Твердохлеб Е. В.

Донецкий национальний университет экономики и торговли

им. М. Туган – Барановского

секция: Економика

подсекция№

ПОСТРОЕНИЕ СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА НА БАЗЕ БОСС - РЕФЕРЕНТ

Бизнес-структура современного банка сложная и тщательно организованная система. От того насколько гибкой и эффективной является эта система, зависит успешность и прибыльность работы всего банка. В условиях расширения филиальной сети и повышения конкуренции в банковском сегменте, автоматизация и повышение управляемости банком является важным конкурентным преимуществом, а стержнем автоматизации становится внедрение системы электронного документооборота (СЭД).

Новые успехи в сфере законодательной поддержки электронных документов и электронных подписей в Украине позволяют активно внедрять системы электронного документооборота не только в сфере общего делопроизводства, но также для документарной поддержки, управления и контроля исполнения бизнес-процессов в основной деятельности промышленных предприятий, коммерческих и финансовых организаций, включая банки, в которых требования к динамике бизнес-процессов особенно велики. Необходимость формировать бумажные документы и собирать на них «мокрые» подписи в ходе выполнения бизнес-процессов существенно их замедляет и снижает эффективность работы высококвалифицированных банковских работников и всей банковской системы в целом. Поэтому применение для поддержки бизнес-процессов электронных документов с использованием электронных подписей, законодательная поддержка которых уже существует, значительно повышает эффективность работы всей банковской системы за счет быстрого получения необходимых документов с подписями в электронном виде непосредственно на рабочем месте исполнителя и обеспечивает тотальный контроль исполнения бизнес-процессов.

Для обеспечения работоспособности этой системы можно применять типовые стандартные решения. Для практического освещения вопроса, давайте рассмотрим постановку задач по автоматизации документооборота банка с результатами их решения на примере СЭД БОСС-Референт.

Итак, учитывая особенности и отраслевую специфику, для достижения основной цели системой электронного документооборота банка, реализуются следующие задачи:

· поддержка бизнес-процессов – применение СЭД БOCC-Референт для поддержки бизнес-процессов и их продвижения с этапа на этап, от исполнителя к исполнителю с обеспечением возможности коллективной работы над документами. Получение согласующих и разрешающих электронных подписей в реальном масштабе времени обеспечивает ускорение работы всего банка, а исключение финансовых потерь от замедления бизнес-процессов связанных с длительным поиском и согласованием бумажных документов дает существенный экономический эффект;

· повышение уровня контроля прохождения документов между сотрудниками и подразделениями – СЭД БOCC-Референт обеспечивает построение системы тотального контроля исполнения бизнес-процессов и движения порождаемых при этом электронных документов с учетом нормативных сроков исполнения каждого этапа бизнес-процессов: правомерности, полноты и правильности заполнения контролируемых реквизитов электронных документов на каждом этапе;

· сокращение времени, затрачиваемого менеджерами на обслуживание клиентов – кроме ускорения банковских бизнес-процессов, автоматически ускоряющих обслуживание клиентов, полноценный web-интерфейс СЭД БОСС-Референт позволяет согласовывать и подписывать электронными подписями проекты двухсторонних документов с клиентами, обеспечивая предоставление банковских услуг в удаленном режиме;

· минимизация времени на разработку и внедрение новых продуктов, возможность «на лету» вносить изменения в бизнес-процессы – встроенная в СЭД БOCC-Референт подсистема workflow с возможностью графического проектирования и моделирования исполнения бизнес-процессов ускоряет разработку и внедрение новых продуктов. Это достигается за счет быстрого формирования и редактирования схем бизнес-процессов с последующей автоматической перестройкой СЭД и действующих бизнес-процессов по мере необходимости;

· обеспечение безопасности документооборота - внедрение системы электронного документооборота решает проблему контроля доступа посторонних лиц к внутренним документам. Лицо, не имеющее прав для доступа к документу, не сможет просмотреть и внести изменения.

С помощью средства Lotus Domino/Notes может быть ограничен доступ пользователей к информации в БОСС-Референте на уровне сервера, базы данных, документа и поля в документе. Защиту данных обеспечивают также входящие в платформу Lotus Domino/Notes механизмы протоколирования всех действий пользователя с документами. Компонента БОСС-Крипто обеспечивает шифрование настраиваемого перечня полей документа с использованием самых современных криптографических алгоритмов. Возможна замена этого компонента на аналогичные с другими алгоритмами шифрования, которые сертифицированы в Украине.

Однако, СЭД БOCC-Референт не совсем подходит для построения системы электронного документооборота в коммерческих банках, так как она не интегрирована с автоматизированными системами банков, а большая часть документооборота осуществляется именно здесь. Но автоматизированная банковская система тоже не решает этой проблемы. Именно поэтому необходимо вести новые разработки в этой области.