Медицина/3. Организация здравоохранения

Профессор, д.м.н Вялков А.И., к.м.н. Глухова Е.А.

НИИ общественного здоровья и управления здравоохранением

Первый Московский государственный медицинский университет им. И.М.Сеченова, Россия

Разработка номенклатуры дел научной (медицинской) организации по профилю «общественное здоровье и здравоохранение»

Аннотация. В работе представлены результаты организации документационного обеспечения и введения номенклатуры дел научной (медицинской) организации по профилю «общественное здоровье и здравоохранение» в рамках Системы менеджмента качества и разработки мероприятий по улучшению научно-инновационной деятельности.

Ключевые слова: номенклатура дел, научная (медицинская) организация, Система менеджмента качества.

I. Введение. Актуальность исследования обусловлена поиском эффективных способов хранения документации, систематизированной со структурой номенклатуры дел научной (медицинской) организации (далее организация), итогом которых являются порядок группировки документов в дела, систематизация и учет дел, определение сроков их хранения, составление описей дел постоянного и временного хранения документов.

Потребность в хранении документов, систематизированной в соответствии со структурой номенклатуры дел организации, обусловлена необходимостью разработки стандартных процедур группировки исполненных документов в дела, для поиска и качественного исполнения документов, оценки соответствия требованиям постоянного улучшения [1].

К основным требованиям построения номенклатуры дел организации следует отнести формирование системы взаимоувязанной документации, включающей в себя следующие группы: управленческая (служебная) документация, научная документация [2].

Кроме того, требуется разработать правила оформления документов, порядок организации документооборота и документов в делопроизводстве, контроля за постановкой делопроизводства в организации.

II. Постановка задачи.

Цель исследования - разработать требования к унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов, для поиска и качественного исполнения документов, оценки соответствия требованиям постоянного улучшения.

Подход к организации ведения делопроизводства в организации состоял из нескольких этапов, включающих в себя позиции:

- определение состава управленческой документации (организационно-распорядительная, учетная и отчетная документация);

- правила документирования управленческой деятельности (приказы, распоряжении, протоколы, служебные письма);

- схема и контроль за документооборотом управленческой документации (доставка, прием, обработка и распределение поступающих документов);

- порядок подготовки и прохождения документов (входящие и исходящие документы, внутренние документы).

II.Результаты организации документов в делопроизводстве организации

Применительно к целям системы менеджмента качества на основе изучения состава и содержания документов, образующихся в деятельности организации, составлена Номенклатура дел дирекции (управленческая структура) и структурного подразделения (отдел, лаборатория). Номенклатура дел составляется на предстоящий календарный год и представляет собой систематизированный перечень наименований (заголовков) дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Она предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Разработанная номенклатура организации включает в себя группы документов (дел): управленческая (служебная) документация, научная документация.

Дела формируются децентрализовано, т.е. в структурных подразделениях организации (дирекция, отделы, лаборатории). Методическое руководство и контроль за правильностью формирования и оформления дел осуществляет дирекция (директор, ученый секретарь, главный специалист, ведущий документовед, ответственный уполномоченный по качеству).

В сфере делопроизводства организации находится в основном управленческая документация, которая делится на группы:

- организационно-распорядительная документация;

- учетная документация (книга регистрации и контроля поступающих и отправляемых документов, журналы регистрации инструктажа на рабочем месте по охране труда и безопасности работников, по пожарной безопасности и энергобезопасности и др.);

- отчетная документация (отчеты, пояснительные записки, инвентаризационные ведомости и др.).

К организационно-распорядительной документации относятся:

- нормативные документы (положение об организации; положение о Научном совете; положение об отделах и лабораториях и типовые должностные инструкции; стандарты ISO серии 9000; документы по функционированию Системы менеджмента качества; штатное расписание; инструкции по охране труда и технике безопасности, по пожарной безопасности; инструкции по делопроизводству; описи на дела, переданные в отдел организации архивного дела, акты о выделении документов к уничтожению и др.);

- распорядительные документы (приказы, распоряжения по основной деятельности и административно-хозяйственным вопросам, инструктивные письма и др.);

- справочно-информационные документы (переписка с различными организациями по организационным и исследовательским вопросам; служебные записки, запросы, информации о деятельности организации; договоры о научно-техническом сотрудничестве с другими организациями в области НИР и др.).

К научной документации относятся: протоколы заседаний Научного совета и структурных подразделений; годовой план и отчет по НИР, акты внедрения результатов НИР; аннотации диссертационных работ, выписки, аттестационные листы аспирантов, соискателей, докторантов; справки, акты, докладные записки о ходе выполнения НИР; перечень поданных заявок и полученных охранных грамот на объекты интеллектуальной собственности; заявки и отчеты о проведенных научно-практических мероприятиях и др.

Выводы.

Адаптированная к целям Системы менеджмента качества номенклатура дел организации устанавливает единую и прозрачную систему делопроизводства, порядок подготовки, оформления, прохождения, контроля за исполнением, учетом, хранением документов.

Совершенствование документационного обеспечения управления в организации и повышение его качества обеспечивается путем унифицированного состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов.

Литература:

1. ГОСТ Р6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Требования к оформлению документов».

2. Инструкция по делопроизводству. Утверждена Приказом ректора ГОУ ВПО ММА им. И.М. Сеченова Росздрава №Р 227 от 22 сентября 2005 г. М., Изд. Дом «Русский врач». – 94 с.