Болтунова Е.М., Навасардян А.А.

ФГОУ ВПО «Ульяновская государственная сельскохозяйственная академия»

ОСОБЕННОСТИ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА РАСХОДОВ ПО ЗАГРАНКОМАНДИРОВКАМ

Зарубежной командировкой считается поездка сотрудника по приказу руководства за границу России. Командировки подразделяются на:

- краткосрочные - продолжительностью до 60 дней, не считая времени нахождения в пути;

- длительные - продолжительностью от 60 дней и до одного года, не считая времени в пути.

Различают зарубежные командировки в страны СНГ (ближнее зарубежье) и страны, не входящие в состав СНГ (дальнее зарубежье).

Для командирования в страны СНГ командировки оформляются аналогично оформлению командировки на территории РФ: издается приказ с указанием фамилии, инициалов командируемого, его должности, а также цели, места и срока командировки; выписывается командировочное удостоверение в соответствии с требованиями нормативных документов.

При командировках в страны дальнего зарубежья (в том числе в страны Прибалтики) на командируемого оформляется только приказ, а командировочное удостоверение не оформляется, не требуется и проставления отметок о его прибытии в место командировки.

Дни пребывания в командировке определяются:

- при командировании сотрудников в страны дальнего зарубежья - по
отметкам таможни в загранпаспорте;

- при командировании сотрудников в страны СНГ - по отметкам в
командировочном удостоверении (если пунктов назначения несколько, то
отметки о прибытии и выбытии должны быть сделаны в каждом из этих
пунктов).

При зарубежных командировках сотрудников возникают расходы:

а) по проезду к месту командирования работника и обратно, провозу багажа;

б) по найму жилого помещения;

в) по суточным расходам за каждый день нахождения сотрудника в
командировке согласно установленным нормам;

г) по представительским расходам;

д) по покупке в банке иностранной валюты или обмену чека на наличную иностранную валюту;

е) по получению визы (если страна является безвизовой то расходы по уплате въездной пошлины);

ж) по получению загранпаспорта (если работник не имел
загранпаспорта);

з) по прописке загранпаспорта (если это необходимо стране командировки).

Все расходы, связанные с командировками (в том числе свыше установленных норм) полностью включаются в себестоимость продукции (работ, услуг), но при расчете налогооблагаемой базы для исчисления налога на прибыль сверхнормативные командировочные расходы увеличивают эту налогооблагаемую базу и участвуют в расчете соответствующих налогов, т. е. налогооблагаемая база корректируется на сумму сверхнормативных командировочных расходов.

Существуют различные варианты финансирования зарубежных командировок. Наиболее распространенным вариантом является выдача командируемому аванса (подотчетной суммы) в рублях или иностранной валюте до начала поездки. Другим вариантом является совершение зарубежной поездки за счет имеющихся у командируемого наличных денег или банковских (пластиковых) карт (собственных или служебных). При этом варианте возмещение расходов производится после предъявления авансового отчета и получения из банка подтверждающих сумм расходов, списанных со служебной пластиковой карты.

Для учета выданных авансов и командировочных расходов к счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» открываются субсчета: 1 - «Расчеты в рублях»; 2 - «Расчеты в иностранной валюте». Иногда могут открываться субсчета для каждого вида иностранной валюты. На субсчетах может быть отражена конвертация валюты, произведенная подотчетным лицом до или во время командировки.

При выдаче наличной иностранной валюты из кассы делается запись:

дебет счета 71-2 «Расчеты с подотчетными лицами в иностранной валюте» кредит счета 50-2 «Касса в иностранной валюте».

Подотчетные лица должны представлять в бухгалтерию авансовые отчеты о произведенных расходах в течение трех дней по окончании командировки. Этот срок определяется исходя из того, что за это время, согласно порядку ведения кассовых операций, должны быть возвращены в кассу неизрасходованные деньги. Авансовые отчеты составляются в полученной из кассы валюте не позднее трех рабочих дней со дня возвращения из командировки. При задержке авансового отчета подотчетным лицом по истечении установленного срока, все суммы, по которым не предъявлено документальное подтверждение расходов по командировке, подлежат включению в совокупный годовой доход этого сотрудника с исчислением из него суммы налога на доходы физических лиц

При определении норм командировочных расходов и корреспонденции счетов целесообразно произвести следующие действия:

1. Определить суммы расхода в пределах нормы и сверх установленных государственных норм.

2. Отнести их в рублевом эквиваленте на соответствующие счета.

3.Исчислить сумму налога на доходы физических лиц, подлежащего взысканию с командируемого из суммы сверхнормативных расходов -суточных.

4. На суточные, выплаченные сверх установленных норм, начислить взносы в Пенсионный фонд, Фонд обязательного медицинского страхования. При этом следует учитывать определенные особенности, которые влияют на расходы по загранкомандировкам. Так день пересечения границы при следовании в командировку относится к оплачиваемым в иностранной валюте, при возвращении - в рублях. При обеспечении бесплатным питанием во время командировки суточные выплачиваются в размере 30% от установленных норм. В случаях выезда в командировку и возвращения из нее в один и тот же день суточные выплачиваются в размере 50% установленной нормы.

В случаях, когда принимающая сторона помимо питания обеспечивает командируемого средствами на личные нужды, направляющая сторона суточные не выплачивает.

В случае возникновения сверхнормативных суточных расходов по заграничным командировкам, данные суммы включаются в доход работника с последующим исчислением налога на доходы физических лиц вне зависимости от источника возмещения.

