*98914*

Экономические науки/10. Экономика предприятия

К.э.н. Ефремова Л. И.

Мордовский государственный университет, Россия

Организация стратегического мониторинга в информационно-аналитической системе управления предприятием

Для современных предприятий информация является одним из важнейших стратегических ресурсов, так как неопределенность в окружающей среде сильно возросла, что приводит нередко к сбоям в их деятельности, а необоснованное принятие решений на любом уровне руководства может иметь для хозяйствующих объектов непоправимые отрицательные последствия. Поэтому в настоящее время информация приобретает преобразующий, определяющий характер. Эффективность стратегического управления любого промышленного предприятия в значительной мере зависит от качества информационного обеспечения.

Весь объем стратегической информации, необходимой для разработки эффективного стратегического управления предприятия, на наш взгляд, можно разделить по следующим направлениям: внешнее окружение (политическая, научно-техническая, правовая, социокультурная, экономическая, природно-географическая информация); рынок; условия конкуренции; сильные и слабые стороны предприятия; возможные обстоятельства; прошлая деятельность; текущие проблемы и возможности; риск в проводимых стратегиях.

Привязку стратегической информации к подразделениям промышленного предприятия, ответственным за ее своевременное получение, систематизацию и анализ можно представить следующим образом:

- планово-экономическое и финансовое управления ответственны за информацию, касающуюся финансов, возможных обстоятельств, рисков в проводимых стратегиях, рынка ценных бумаг;

- отдел маркетинга – условий конкуренции, рынка продукции, части показателей природно-географической среды;

- отдел кадров – персонала, социокультурной среды, рынка рабочей силы;

- юридический отдел – политической среды, правовой среды;

- производственные и технические отделы – научно-технической среды, производства, НИОКР, часть показателей природно-географической среды;

- высшее руководство, помимо работы со всеми данными, ответственно за формирование информационной базы по областям прошлой деятельности, текущих проблем и возможностей, управления.

Практический опыт показывает, что на предприятиях наиболее разработанной является информация о прошедшей деятельности, имеющая преимущественно описательно-исторический характер. Этому способствуют внутрифирменные информационные системы бухгалтерского учета и финансового состояния, делающие основной акцент на изучение основных средств, материалов, труда и заработной платы, денежных средств, расчетных и кредитных операций, фондов, финансовых результатов, инвестиций.

Однако в процессе стратегического управления наибольшей ценностью обладает информация, показывающая перспективы деятельности и сосредоточенная на аспектах окружающей среды и конкуренции, которые в значительной степени влияют на будущее организации. Для того, чтобы узнать какие благоприятные возможности открывает рынок, и какие угрозы подстерегают предприятие, необходимо формирование и регулярное отслеживание стратегической информации.

В связи с этим, возникает необходимость внедрения системы мониторинга в деятельности промышленного предприятия. Мониторинг – это непрерывное наблюдение за состоянием окружающей среды и экономико-хозяйственной деятельностью организации с целью предупреждения нежелательных отклонений по важнейшим параметрам. Систематическое отслеживание результатов этой деятельности, ее коррекция – суть мониторинга. Мониторинг выступает механизмом координации при разработке и реализации стратегии, позволяющей достичь поставленных организационных целей – повышения рентабельности, финансовой устойчивости и др. Другими словами, мониторинг является одним из методов контроля, но контроля не результата, а процесса деятельности предприятия, выявления тенденций и динамики его развития.

Система мониторинга предприятия должна практически в режиме реального времени производить независимые оценки тенденций развития его экономического состояния, получать информацию о состоянии экономической конъюнктуры в реальном секторе экономики и ее возможных изменениях, оперативно проводить анализ финансового состояния предприятия и важнейших факторов, определяющих его инновационно-инвестиционную активность.

Руководство предприятия может не только отслеживать важнейшие тенденции развития экономических процессов, но и оперативно оценивать воздействие основных факторов, определяющих возможные изменения этих процессов. Тем самым система мониторинга будет формировать необходимую основу для раннего обнаружения руководством возникающих в деятельности предприятия диспропорций, что позволит повысить эффективность стратегического управления.

Основными субъектами системы мониторинга являются: предприятие, его управление и центральный аппарат, также производственные и вспомогательные подразделения. Участие всех подразделений в мониторинге является обязательным, а руководство предприятия обеспечивает конфиденциальность и достоверность предоставляемой ими информации.

В качестве предметной области мониторинга организации предстают взаимосвязанные процессы управления предприятием. Объектами мониторинга являются тенденции развития внешней среды предприятия, влияющие на устойчивое положение организации и отслеживание динамики показателей производственно-хозяйственной его деятельности.

Система мониторинга предприятия должна включать в себя три основных взаимосвязанных блока, которые базируются на соответствующей методологии:

1) ежемесячный анализ изменения экономической конъюнктуры, позволяющий оценивать в секторе нефинансовых предприятий текущие тенденции в динамике спроса на заемные ресурсы во взаимодействии со спросом и предложением на продукцию и другими факторами;

2) ежеквартальный анализ финансового положения подразделений, позволяющий оперативно оценивать результаты хозяйственной деятельности с позиций формирования источников самофинансирования и потребности в заемных средствах;

3) ежеквартальный анализ инвестиционной активности во взаимосвязи с финансовыми результатами хозяйственной деятельности подразделений, а также спросом и предложением на рынке выпускаемой продукции и капитала.

