумажным методом содержания записей преимущества весьма очевидны.

§ Компактность. Нет необходимости в многотомных бумажных архивах.

§ Скорость. Компьютер может вести поиск и изменять данные гораздо быстрее человека. В частности, на специальные вопросы, возникающие в процессе работы, можно получить ответ быстро, не затрачивая времени на визуальный поиск.

§ Низкие трудозатраты. Нет необходимости в утомительной ручной работе над картотекой. Механическую работу машины всегда выполняют быстрее.

§ Применимость. Точная, свежая информация всегда под рукой. Эти преимущества приобретают еще большее значение в многопользовательской среде, где база данных, вероятно, больше и сложнее однопользовательской. Кроме того, многопользовательская среда имеет дополнительное преимущество: система баз данных предоставляет предприятию централизованное управление его данными (а такое управление является наиболее ценным свойством базы данных). Если предприятие не использует систему баз данных, то для каждого отдельного приложения создаются свои файлы, чаще всего размещаемые на отдельных магнитных лентах или дисках, в результате чего данные оказываются разрозненными. Систематически управлять такими данными очень сложно.

Преимущества использования баз данных, связанные с централизованным управлением:

§ Сокращение избыточности. В системах, не использующих базы данных, каждое приложение имеет свои файлы. Это приводит к избыточности хранимых данных, а, следовательно, к расточительству памяти. Например, как приложение, связанное с учетом персонала, так и приложение, связанное с учетом обучения служащих, могут иметь собственный файл с ведомственной информацией о служащих.

§ Устранение противоречивости. В действительности это следствие предыдущего пункта. Действительно, если избыточность не контролируется, тогда в какой-то момент возникнет ситуация, при которой две записи в разных приложениях будут не согласованы, а именно: одна из них будет изменена, а другая – нет. Очевидно, если какой-либо факт представлен одной записью, то противоречий возникнуть не может.

§ Общий доступ к данным. Общий доступ к данным означает возможность доступа к ним нескольких приложений базы данных и разработки новых приложений для работы с этими же данными, и при этом нет необходимости в создании новых данных.

§ Соблюдение стандартов. Благодаря централизованному управлению может обеспечиваться представление данных в определенных стандартах. Стандарты могут быть корпоративными, установочными, ведомственными, промышленными, национальными и интернациональными.

§ Введение ограничений для обеспечения безопасности. Благодаря полному контролю над базой данных администратор может обеспечить доступ к базе данных через определенные каналы, а, следовательно, может определить правила безопасности, которые будут проверяться при попытке доступа к уязвимым данным. Однако необходимо отметить, что при отсутствии таких правил безопасность данных подвергается большему риску, чем в обычной (разрозненной) файловой системе; т.е. централизованная природа системы баз данных в некотором смысле требует наличия хорошей системы безопасности.

§ Обеспечение целостности данных. Задача целостности заключается в обеспечении правильности и точности данных в базе данных. Для этого администратор определяет правила целостности, которые применяются при любой попытке проделать какую-либо операцию обновления.

Возможность сбалансировать противоречивые требования. Зная общие требования всего предприятия, администратор может структурировать базу данных таким образом, чтобы обслуживание в целом для предприятия было наилучшим. [1, 3]

Литература:

1. Дроздов Е.А., Комарницкий В.А., Пятибратов А.П. Электронные вычислительные машины Единой системы. – 2-е изд. М.: Машиностроение, 2005. – 250 с.

2. Каган Б.М. Электронные машины и системы: Учебное пособие. – 2-е изд., перераб. и доп. М.: Энергоатомиздат, 1997. – 350 с.

3. Клейнрок Л. Вычислительные системы с очередями: Пер. с англ. М.: Мир, 2007. – 420 с.