Экономические науки/7. Учет и аудит

Масюк О.С., Пікінер В.В.

Дніпропетровський національний університет ім. О.Гончара

Проблемні аспекти автоматизації обліку в бюджетних установах

В Україні майже 100 тисяч бюджетних установ і організацій різного профілю - освіти, науки, медицини, органів законодавчої чи виконавчої влади, силових міністерств і відомств, які утримуються за рахунок коштів державного чи місцевих бюджетів.

Бухгалтерський облік в цих установах є системою контролю за наявністю та рухом бюджетних та позабюджетних коштів, будується на загальноприйнятих у міжнародній практиці принципах та виконує управлінську, контрольну і інформаційну функції.

Останнім часом все більше уваги приділяється питанням застосування інформаційних технологій з точки зору забезпечення не тільки якості систематизації облікових даних, а приведення всього облікового процесу до відповідності міжнародним стандартам. Проте, як показує практика, більшість бюджетних установ, мають низький ступінь автоматизації та більшість операцій виконують за допомогою найбільш простих комп’ютерних програм або вручну. Тому актуальним питанням є визначення основних напрямків впровадження інформаційних систем і технологій як інструменту обліку та розробка загальної системи заходів, які дадуть змогу виправити існуючі недоліки системи обліку бюджетних установ України та вплинути на якість обробки економічної інформації.

Обчислювальна техніка суттєво підвищує якість обробки облікової інформації. При цьому застосування комп’ютерів змінює зміст та організацію праці облікового персоналу: зменшується кількість ручних операцій з обробки первинних документів, систематизації облікових показників, заповнення регістрів та звітних форм. В умовах використання комп’ютерних технологій відбувається зміна системи облікового процесу, підвищення якості та рівня управління.

Розробляючи і впроваджуючи програмне забезпечення автоматизації обліку у діяльність бюджетної установи, необхідно враховувати низку характеристик, що впливають на якісний аспект ведення облікового процесу: специфіку діяльності установи; характеристику матеріально-технічної бази; наявність кваліфікованих облікових кадрів тощо.

Разом з цим, бюджетні установи повинні не тільки йти в ногу з часом, але й аналізувати необхідність і доцільність використання того чи іншого програмного засобу автоматизації обліку. Зокрема, основними критеріями, які повинні враховуватися, виступають:

– технічні характеристики систем ( невибагливість, швидкість обробки інформації, вирішення поставлених завдань, можливість редагування типових форм, форм звітності відповідно до змін законодавчої бази, обмін інформацією між структурними підрозділами підприємства, захист інформації, можливість переходу до нової версії програми з інтеграцією (переносом) даних тощо);

– комерційні характеристики (сприятлива ціна програмного засобу, наявність документації, можливість технічної підтримки (супровід програмного забезпечення), навчання персоналу, консультації тощо);

– ергономічні характеристики ( зручність роботи з програмою тощо).

Аналізуючи усі фактори, що впливають на якість ведення обліку, доцільно звернути увагу не тільки на наявність відповідної матеріально-технічної бази та облікових спеціалістів зі знанням інформаційних технологій, але й на впровадження спеціальних програмних продуктів. Аналізуючи ринок таких продуктів, зокрема, тих, які спрямовані на забезпечення системи управління бюджетними установами і ведення обліку в них, то український ринок представлений небагатьма з них. На даному етапі широко використовують програмні продукти з автоматизації обліку «1С: Бухгалтерія для бюджетних установ», Парус-Бюджет, Казна. Лідером на ринку програмного забезпечення сьогодні є російські програмні продукти «1С: Бухгалтерія для бюджетних установ», «Парус-Бюджет». Існують і програми вітчизняних фірм, такі як «СофтТАКСІ» (X-DOOR), «АБ-Система» («Офіс-2000»), «Імпакт» («Акцент-Бухгалтерія»), «Баланс-Клуб» (SoNet), «ТРАСКОсофт» (Trade Manager), GMS (Offise Tools), Глобал Аудит («Quasi+Бухгалтерія»). Проте їх недостатньо для організації обліку на належному рівні. Розглянемо їх детальніше.

«Парус-Бюджет» – це комплексна система автоматизації облікових задач для бюджетних установ. Дана система розроблена у відповідності з вимогами бюджетної класифікації. В ній враховані  останні зміни у веденні бухгалтерського обліку, визначені законодавством. Можливості «Парус-Бюджет» розподіляються на: комплекс управління фінансово-економічною діяльністю, в який входять підсистеми планування і фінансування, бухгалтерського, розрахунку заробітної плати та комплекс управління матеріально-технічним забезпеченням, який включає підсистеми управління складським обліком, обліку договорів, централізованого матеріально-технічного постачання, кадрів і штатного розпису [1].

Парус-Бюджет є  системою, яка забезпечує спільну роботу великої кількості користувачів в обчислювальній мережі. Кожний користувач може скористатися будь-якою інформацією, до якої він має право доступу для виконання своїх службових обов’язків незалежно від того де, коли і ким дана інформація була внесена в мережу.

