Филологические науки / 7. Язык, речь, речевая коммуникация

К. філол. н. Тур О.М., Стріла І. М.

Кременчуцький національний університет імені Михайла Остроградського, Україна

Електронний документообіг: сучасні тенденції та проблеми впровадження

Основна функція будь-якої установи – прийняття управлінських рішень. При цьому вихідні дані для прийняття рішень, необхідна інформація і самі рішення виражаються у вигляді службових документів.

Організація роботи зі службовими документами – створення умов, які забезпечують зберігання необхідної документної інформації, її швидкий пошук, оперативність переміщення й виконання, а також забезпечення умов для всіх видів робіт з документами з моменту складання чи отримання до знищення або ж передавання в архів – становить єдиний технологічний цикл і є важливим організаційним чинником управлінської діяльності. Тож, автоматизація роботи з документами, що циркулюють в організації, має найважливіше значення для підвищення ефективності діяльності системи управління в цілому.

Проблеми запровадження в Україні електронного документа та електронного документообігу стають все більш актуальними. Вони набувають значної політичної та економічної ваги у зв’язку з розширенням використання інформаційно-комунікаційних технологій у суспільних відносинах, розбудові систем електронних платежів, електронної торгівлі тощо. При цьому, якщо у Цивільному кодексі (1963 року із наступними змінами, внесеними до нього) було багато обмежень щодо використання електронного документа, то новий Цивільний кодекс 2003 року дозволив широке застосування електронних документів у цивільних правовідносинах.

Питаннями проблем організації електронного документообігу, юридичної обґрунтованості електронних документів, захисту електронних документів займалися такі вченні, як Ларін М.В., Бутинець Ф.Ф., Завгородній В.П., Івахненков С.В. та ін. Проте низка важливих проблем, пов’язаних із упровадженням електронного документообігу, потребує подальшого дослідження.

Перевага електронного документообігу над традиційним є безперечною, адже, основною проблемою традиційної технології управління документообігом є практична неможливість централізовано відслідковувати рух документів організації в реальному масштабі часу. Окрім цього реальними позитивними ознаками електронного документообігу є:

1) можливість вміщення в документ, крім тексту, мультимедійних даних;

2) можливість використання заздалегідь заготовлених форм;

3) висока швидкість передачі інформації за великою кількістю адрес;

4) економія паперу;

5) висока компактність архіву;

6) висока швидкість пошуку і одержання інформації;

7) можливість захисту документів від несанкціонованого доступу та розмежування прав доступу співробітників до інформації.

Однак кардинальні, революційні підходи до автоматизації документообігу небезпечні, оскільки можуть призвести до серйозних проблем в управлінні і навіть дезорганізації діяльності. Зокрема, введення електронного документообігу дає змогу знизити кількість служб, зайнятих роботою з документами, що безперечно відіб’ється на скороченні кадрового складу в організації. Більш того, на думку М.В. Ларіна, введення самого поняття «електронного документообігу» потребує розкриття його суті і розуміння в комплексі з такими поняттями, як електронне документування, електронний архів, архів електронних документів тощо. Ні законодавчо, ні методично не прописано саме такий комплекс системи автоматизації документообігу в організації. Тому говорити про швидкий та якісний перехід від традиційного документообігу до електронного в українських організаціях без чіткої, продуманої нормативно-методичної бази ще зарано.

Однією з проблем, пов’язаних з упровадженням систем електронного документообігу, є необхідність забезпечення юридичної сили електронних документів. Крім того, залишаються не вповні з’ясованими питання процедури відбору електронних документів для архівного зберігання.

Відповідно до частини першої статті 8 Закону “Про електронний цифровий підпис”, центр сертифікації ключів – це юридична особа незалежно від форми власності або фізична особа, яка є суб’єктом підприємницької діяльності, що надає послуги електронного цифрового підпису та засвідчила свій відкритий ключ у центральному засвідчувальному органі або засвідчувальному центрі з дотриманням вимог статті 6 цього Закону (“Вимоги до сертифікації ключа). Спеціалісти вважають, що кількість бажаючих займатися такою діяльністю, можливо, буде досить незначною. Зокрема, тому, що фінансовий бар’єр виходу на ринок таких структур за нинішніх умов буде досить високим з огляду на специфіку їх функцій (надання засобів цифрового підпису, формування, розповсюдження, скасування, блокування та поновлення сертифікації ключів, генерація відкритих та особистих ключів тощо). А враховуючи те, що все повинно починатися практично з нуля, оскільки майже таким на даному етапі є ринок користувачів, “повернення” зроблених вкладень буде досить довгим.

Отже, електронний документообіг – це сукупність технологій, які не тільки значно оптимізують, але й істотно змінюють роботу будь-якої організації. І цілком очевидно, що система подібного масштабу не може бути впровадження «з нуля», оскільки впровадження може викликати довгостроковий параліч у діяльності організації. Збої в роботі виникнуть не тільки у внутрішньому середовищі організації, яка автоматизується, але і, як наслідок, у підпорядкованій їй організації. Таким чином, перед розгортанням системи електронного документообігу і діловодства необхідно виважено оцінити готовність всіх суб’єктів прийняття рішень (організацій) до якісно нових технологій.