Мониторинг используется как для анализа стратегической ситуации, так и для проверки и контроля новых решений и выступает средством повышения качества стратегического выбора. Он должен решать следующие основные задачи:

- оценивать эффективность проводимой товарной и финансовой политики с учетом реального развития общеэкономических процессов как по стране в целом, так и в рамках предприятия;

- оценивать системные риски в отрасли, возникающие под воздействием структурных сдвигов в реальном секторе экономики;

- решать практические задачи, связанные с основными функциями производства продукции, в том числе пополнением оборотных средств, запасов и компенсации дополнительных затрат на основе авансового финансирования;

- проводить анализ и прогноз спроса на производимую продукцию на основе оценки финансовой ситуации на товарных рынках, изменения спроса и предложения на микроуровне, а также изменений инвестиционной активности под воздействием указанных процессов.

Создание системы мониторинга целесообразно осуществлять в два этапа. Первый этап – разработка и апробация пилотного проекта "Мониторинг предприятия" на базе одного из подразделений, например, Планово-экономического управления. Второй этап – создание системы мониторинга на базе остальных подразделений предприятия и обеспечение функционирования системы мониторинга на уровне всего предприятия с макроэкономическими блоками.

Для включения в систему мониторинга конкретных подразделений может использоваться методика определения выборочной совокупности подразделений. На основании данной методики выделяются структурообразующие виды продукции и наиболее важные производства, и производится расчет объема выборочной совокупности в целом по предприятию и в разрезе видов продукции.

В целях анализа получаемой в рамках мониторинга информации должна быть осуществлена отработка методологических подходов и методики обработки анкет и баз данных. На предприятии для этих целей могут быть составлены макеты выходных аналитических таблиц, схем и графиков; разработаны алгоритмы расчета каждого показателя выходных аналитических таблиц. Также необходимо четко определить основные направления анализа изменений экономического состояния, финансовой ситуации и инвестиционной активности.

Система мониторинга состоит из трех контуров: сбора информации, обработки информации и вывода информации.

В компетенцию первого контура, непосредственно взаимодействующего с внешней средой, входит определение периодичности, состава, источников получения информации, а также обеспечение ее своевременности и достоверности.

В рамках второго контура осуществляются различные операции, связанные с обработкой информации. Такие как сопоставление и сравнение полученных за исследуемый период данных со среднеотраслевыми показателями, показателями основных конкурентов в данной отрасли, а также с собственными показателями за предыдущие периоды, составление на основе полученных данных прогнозов и планов развития предприятия, осуществление факторного и регрессионного анализов.

В последнем контуре производится вывод информации пользователю системы в виде графиков, таблиц, текстовых данных, осуществляется интерпретация результатов, создается архив и хронология полученной информации.

Необходимым элементом эффективного внедрения системы мониторинга является обучение специалистов соответствующего подразделения вопросам методологии и методики, проведение встреч с руководством основных производственных подразделений предприятия, а также с руководителями вспомогательных подразделений для предоставления ими своевременной и достоверной информации в полном объеме.

В ходе реализации пилотного проекта системы мониторинга ежемесячно должен проводиться анализ экономического состояния предприятия и ежеквартально – анализ инвестиционной деятельности и финансового состояния предприятия. Как правило, сопоставление получаемых уже в рамках пилотного проекта данных с данными основных конкурентов позволяет выявить "болевые точки" в экономическом состоянии предприятия, оценить изменение экономической конъюнктуры в отрасли, сделать оценки влияния на финансовое состояние предприятия ряда факторов, включая инструменты и меры финансовой и производственной политики. После внедрения и апробации пилотного проекта осуществляется создание и развитие системы мониторинга всего предприятия. Это приводит к повышению качественного уровня методологического, методического и других элементов функционирования системы, усилению практической направленности использования результатов мониторинга, синхронизации предоставления данных, а также повышению контроля их достоверности.

В рамках процесса внедрения системы мониторинга на предприятии обязательно должно быть осуществлено повышение эффекта использования системы за счет факторов, не связанных напрямую с деятельностью самой системы. К таким мероприятиям относятся:

- обучение представителей всех подразделений предприятия по сбору, проверке достоверности и функционированию системы мониторинга, методологии и методикам анализа результатов мониторинга;

- определение состава подразделений для основного проекта создания системы мониторинга – участников мониторинга по каждому виду продукции в разрезе различных потребителей и конкретных подразделений;

- проведение работы и совещаний с руководителями всех заинтересованных подразделений, приглашенных к участию в мониторинге, и руководителями всех структурных элементов: управлений, отделов, цехов на предмет их содействия в организации работ по созданию и обеспечению функционирования системы.

После внедрения пилотного и основного проекта может быть создана единая система получения, хранения и обработки первичной информации, полученной от подразделений-участников мониторинга, включая отделы, цеха и центральный аппарат предприятия. Использование системы мониторинга в течение определенного периода позволит организации более взвешенно позиционировать себя среди предприятий-конкурентов, а также осуществлять наблюдение и анализ изменения не только своего экономического состояния, но и отслеживать отраслевые тенденции. Это даст возможность разрабатывать эффективную стратегию предприятия, корректировать инвестиционные планы, а также более четко формулировать функциональные стратегии предприятия.