Рапишева Жанат Дабыловна (канд.фил.наук, доцент),

Аленова Рая Болатовна

Карагандинский государственный университет им. ак. Е.А.Букетова, Казахстан

ҚАЗАҚ ТІЛІНДЕ ІС ҚАҒАЗДАРЫН ЖҮРГІЗУ ҰҒЫМЫ МЕН ТЕРМИНІНІҢ ҚОЛДАНЫЛУЫ ЖАЙЫНДА

Мақалада қазақ тілінде іс қағаздарын жүргізу ұғымы мен терминінің қолданылу ерекшеліктері қарастырылады. Іс жүргізу туралы мемлекеттік заңдар, стандарттар мен нұсқаулықтарға сүйене отырып, мақала авторлары тарапынан «іс қағаздарын жүргізу» ұғымы мен «іс қағаздарын жүргізу» терминіне түсініктеме беріліп, олардың қалыптасуы, қолданысы және арақатынасы туралы айтылады.

Қазақстанда «іс қағаздарын жүргізу» ұғымы алғаш рет Республиканың 1037-2001 стандартында «іс жүргізу» түрінде көрініс тауып, оған негізгі түсініктер берілді. Бұл стандарт Қазақстан Республикасы Экономика және сауда министрлігінің Стандарттау, метрология және сертификаттау жөніндегі комитетінің 2001 жылғы 14 мамырдағы № 140 бұйрығымен (Іс қағаздарын жүргізу: басқаруды құжаттамалық қамтамасыз ету: құжаттауды қамтамасыз ететін және құжаттар бойынша жұмыс жүргізуді ұйымдастыратын заңды тұлғалардың қызмет аясы) бекітіліп, қолданысқа енгізілген болатын [1, 3-б.]. 

«Іс қағаздарын жүргізу» термині стандартталған, яғни бұл ұғымды айқындайтын бірден-бір термин. «Басқаруды құжаттамалық қамтамасыз ету» стандартта анықтамалық мәлімет сипатында берілген синоним-термин болып табылады. Іс қағаздарын жүргізуге зерттеушілердің берген анықтамасы төмендегідей: Іс қағаздарын жүргізу – мемлекеттік стандарттарға сәйкес құжаттар мен іс қағаздарын жасау және солармен жұмыс жүргізуді ұйымдастыру, атап айтқанда құжаттардың жүру барысына, іздестіруге және сақтауға жағдай жасау қызметі.

«Іс қағаздарын жүргізу» терминінің Қазақстан Республикасындағы ресми түсіндірмесінен Ресей Федерациясы мемлекеттік стандарты бекіткен (Р 51141-98) түсіндірмесі біршама өзгеше. Салыстыру үшін ресейлік түсініктемені түгел келтіріп көрейік: «іс қағаздарын жүргізу; басқаруды құжаттамалық қамтамасыз ету – құжаттау мен ресми құжаттар бойынша жұмыс жүргізу процесін ұйымдастыруды қамтамасыз ететін қызмет саласы» [2, 1-б.]. 

Анықтамадан көрініп тұрғандай, Қазақстанда қабылданған түсініктің негізгі ерекшелігі іс қағаздарын жүргізуді заңды тұлғалардың қызмет аясы ретінде көрсетуі. Ресейлік заңнамада бұл кеңірек ауқымда, қызмет саласы ретінде алынған (дегенмен, құжаттау мен ресми құжаттар бойынша жұмыс жүргізу процесін ұйымдастыруды қамтамасыз ету аясымен шектеу де бар).

Терминнің ұғымдық белгілерін, өзгелермен бірлігі мен айырмасын, таным-білім жүйесіндегі орнын анықтау, ол белгілердің бірін негізге алып, атау – шығармашылық әрекет. Термин ұғымды мейлінше дәл және нақты беруі тиіс әрі ол – бұрыннан бар ұғымға сырттан таңылған белгі ғана емес. Ұғым мазмұнының түсіндірмесі емес, атауы арқылы қолданылып, танылып, таралады.

