“Экономические науки”/7.Учет и аудит.

Палагута К.О. Алфімова Г.І.

Донецький національний університет економіки і торгівлі імені Михайла Туган-Барановського

Ревізія в умовах застосування комп'ютерних систем бухгалтерського обліку

Застосування комп'ютерних програм бухгалтерського обліку вимагає удосконалення методики контролю та розроблення програм ревізії фінансово-господарської діяльності підприємств. Для цього сучасна комп'ютерна техніка має великі можливості, за її допомогою насамперед можна виконувати розрахунки та інші логічні операції за тривалі періоди часу і без помилок [1].

Мета роботи розкрити важливе значення компютерних систем бухгалтерського обліку.

При веденні автоматизованого обліку бухгалтерська служба має можливість швидко обробляти потрібну інформацію та одержувати проміжні результати діяльності, необхідні для потреб управління. Таку ж можливість має ревізор, який здійснює відповідну перевірку підприємства. Але слід не забувати, що комп'ютери не можуть мислити чи проникати в суть проблеми, що є важливим для компетентного контролю.

При проведенні ревізії перевіряючий найчастіше не має фізичної можливості зібрати всі документи воєдино й повністю їх перевірити. Цьому звичайно перешкоджає: і велика кількість документів; і великий обсяг обчислень;

імовірність помилки при власних обчисленнях. Якщо ж у фірми бухгалтерський облік автоматизований, то відразу з'являються нові можливості:

1) кількість однорідних документів перестає хвилювати перевіряючого з точки зору обсягу роботи - в АБС можна перенести всі документи на диск;

2) і програма з однаковою легкістю перераховує оборот і по 20 і по 2000 документів;

3) імовірність помилки програми при підрахунках можна вважати нульовою.

АБС може спростити ревізію і знизити строки її проведення, бо рахункові арифметичні перевірки відомостей та інших розграфлених документів спрощуються [2].

Безпека автоматизованих систем обліку рівнозначна безпеці облікових даних як фінансової інформації, тобто носії інформації контролюються й охороняються не менш старанно, ніж сама інформація.

Ревізор, не будучи експертом з комп’ютерних систем, не може об’єктивно оцінити технічний стан апаратної та програмної платформ АБС. Отже, що при перевірці підприємства можуть виникнути об’єктивні й симульовані події. Подіям, які можна інсценувати, бригада ревізорів повинна протиставляти раптову перевірку або прибуття на підприємство, коли там немає системних адміністраторів. Не зайвим буде для перевіряючих одержати так звані «сміттєві» дані, тобто ті, які в сучасних умовах вважаються вилученими, але зберігають інформативність.

При веденні обліку на паперових реєстрах раптова перевірка каси або самого підприємства може виявити документи й папери, які будуть свідчити про різні порушення – аж до виявлення неофіційних особистих записів бухгалтерів (так звана чорна бухгалтерія).

В автоматизованій же обліковій системі «чорні» дані завжди під рукою й тому підконтрольні будь-якому працівникові, що перебуває біля комп’ютера та має необхідні навички, такі дані можуть бути знищені протягом кількох секунд, у тому числі дистанційно, можуть бути зашифровані – їх прочитати неможливо, можуть бути змінені й замасковані, наприклад, діленням на число, а тому їх не вдасться використати, можуть бути також заховані або замасковані під інші файли в операційному середовищі, наділені портативності.

Яким би не був ступінь автоматизації обліку на підприємстві, завжди вихідна інформація для внутрішнього контролю фіксується на паперовому носії. Через певний час вона перестає бути актуальною і знищується. Цей період становить приблизно від тижня до декількох місяців. Тобто, можливість одержати реальні дані підприємства сьогодні також зберігається, але ця можливість критична до часу перевірки.

При збігу початку ревізії й початку звітного періоду підприємства з АБС ревізори ризикують одержати не реальну інформацію, а офіційну.

На превеликий жаль, більшість теоретиків і практиків контролю не вбачають у використанні ПК нових можливостей, що відкриваються, для ревізора.

Через те, що ревізор не може, як правило, самостійно оцінити ні склад, ні принципи роботи автоматизованих систем, перевірка підприємства з АБС на початкових статусах має полягати у перевірці основних коштів, а саме – апаратної бази АБС.

Не зважаючи на різницю в класі бухгалтерських програм, усі вони дають можливість швидко одержати структуровані дані практично з будь-якого розрізу діяльності підприємства – аж до видачі певних документів (договорів, касових ордерів, доручень) за певний період.

Безумовно, така можливість для ревізора надзвичайно зручна як спосіб практично миттєвого відбору інформації, що його цікавить. Однак, якщо з програмою 1С у підготовленого ревізора особливих проблем не виникає, то з програмами Axara або SAP R3 через екзотичність і потужність самого програмного продукту перед перевіряючими може виникнути питання: як саме одержувати необхідні дані з інформаційної бази підприємства.

Вирішення цієї проблеми полягає або у включенні в ревізійну бригаду фахівця з комп’ютерних систем, або в обов’язковому ознайомленні перевіряючих з подробицями роботи в подібних пакетах, з’ясування їхніх особливостей до, а не під час перевірки підприємства.

Заключним етапом роботи ревізора є перевірка звітних даних із даними, які відображені у звітних документах, з метою ув’язки показників форм фінансової, податкової і статистичної звітності та проведення аналізу фінансово-господарської діяльності. При цьому вказуються причини неув’язок, якщо вони є, та резерви і фінансові прогнози майбутньої діяльності підприємства, що дуже важливо для фінансового обліку, оскільки його інформація використовується насамперед зовнішніми споживачами [3].

Підсумовуючи, можна сказати про існуючий стан речей, які вигідні перевіряючим. Який би не був ступінь автоматизації обліку на підприємстві, завжди вихідна інформація із цілями внутрішнього контролю фіксується на паперовому носії. Через певний час вона перестає бути актуальною й знищується. Цей період становить приблизно від тижня до декількох місяців. Тобто можливість одержати реальні дані підприємства сьогодні також зберігається, але ця можливість критична до часу перевірки. Очевидно, що при збігу початку ревізії й початку звітного періоду підприємства з АБС перевіряючи ризикують одержати не реальну інформацію, а офіційну.

Література:

1. Ревізія в умовах застосування комп'ютерних систем бухгалтерського обліку [Електронний ресурс]. – Режим доступу: < http://pidruchniki.ws/1333122241591/buhgalterskiy_oblik_ta_audit/material_dlya_samostiynogo_opratsyuvannya>.

2. Переваги й недоліки контролю в АБС [Електронний ресурс]. – Режим доступу: http://b-ko.com/book_19_glava _20_3.5._Переваги_й_неÐ. html

3. Ревізія в умовах застосування комп'ютерних систем бухгалтерського обліку [Електронний ресурс]. – Режим доступу: <http://www.rusnauka.com/14_ENXXI_2009/Economics/45931.doc.htm>.