Боровик Л.А., научный руководитель Пророчук
Ж.А.
Донецкий национальный университет экономики и
торговли
имени М. Туган - Барановского
ВЫБОР ПРОГРАМНОГО
ПРОДУКТА КАК ПРЕДПОСЫЛКА ЭФФЕКТИВНОЙ ОРГАНИЗАЦИИ БИЗНЕСА
Сегодня понятия «комплексная
автоматизация», «интегрированные информационные системы», «IT-решения по
управлению бизнес-процессами компании» стали более понятными и приемлемыми
менеджерам предприятий. Проекты по внедрению программного обеспечения все
меньше поддаются критике, все чаще можно услышать аргументы в поддержку
интегрированных систем управления. Для отечественных предприятий сферы торговли этап осознания необходимости
комплексной автоматизации можно считать пройденным — следующим более важным
шагом является непосредственно выбор системы.
Целью данного исследования
является анализ сложности критериев выбора необходимого программного продукта
для упрощения процесса учета хозяйственных операций и принятия на их основе
управленческих решений.
Авторы большинства статей подобной
тематики в решении вопроса управления компанией отдают «пальму первенства» комплексной
системе автоматизации, преимущественно класса ERP (таблица 1) [1].
Таблица 1 - Сравнение основных типов IT-решений в области автоматизации
|
Преимущества |
Недостатки |
|
Автоматизация своими силами |
|
|
Более низкая стоимость разработки; более оперативная и часто
более эффективная поддержка в период эксплуатации; оптимальность функциональной
системы, отвечающий требованиям конкретной компании (как следствие, скорость
и удобство работы пользователя) |
Большие трудозатраты; зависимость от разработчика системы;
длительность внедрения; ненадежность; малая перспективность; небольшое
количество рабочих мест- до 10 человек; подходит только малым предприятиям. |
|
«Коробочный
вариант» (1С) |
|
|
Гарантия производителя; доступная цена; быстрое внедрение;
совместимость с другими системами; индивидуализация управленческого учета;
оперативность корректирования настроек при изменении законодательства. |
Сложность и дороговизна доработок; невозможность обеспечения менеджмента
необходимой оперативной информацией для принятия управленческих решений;
слабая ориентация на предприятия; неполнота решений; отсутствие
планово-аналитических функций, средств прогнозирования спроса; нестабильность
систем на 20-30 рабочих мест. |
|
Комплексная
автоматизация (ERP) |
|
|
Полнота решений; комплексная система базы данных предприятия;
интегрированность с системами планирования, финансового анализа, бухгалтерии;
обеспечение оперативного и управленческого учета; обеспечение набора
программно - аппаратных средств; гарантия производителя и внедренца;
совместимость с другими системами; наиболее эффективно для крупных торговых
сетей |
Большие финансовые затраты; недоверие или отсутствие внедряющих
фирм; преимущественно очень долгое внедрение; высокий риск неудачного
внедрения; риск морального устаревания оборудования и ПО за время внедрения
проекта; большие затраты на подготовку и обучение работников; сложность и
дороговизна поддержки; избыточность функциональных возможностей, которые не
всегда оправданы; длительный период возврата инвестиций. |
Можно провести некоторое сравнение
возможностей, а именно бизнес – процессов (сгруппированы в соответствии с теми
основными функциями, которые выполняют сотрудники) по отделу закупок товаров. Знаком
(+) или (-) отмечается наличие или отсутствие реализации тех или иных
бизнес-процессов в конфигурациях "Торговля и Склад " (ТиС) на
платформе "1С:Предприятие 7.7" и "Управление торговлей"
(УТ) на платформе "1С:Предприятие 8" ( таблица 2) [3].
