Современные информационные технологии

канд. экон. наук, доц. Палагута Е.А., Мирошникова Е.С.

Донецкий национальный университет экономики и торговли

имени Михаила Туган-Барановского

Система электронного документооборота (Workflow)

В современных условиях, удержание стабильных позиций на финансовом рынке в условиях жесткой конкуренции требует постоянного совершенствования банковского обслуживания, разработки комплексных программ кредитования и привлечения новых категорий клиентов.

Такой подход к банковской деятельности предполагает накопление и анализ информации о каждом перспективном клиенте и перестройку ключевых бизнес-процессов банка в соответствии с клиент-ориентированной стратегией управления. С другой стороны, это требует перехода к организации планируемой, контролируемой работы согласно четким бизнес-процессам, в том числе с помощью автоматизированных средств.

Однако наличие большого числа клиентов, требующих оперативного, персонализированного обслуживания, расширение ассортимента продуктов и оказываемых услуг приводит к усложнению управления бизнес-процессами.

С увеличением числа заключенных договоров банки сталкиваются с необходимостью [2]:

¾ минимизировать риски и контролировать целесообразность заключения договоров, с этой целью необходимо сформировать досье клиентов;

¾ создавать процедуры, обеспечивающие максимально быстрое согласование при заключении договоров;

¾ организовать для всех заинтересованных лиц, в том числе в территориально распределенных отделениях банка оперативный доступ к досье договора (клиента);

¾ контролировать исполнение каждого договора с точки зрения выполнение финансовых обязательств сторон.

В связи с этим повышение эффективности банковской деятельности, связанной с параллельным исполнением большого количества договоров, каждый из которых носит индивидуальный характер, требует широкого использования современных технологий управления и автоматизации бизнес-процессов, обеспечивающих переход к человеко-независимой системе управления. Одной из таких технологий является технология workflow.

Согласно глоссарию WfMC (Workflow Management Coalition), международной организации, занимающейся введением стандартов в системах workflow, бизнес-процесс это одна или несколько связанных между собой процедур или операций (функций), которые совместно реализуют некую бизнес-задачу или политическую цель предприятия, как правило, в рамках организационной структуры, описывающей функциональные роли и отношения. В общем случае, бизнес-процесс объединяет последовательность действий (поток работ или функций), ресурсы (люди и оборудование), знания (информация, необходимая для принятия решений), а также регламент (правила выполнения этих функций) [2].

Таким образом, при использовании технологии workflow вопрос управления эффективностью бизнес-процесса, является вопросом управления интеграцией ресурсов и последовательности действий, направленной на достижение поставленной цели.

Сущность данной технологии управления и автоматизации бизнес-процессов раскрывает следующая аналогия: бизнес-процесс это своего рода схема конвейера, со своими правилами и технологиями, а workflow или поток заданий аналогичен действующему конвейеру с потоком изделий (узлов, деталей), которые изменяются, модифицируются, приобретают новое качество и передвигаются этим конвейером. Другими словами системы workflow автоматизируют процессы, а не функции. Появление соответствующего программного обеспечения (ПО) категории workflow - это реакция рынка информационных технологий на внедрение новых принципов управления предприятиями, основанных на переходе от функционально-ориентированной системы управления к процессной.

Система workflow описывает поток работ (бизнес-процесс), создает его и управляет им при помощи соответствующего ПО, способного интерпретировать описание процесса, взаимодействовать с его участниками и при необходимости вызывать соответствующие программные приложения и инструментальные средства.

Внедрение системы workflow позволяет значительно сократить или даже полностью исключить из бизнес-процесса ошибки, обусловленные человеческим фактором. Как следствие, происходит резкое повышение качества процессов и повышается эффективность работы сотрудников на 25-30%. Простой список заданий позволяет сотрудникам банка сконцентрироваться на своих непосредственных обязанностях. С помощью системы workflow можно формализовать организационную деятельность и возложить функции управления совместной работой сотрудников на прикладное решение, что ведет к более эффективному использованию рабочего времени [2].

Использование системы workflow обеспечивает [1]:

¾ более эффективное управление документами за счет автоматического контроля выполнения, прозрачности деятельности организации на всех уровнях;

¾ поддержку эффективного накопления, управления и доступа к информации;

¾ кадровую гибкость за счет большой формализации деятельности каждого сотрудника и возможности сохранения всей предыстории его деятельности;

¾ устранение дублирования и многоразового преобразования информации;

¾ четкую авторизацию доступа к коммерческой информации, за счет чего повышается персональная ответственность сотрудников за выполненные действия строго в рамках предоставленных полномочий;

¾ протоколирование деятельности банка в целом (внутренние служебные расследования, анализ деятельности подразделений, выявление «гарячих точек» в деятельности).

¾ оптимизацию бизнес-процессов и автоматизацию механизма их выполнения и контроля.

Технология workflow в первую очередь важна для управленцев всех уровней, так как они с ее помощью могут без особого труда усилить контроль над тем, что происходит как в отдельно взятом подразделении, так и в банке в целом. Менеджер получает возможность планировать правила взаимодействия исполнителей в рамках ключевых для компании процедур и возложить на систему функции распределения заданий, контроля исполнения, рассылки уведомлений о выполнении и выдачи статистических данных об эффективности функционирующей процедуры. Руководству банка система workflow выдает информацию, необходимую для того, чтобы эффективно вмешиваться в процесс управления, принимать решения в нужный момент. Каждый сотрудник банка, работая с workfow-системой, может наглядно представить контекст каждой функции; он видит перечень функций, которые должен выполнить, и может организовать свою работу наилучшим образом.

Таким образом, можно сделать вывод, что дальнейшее развитие банковской деятельности на основе клиенто-ориентированной стратегии управления предполагает внедрение в существующие системы в качестве отдельных модулей workflow - приложения.

Литература:

1. http://www.atlas.kiev.ua/ukr/workflow.html

2. http://www.intalev.ru/?id=25374