«1С:Підприємство 8 Бухгалтерія для бюджетних установ України»– це готове до роботи рішення, в якому враховані вимоги законодавства і реальна практика роботи установ різної відомчої приналежності. Програма вирішує такі завдання: облік затверджених кошторисних показників за загальним і спеціальним фондами; облік узятих зобов'язань і фінансових зобов'язань; облік операцій з готівкою і безготівковими грошовими коштами; ведення взаєморозрахунків з постачальниками і покупцями; ведення взаєморозрахунків з підзвітними особами; облік ПДВ; облік необоротних активів, запасів і бланків строгої звітності; облік валютних операцій; формування меморіальних ордерів і головної книги; формування регламентованих звітних форм [2]. Для зручності користувачів передбачено: режим очікування підключення до інформаційної бази; створення списків загальних інформаційних баз; широка інтеграція з Microsoft Office; інтерактивне перепроведення документа. (користувач зможе стежити за ходом виконання проведення документа й оцінювати час, що залишився до завершення операції, завдяки інформації про дату і час оброблюваного документа, яка виводиться на панелі стану); взаємодія з програмними продуктами «Мережа» і «Кур’єр» Державного казначейства України («1С:Бухгалтерія 8 для бюджетних установ України» дозволяє формувати реєстри, здійснювати друк і запис на диск у форматі тієї версії програмного забезпечення Державного казначейства України, яка використовується в установі);  перезапуск клієнтської програми; збереження змін при завершенні роботи системи [3].

На наш погляд, при виборі програмного забезпечення при організації  обліку в бюджетних установах варто надати перевагу програмі «1С:Підприємство 8. Бухгалтерія для бюджетних установ України», що дозволить повніше задовольнити потреби бюджетних установ у сфері методології, технологічних і програмних рішень, а також забезпечити можливість обміну інформації шляхом якісного переходу між різними програмними продуктами.

Проте, більшість установ використовує для ведення електронного обліку програми Excel, Word. Це на нашу думку, негативно впливає на якість обліку, адже жодна із вказаних програм не дає можливості вести бухгалтерський облік як систему. На їх базі можливо лише виконання певних функцій (формувати аналітичні показники і документи, відображати господарські операції, планувати доходи і видатки тощо не як систему, а як окрему операцію). Звичайно, для управління та контролю бюджетними установами цього недостатньо.

З іншого боку, наявність автоматизованого обліку дає можливість покращити якість обліку, оперативність відображення господарських операцій, формування звітності установи, проводити певні розрахункові операції тощо. Ще одним важливим фактором є те, що автоматизація виконання облікових операцій сприяє зменшенню кількості помилок та можливості їх оперативного виправлення.

Отже, автоматизовані інформаційні системи бухгалтерського обліку повинні сприяти підвищенню якості облікової інформації, що можливе при виконанні певних умов:

– розробка програм автоматизації обліку;

– можливість удосконалення програмних продуктів у випадку зміни методології та методики обліку, оперативне реагування на зміну законодавства;

– можливість та вільний доступ до поновлюваної бази;

– єдиний принцип обробки та систематизації первинних документів, формування зведеної документації, системи внутрішньої документації тощо;

– створення баз даних для оперативного отримання інформації в електронному вигляді для обліку, аналізу і контролю діяльності установи;

– можливість подання електронних форм звітності у системі казначейського обслуговування та обміну даних;

– можливість використання зовнішніх документів, наприклад, Word- файлів, Excel – файлів тощо;

– можливість коригування системи програми під свою установу, тобто вона повинна бути створена на базі конфігуратору.

Виконання цих умов дасть змогу не тільки удосконалити ведення обліку, підвищити якість облікової роботи, а й створити повноцінну систему, яка буде вирішувати цілу низку практичних та управлінських завдань, зокрема, контролю за наявністю та використанням бюджетних коштів. По-друге, раціоналізувати обліковий процес з точки зору виконання облікових операцій, якості та достовірності отримуваної інформації про господарську діяльність бюджетної установи.

Особливістю ведення автоматизованого бухгалтерського обліку є те, що постійно формуються і обробляються великі об’єми економічної інформації,

– які повинні вестися і зберігатися в електронному вигляді (первинні документи, облікові регістри, форми звітності тощо) – тобто формування системи первинного, поточного та підсумкового обліку за допомогою комп’ютерної техніки, а також формування документів аналітичного та управлінського обліку. Однією з вимог до ведення бухгалтерського обліку, особливо в бюджетних установах, є отримання систематичної, достовірної

– інформації, що можливо лише при впровадженні новітніх знань – інформаційних систем автоматизованого обліку.

Таким чином, неодмінною умовою вдосконалення управління в бюджетній сфері, як і в будь-якій іншій, є докорінна реконструкція його технічної та інформаційної бази на основі автоматизованої системи обліку з використанням сучасних програмних продуктів. Впровадження програмних продуктів дасть змогу бюджетних установам не тільки вести облік операцій по наданню послуг і розрахунків по них, але й створити цілу інформаційну систему, яка дозволить аналізувати роботу всієї установи та своєчасно приймати управлінські рішення.

Література:

1. Шабельник Т.В. Переваги і можливості програмного продукту Парус-Бюджет / Т.В. Шабельник, Т.В.  Крива [Електронний ресурс]. – Режим доступу: http://www.rusnauka.com/7_NMIW_2009/Matemathics/42132.doc.htm

2. Бухгалтерія для бюджетних установ України [Електронний ресурс]. – Режим доступу: http://www.1c.ru/ukraina/prod-ua.jsp

3. Тимейчук Т.Б. Аналіз можливостей програмного забезпечення автоматизації обліку в бюджетних установах / Т.Б. Тимейчук // Вісник Національного університету водного господарства та природокористування – 2010 - №1 (49) -  с.228-234 [Електронний ресурс]. – Режим доступу: http://www.nbuv.gov.ua/portal/Chem_Biol/Vnuvgp/ekon/2010_1/v49e31.pdf