Терминге жүктелетін негізгі міндеттің бірі – арнаулы салалардағы қарым-қатынастың тиімділігін арттыру. Ондай міндетті атқару үшін термин өзі атау болып отырған ұғымның ең негізгі, басты белгілерін қамтып, адамның практикалық қызметі мен тәжірибесінің нәтижелерін дәл бейнелеп көрсетуі тиіс. Термин ұғым мағынасын дәл беруі керек деген талаптың өзі ұғыммен тығыз байланысты. Қарапайым ұғымға қарағанда ғылыми ұғымның мазмұны бай, белгілері нақты болып келеді. Зерттеу барысында анықталған әрбір тың нәтиже, анықталған ұғым белгісі термин мағынасын құрап, сол арқылы жаңа бір ақпаратты жеткізудің негізі қаланады. Өйткені ғылыми ұғым белгілі бір терминмен белгіленіп, тілдік таңбаға ие болмайынша, терминологиялық ақпараттың таралуына да мүмкіндік болмайды [3, 69-б.].

Құжаттар түзуге және сол құжаттар бойынша жұмыс жүргізуді ұйымдастыру ісіне қойылатын жалпы талаптар Мәдениет, ақпарат және қоғамдық келісім министрлігінің Мұрағаттар мен құжаттаманы басқару жөніндегі Комитет төрағасының 2003 жылғы 29 сәуірдегі «Қазақстан Республикасының мемлекеттік ұйымдарында құжаттау мен құжаттаманы басқарудың тұрпатты ережелері туралы» № 33 бұйрығы арқылы белгіленіп, бекітілген [4, 206-262-бб.]. 

Мұндай ережелердің алғашқы нұсқасы қолданысқа 1992 жылы енгізілген болатын. Жаңа құжат іс қағаздарын жүргізудің отандық саласында орын алып отырған қазіргі нақты жағдайларды есепке ала отырып жасалды. Осы ережелер негізінде әрбір мемлекеттік орган немесе мемлекеттік ұйым іс қағаздарын жүргізу жөніндегі өз ведомстволық нұсқаулықтарын әзірлеп алады. Бұл ережелерді өз ерекшеліктеріне сәйкестендіре отырып мемлекеттік емес ұйымдар да қолдануларына болады. Бірақ бұл ережелер мемлекеттік емес ұйымдар үшін міндетті болып табылмайды.

Іс қағаздарын жүргізу жөніндегі нұсқаулықтар әзірлеу барысында Қазақстанның СТ 1042-2001 «Ұйымдық-өкімдік құжаттама. Құжаттарды ресімдеуге қойылатын талаптар» атты тағы бір стандарт талаптарын ескеру шарт [5]. 

Сонымен қатар Қазақстан Республикасының «Электрондық құжат және электрондық цифрлық қолтаңба туралы» Заңы да қазіргі жағдайда айрықша мәнге ие болып отыр. Бұл заң электрондық цифрлық қолтаңба арқылы куәландырылатын электрондық құжаттар жасау және оларды пайдалану барысында туындайтын құқықтық қатынастарды реттейді [6]. Осы заңға сәйкес 2004 жылы Қазақстан Үкіметі республика бойынша мемлекеттік органдарындағы электрондық құжат айналымының ережелерін бекітті [7]. 

ТМД-ның бірқатар елдерінде мұрағат ісі жөніндегі нормативтік актілер іс қағаздарын жүргізу мәселелерін де қамтиды. Мәселен, «Беларусь Республикасындағы ұлттық мұрағат қоры және мұрағаттар туралы» заңда меншік формаларының қандай екеніне қарамастан, барлық ұйымдар үшін іс қағаздарын жүргізу тәртібін белгілейтін арнайы тарау енгізілген. Ол тарау «Кәсіпорындарда, мекемелер мен ұйымдарда іс қағаздарын жүргізу және оны ұйымдастыру» деп аталады [8]. Қырғыз Республикасының Ұлттық мұрағат қоры туралы заңында да дәл осыған ұқсас арнайы бап бар.