В бухгалтерском учете в данном случае составляются записи:

- на сумму суточных расходов по загранкомандировке на территории иностранного государства в пределах установленных норм по курсу ЦБ России на дату утверждения авансового отчета:

дебет счетов 20 «Основное производство», 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу» кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами в иностранной валюте»;

- на сумму сверхнормативных суточных расходов в иностранной валюте по курсу ЦБ России на дату утверждения авансового отчета:

дебет счета 84 «Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)» кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами в иностранной валюте».

Как уже было отмечено выше, с суммы сверхнормативных расходов в иностранной валюте, включенной в доход работникам, начисляется налог на доходы физических лиц:

дебет счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами в рублях» кредит счета 68 «Расчеты по налогам и сборам».

Если учетной политикой организации сверхнормативные комиссионные выплаты по командировочным расходам определены как расходы по обычным видам деятельности, в соответствии с ПБУ 10/99 «Расходы организации» их учет осуществляется с применением счета 91 «Прочие доходы и расходы» с последующим отражением на счете 99 «Прибыли и убытки» и включением суммы расходов в налогооблагаемую базу для исчисления единого социального налога.

При командировках в страны СНГ возмещение расходов производится по нормам, установленным для этих стран, а при транзитном их проезде началом зарубежной командировки считается пересечение границы СНГ.

В случаях командировки по нескольким странам применяются нормативы расходов, установленные в разных валютах. Пересчет разных валют в доллары США производится по справкам, выданным в пунктах, где производился обмен долларов на местную валюту.

При проверке гостиничных счетов следует иметь в виду, что за рубежом отели предоставляют комплекс услуг, которые включаются в общую стоимость счета. В связи с этим расходы на питание, квартирное и буфетное обслуживание при оплате из счетов исключаются, так как эти расходы оплачиваются из суточных.

При командировках в дальнее зарубежье в связи с отсутствием командировочных удостоверений, отметок о выбытии и прибытии важным моментом проверки отчета становится дата начала и окончания командировки. Для этого отдел кадров составляет справку на основе документальных данных, проездных документов и отметок в загранпаспорте. В случаях выезда (вылета) командируемого из какого-либо города России за рубеж (с выездом-вылетом его) из Москвы, его зарубежная командировка считается с момента вылета из Москвы, а время проезда внутри России считается внутрироссийской командировкой. Возврат наличных денег производится валютой и рублями по официальному курсу на дату возврата. Удержание из заработной платы командировочных расходов производится по официальному курсу последнего дня месяца, в котором производится удержание. Суточные, выплаченные сверх установленных норм, подлежат обложению налогом на доходы физических лиц, на них начисляются взносы в Пенсионный фонд, Фонд обязательного медицинского страхования. Документально подтвержденные расходы по оплате проживания сверх норм не облагаются налогом на доходы физических лиц, на них не начисляются взносы во внебюджетные фонды. Все расходы, произведенные сверх установленных законом норм, не должны уменьшать прибыль организации для целей налогообложения.

Аналитический учет расчетов с подотчетными лицами в иностранной валюте ведется в разрезе отдельных работников в иностранной валюте и в рублях с выявлением курсовых разниц по курсу ЦБ РФ и пересчетом дебетового и кредитового сальдо на первое число каждого месяца.

Говоря о последних изменениях и уточнениях, произошедших в области бухгалтерского учета расходов по загранкомандировкам, необходимо заметить, что письмо Минфина России от 08.09.2006 г. № 03-03-04/1/660 дает разъяснения по применению виртуальных (электронных) авиабилетов.

Действительно, у организаций, направляющих работника в загранкомандировку и приобретая билеты путем бронирования в электронном виде, в дальнейшем возникают проблемы с подтверждением работников расходов по командировке. Однако, в данном случае Минфин России разъяснил, что перелет на рейсе авиакомпании, применяющей

виртуальные билеты, организация может подтвердить распечаткой такого билета и посадочным талоном на самолет.

Поэтому перед тем, как отправить работника за рубеж, необходимо обратить внимание на форму проездного документа. Если продавец вам сразу не выдал распечатку электронного билета, то ее можно получить в любом представительстве авиакомпании, услугами которой вы воспользовались. Но необходимо иметь в виду, что распечатку электронного билета можно сделать только до вылета самолета. После того как пассажир воспользовался услугами авиакомпании, распечатать билет она уже не сможет. Кроме того, перед отъездом работника следует предупредить, чтобы он сохранил посадочные талоны на самолет. Иначе у налоговиков могут возникнуть сомнения в том, что работник действительно вылетал в командировку.

Еще один вопрос, рассмотренный в Письме, связан с порядком подтверждения расходов на выплату суточных работнику, посетившему во время командировки несколько стран.

По зарубежным командировкам командировочные удостоверения не оформляются и отметки о прибытии и убытии из очередного пункта не делаются. А для списания расходов на выплату суточных важно знать день пересечения границы каждого государства. Ведь предельные нормы списания суточных установлены отдельно для каждой страны (постановление Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 93). В таком случае дни нахождения в том или ином государстве можно определить по отметкам в загранпаспорте.

Однако при пересечении границ ряда стран отметки об этом не делаются (в странах Шенгенского соглашения). Как в таком случае определить, нормы какого государства использовать для выплаты суточных?

По мнению Минфина России, можно руководствоваться приказом о направлении работника в командировку, распечаткой электронного билета, посадочными талонами и счетами за проживание в отелях. Для этого советуем в приказе указать конкретные даты нахождения работника в каждой стране с учетом дат в проездных документах. И попросить работника сохранять посадочные талоны не только при перелете из России и обратно, но и по рейсам между иностранными государствами.