Таблица 2 - Сравнение возможностей
системы в конфигурации "Управление торговлей" и "Торговля и
Склад" по отделу закупок
|
Отдел закупок |
||||||||||
Анализ и прогнозирование
спроса на товары
|
||||||||||
|
№ |
Бизнес-процесс |
ТиС |
УТ |
Описание |
||||||
|
по сравнению с конфигурацией
"Торговля и Склад" расширены |
||||||||||
|
1. |
Анализ спроса на товары |
+ |
+ |
В
УТ анализ спроса на товары по сравнению с ТиС можно проводить не только
анализируя объем продаж с помощью отчетов о продажах, но и анализировать
стабильность продаж. Причем можно проводить комплексный анализ объема продаж
и стабильности продаж, используя АВС и XYZ анализ продаж. |
||||||
|
2. |
Планирование закупок
товаров |
+ |
+ |
В
УТ значительно расширены возможности по планированию закупок: 1) можно
одновременно использовать несколько источников спроса: например, продажи за
прошлый период и планируемые закупки товаров за текущий период; 2) можно
применять различные стратегии расчета цены и количества товаров. |
||||||
|
в конфигурацию "Управление
торговлей" добавлены |
||||||||||
|
3. |
Составление обобщенного и
уточненного плана закупок |
- |
+ |
В
УТ можно составлять планы с различной степенью детализации, обобщенные планы
по номенклатурным группам или детальные планы по каждой позиции номенклатуры
с учетом характеристик (цвета, размера и т.д). Преобразование планов автоматически с использованием механизма
помощника планирования. |
||||||
|
4. |
Сравнение прогнозируемого
спроса на товары с составленным планом закупок |
- |
+ |
В
УТ эта возможность реализована в отчете "Анализ сходимости плановых
данных" |
||||||
|
5.
|
Сравнение планируемых
закупок с фактическими поступлениями товаров за период |
- |
+ |
В
УТ эта возможность реализована в отчете "План-фактный анализ
закупок" |
||||||
|
Ввод информации о поставщиках товаров |
||||||||||
|
по сравнению с конфигурацией
"Торговля и Склад" расширены |
||||||||||
|
1. |
Регистрация цен поставщиков
при поступлении товаров |
+ |
+ |
В
УТ производится автоматически при проведении документа поступления. В
настройках пользователя можно установить флаг "Регистрировать цены
поставщика" (автоматически устанавливается во всех новых документах
поступления), а в ТиС надо было производить дополнительные действия по
обновлению цен. |
||||||
|
в конфигурацию "Управление
торговлей" добавлены |
||||||||||
|
2. |
Хранение информации об
артикуле, коде и наименовании поставщика |
- |
+ |
Информация
об артикуле, наименовании и коде поставщика хранится в УТ в отдельном
регистре сведений, на основе которых можно сформировать заказ поставщику по
терминологии поставщика (информация используется при составлении календарного
плана закупок для отбора поставщиков при сравнительном анализе цен
номенклатуры). |
||||||
|
3. |
Назначение цен поставщикам
в соответствии с условиями поставки по договору |
- |
+ |
В
УТ предусмотрена возможность фиксировать цены поставщика по отдельным
номенклатурным позициям в соответствии с условиями заключенного с ним
договора. |
||||||
|
4. |
Сравнение цен различных поставщиков |
- |
+ |
Для
сравнения цен поставщиков в УТ применяется отчет "Анализ цен". Цены
поставщиков регистрируются с помощью документа "Установка цен
номенклатуры контрагентов" или при оформлении документа поступления
товаров. |
||||||
|
5. |
Оформление договоров с различными
условиями поставки |
- |
+ |
В
условия поставки в УТ могут входить, как суммовые показатели, так и
количественные показатели. |
||||||
|
6. |
Контроль выполнения условий
поставок по договорам |
- |
+ |
Для
контроля выполнения условий поставок по договорам, как суммовых, так и
количественных в УТ применяется отчет "Выполнение условий поставок по
договорам контрагентов". |
||||||
|
Оформление заказов поставщикам. Контроль
оплаты и поступлений по заказам. |
||||||||||
|
по сравнению с конфигурацией
"Торговля и Склад" расширены |
||||||||||
|
1. |
Формирование заказов
поставщикам в соответствии с планируемыми закупками товаров |
+ |
+ |
В
