Колос Т.П., Клімович І.М.

Харківський торговельно-економічний інститут Київського національного торговельно-економічного університету

Удосконалення організації обліку товарних запасів

Сьогодні майже кожне торгове підприємство не може існувати без запасів навіть попри те, що факт їх наявності несе за собою лише витрати пов’язані з їх закупкою, зберіганням, переміщенням, витрачанням на виробництво. Також не можна випускати з уваги те, що за умови жорстокої конкуренції підприємства потребують принципово нових підходів до управління товарними запасами, що зумовлює необхідність удосконалення організації їх обліку .

Проблемами удосконалення методики та організації обліку матеріальних запасів займалося багато вчених-економістів. Незважаючи на ряд публікацій з питань удосконалення організації обліку запасів багато питань потребують подальшого дослідження з метою вдосконалення та повної адаптації обліку до сучасних умов господарювання.

Об єктом дослідження є товарні запаси підприємств, що потребують організації обліку. Предметом дослідження є процеси організації обліку та управління запасами на підприємствах України.

Запаси починаючи з їх надходження і використання під час виробництва продукції та закінчуючи її реалізацією займають на підприємствах значне місце. Облік руху запасів на підприємстві є достатньо трудомістким у звязку з необхідністю оформлення значної кількості первинних документів а також веденням такого обліку в кількісному та грошовому виразі не тільки в бухгалтерії але і за місцями зберігання запасів Головними завданнями обліку запасів є забезпечення контролю за їх рухом та правильністю використання, дотримання встановлених норм запасів та їх видатків, своєчасне виявлення невикористаних матеріалів, що підлягають реалізації та отримання точних відомостей про їх залишки на складах і забезпечення зберігання.

Найчастіше виникає така ситуація коли бухгалтер отримує неправильні дані зі складського обліку запасів або коли комірник не може згадати до якої саме картки записав нещодавно отримані запаси. Проте ці дані ланцюжком несуть у собі помилку протягом усього обліку. Для того щоб уникнути таких неприємних ситуацій пропонується чотири етапи для ефективної організації обліку :

1. класифікація і кодування товарного асортименту;

2. перехід до обліку запасів за кодами, а не за найменуваннями;

3. організація документообігу;

4. регулярне проведення інвентаризації товарних залишків.

Щодо першого етапу, то класифікацію товарних запасів бажано проводити ґрунтуючись на правилах. По перше визначення основних істотних ознак для розв’язання завдань за допомогою створеної класифікації. Це може бути поділ асортименту за виробниками, функціональними характеристиками, сферами відповідальності у відділі постачання. По друге, групи розподілу повинні містити одна одну. По третє на кожному етапі поділ на групи повинен проводитися лише за однією підставою.

Проведення кодування передбачає чітку систематизацію обліку і призначення коду певному товарному запасу. Пропонується застосовувати код з недуже великою кількістю цифр та літер проте він мусить бути таким, щоб не пропустити тих ознак, які насправді важливі.

Як правило перші три цифри коду це номер рахунку, наступні – це додаткові ознаки запасів. Таким чином результатом першого кроку організації обліку повинна бути чітко організована товарна номенклатура затверджена директором та обов язкова для застосування всіма підрозділами.

Третій етап ¾ це організація документообігу. Він передбачає, що всі первинні документи повинні проходити через товарознавця, коли він буде зазначати певні коди і лише потім документи можуть направлятися за своїм призначенням, а на їх основі будуть заповнятися картки складського обліку та бухгалтерські регістри.

Найбільш трудомісткою процедурою інвентаризації матеріальних запасів є перевірка їх наявності, що забезпечується шляхом переважування або перелічення цих цінностей. Поряд з цим використовуються й інші методи інвентаризації сировини і матеріалів на виробництві, зокрема метод стандартних партій за умови що ці цінності запаковані в мірну тару. Процес проведення їх інвентаризації потребує своєчасної обробки інвентаризаційних матеріалів, правильного складання порівняльних відомостей і визначення пересортування цінностей.

На практиці при оформленні результатів інвентаризації в порівняльних відомостях допускається дублювання показників про наявність цінностей. З метою усунення цих недоліків доцільно фактичну наявність цінностей заносити в окремі картки або відомості, які стають дублікатом інвентаризаційного опису їх залишків.

Таким чином, рекомендації щодо вдосконалення обліку і контролю матеріальних запасів під час їх надходження зберігання і використання на виробництві за об’єктами і центрами відповідальності дають змогу підвищити оперативність обліку і контролю в системі управління та сприяють своєчасному запобіганню непродуктивних витрат матеріалів на виробництві.

Своєчасний облік такої ділянки обліку як товарні запаси значно спрощує роботу персоналу і тим самим впливає на покращення фінансового стану підприємства. Це необхідно сьогодні кожному підприємству яке бажає впевнено триматися серед конкурентів.