Қазақстан Республикасының «Іс қағаздарын жүргізу және мұрағат ісі. Терминдер мен анықтамалар» атты мемлекеттік стандарты іс қағаздарын жүргізу мен мұрағат ісі саласындағы бірыңғай терминологияны, соның ішінде қазақ тіліндегі терминдер жүйесін қалыптастырады. Бұл іс қағаздарын мемлекеттік тілге көшіруді жеделдетуге нақты негіз жасамақ және құжаттама жүйесін дамыту саласындағы мемлекеттік саясатты жүзеге асыру бағытында артықшылықтар береді деп есептейді мамандар.

Көптеген елдерде іс қағаздарын жүргізудің әдістемелік басшылығы мұрағат органдарына жүктелген. ҚР 1037-2001 «Іс қағаздарын жүргізу және мұрағат ісі. Терминдер мен анықтамалар» стандарты бәрінен бұрын құжаттың ақпарат жеткізгіш құрал екенін атап өтеді. Құжатты күнделікті жұмыста пайдаланған соң оның екінші бір ерекшелігі алға шығады, яғни оны ендігі жерде тарихи дереккөз ретінде сақтау. Нәтижесінде құжат Ұлттық мұрағат қорын толықтырады. Бұл міндеттер әрқашан басқарушылардың да, мұрағат қызметкерлерінің де назарын аударады. Қазақстан Республикасының «Ұлттық мұрағат қоры және мұрағаттар туралы» Заңы бойынша құжаттардың жасалуына ұйымдық-әдістемелік басшылық және олардың облыстағы мемлекеттік ұйымдарда ведомстволық сақтау жағдайын бақылау мұрағат органдарына жүктелген. Осыған орай облыстық мұрағаттар мен құжаттамалар басқармасы ведомстволық мұрағаттардың, мемлекеттік мекемелердің, ұйымдардың және облыс кәсіпорындарының құжаттау мен құжаттаманы басқару ісіне ұйымдық-әдістемелік басшылық жасайды. Осы мақсатта мемлекеттік ұйымдардағы құжаттама жасау мен мұрағаттық құжаттарды сақтау жайына кешенді тексеру жүргізіледі, соның аясында семинар-жиналыстар өткізіліп, іс қағазын жүргізушілер мен мұрағатқа жауап беретіндерге кеңестер беріледі, жеке номенклатуралық істер жетілдіріліп, мұрағат құжаттары реттеледі [8, 189-б.].

Соңғы жылдардағы іс қағаздары тілінің дамуы термин жасаудың принциптерін бір ізге түсіру қажеттігін туғызды. Терминдік жүйе, оны түзу ісі ұлттық тілдің ресми және мемлекеттің бүкілхалықтық тілі дәрежесіне көтеріліп, кең қолданыстағы толыққанды тіл ретінде әлем сахнасына шығып-танылудың бір негізі болып табылады.

Пайдаланылған әдебиеттер:

1. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. СТ РК 1037-2001. – Астана, 2001.

2. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М.: Госстандарт России, 1998.

3. Құрманбайұлы Ш. Қазақ лексикасының терминденуі. – Алматы: Ғылым, 1998. – 208 б.

4. Делопроизводство в Республике Казахстан (с образцами формуляров на государственном и официальном языках). Издание 3-е, переработанное. – Алматы: ТОО «Издательство LEM», 2005. –300 с.

5. Организационно-распорядительные документы. Требования к оформлению документов. СТ РК 1042 – 2001. – Астана, 2001.

6. Закон Республики Казахстан от 7 января 2003 г. № 370 – II ЗРК «Об электронном документе и электронной цифровой подписи». – Ведомости Парламента РК, 2003, № 1-2, ст. 1.

7. Постановление Правительства Республики Казахстан от 17 апреля 2004 г. № 430 «Об утверждении Правил электронного документооборота государственных органов Республики Казахстан». – Собрание актов Президента и Правительства РК, 2004, № 17, ст. 220.

8. Іс жүргізу=Делопроизводство: Сөздiк-анықтамалық. – Алматы: Атамұра-Қазақстан, 1994. – 224 б.