УТ расширены возможности по планированию закупок товаров: 1) можно
использовать для анализа различные источники спроса, применяя различные
стратегии: стратегия выбора максимального значения (объединение источников),
стратегия совместного использования различных источников (сложение
источников). Планы закупок могут формироваться в различных подразделениях, а
формирование заказов может производиться на основании объединенного плана
закупок (может производиться непосредственно из плана закупок товаров). При
этом происходит автоматическое формирование заказов поставщикам в
соответствии с определенным для товара основным поставщиком товаров. |
||||||
|
2. |
Работа под
"заказ".Формирование заказов поставщикам только после оплаты заказа
покупателю |
+ |
+ |
В
УТ добавлен дополнительный сервис, который позволяет быстро отобрать
оплаченные заказы покупателей и сформировать заказы по поставщикам в
соответствии с указанием основного поставщика в номенклатурной позиции. Для
этого используется отчет "Анализ заказов покупателей". |
||||||
|
3. |
Формирование заказов
поставщикам в соответствии с необходимым запасом товаров на складах |
+ |
+ |
Формирование
заказов в УТ производится в соответствии с введенными плановыми остатками
и учетом их в планах закупки, из которого формируется список заказов в
соответствии с указанным основным поставщиком. |
||||||
|
4. |
Контроль сроков поставки
товаров по заказам поставщиков |
+ |
+ |
В
УТ сроки поставки товаров можно контролировать не только с помощью отчета, но
и оперативно, используя календарь пользователя. |
||||||
|
5. |
Контроль сроков оплаты
поставщикам |
+ |
+ |
В
УТ сроки оплаты можно контролировать не только с помощью отчета, но и
оперативно, используя календарь пользователя |
||||||
|
в конфигурацию "Управление
торговлей" добавлены |
||||||||||
|
6. |
Регистрация заказов
поставщиков в случае регулярных поставок (регистрация условий поставки и
контроль выполнения условий поставки) |
- |
+ |
Условия
поставки регистрируются в УТ с помощью документа "Условие поставок по
договорам контрагентов". При оформлении заказа поставщику автоматически
подставляются те цены на товары, которые определены в условиях поставки.
Контроль выполнения условий поставки можно проанализировать в отчете
"Выполнение условий поставок по договорам контрагентов". |
||||||
|
7. |
Оформление заказов поставщиков
с отбором по номенклатуре конкретного поставщика |
- |
+ |
Поскольку
в УТ информация о номенклатуре поставщиков хранится в регистре сведений
"Номенклатура контрагентов", то при подборе товаров в заказ
поставщику можно установить режим подбора "По номенклатуре
контрагента" и увидеть в списке только те товары, которые
зарегистрированы для того поставщика, который указан в заказе. |
||||||
|
8. |
Формирование заказов
поставщикам с выбором оптимального поставщика (календарный план закупок) |
- |
+ |
В
УТ предусмотрена возможность выбора оптимального поставщика по следующим
критериям: минимальные цены, надежность, условия доставки.
Сравнительная оценка выводится при оформлении календарного плана закупок. |
||||||
|
9. |
Планирование сроков оплаты
поставщикам |
- |
+ |
В
УТ предусмотрена возможность выбора оптимального поставщика по следующим
критериям: минимальные цены, надежность, условия доставки.
Сравнительная оценка выводится при оформлении календарного плана закупок. |
||||||
Таким образом, при выборе программного
обеспечения следует обратить внимание на специфику деятельности предприятия,
определить цели дальнейшей деятельности и ее планирование; и на основе этого
изучить весь спектр предлагаемых возможностей программ на рынке, чтобы выбор
программного продукта для управления предприятием был оптимальным.
Литература:
1. Пічугін П., Бабаєв Д. 1С: Бухгалтерія : доступно для
бухгалтера: Повний практичній посібник для сучасного бухгалтера. - 2-ге вид., перероб. і доп. – Х.: Фактор, 2008. – 464 с.
2. Івахненко С.В. Інформаційні технології в організації
бухгалтерського обліку та аудиту. – К.: Знання., 2004 р. – 265 с.
3. http: //v8.1c.ru
/ index.htm