Водько А.А.

Донецький національний університет економіки та торгівлі імені Михайла Туган - Барановського

Автоматизація системи обліку на підприємстві

В умовах жорсткої конкуренції між підприємствами більше шансів на перемогу має той, хто в будь-який момент може чітко уявити, яка продукція має найбільший попит, які товари є на складі і в якому обсязі слід здійснювати подальше іх виробництво та придбання. Ефективне вирішення цих питань при великому обсязі інформації неможливе без використання комп’ютерних систем автоматизації бухгалтерського обліку, тому тема «Автоматизація системи обліку на підприємстві» є однією з найактуальніших тем сьогодення [1].

Питанням визначення місця і ролі автоматизації системи бухгалтерського обліку присвячено ряд праць вітчизняних вчених: М.Т. Білухи, О.С. Бородкіна, Б.І. Валуєва, В.Г. Швеця, В.В. Сопка, С.Ф. Голова, Л.В. Нападовської, І.К. Дрозд і зарубіжних дослідників: В.Б. Івашкевича, В.В. Ковальова, В.Ф. Палія, С.К. Татура, Дж. Фостера.

Метою даної роботи є розгляд основних бухгалтерських програм, за допомогою яких можливо поліпшення ефективності діяльності підприємства та прийняття своєчасних управлінських рішень.

Будь-який процес управління – це по-перше інформаційний процес: збір, передача, обробка, аналіз інформації та прийняття рішень. Основне призначення інформаційного забезпечення: надання вірогідної, своєчасної та достатньої для прийняття управлінських рішень інформації у формі, яка є зручною для використання.

При автоматизації за допомогою інформаційної системи зменшуються обсяги ручної праці, зменшується час на обробку та отримання необхідної інформації, зростає продуктивність роботи працівників відділу кадрів.

Блок задач з обліку і контролю праці та заробітної плати є одним з найважчих, складних та трудомістких ділянок облікової роботи, що потребує точних і оперативних даних. Даний облік повинен забезпечити в організації точний контроль за наявністю та рухом кадрiв.

У функціональному аспекті інформаційні бухгалтерські системи повинні безпомилково робити: арифметичні розрахунки; забезпечувати підготовку, заповнення, перевірку і друк первинних і звітних документів довільної форми; здійснювати перенесення даних з однієї друкованої форми в іншу; робити накопичення підсумків і обчислення відсотків довільного ступеня складності; забезпечувати звертання до даних і звітів за минулі періоди (вести архів).

Для того щоб забезпечити зазначені можливості, система повинна мати єдину базу даних по поточному стану бухгалтерського обліку на підприємстві й архівних матеріалах, будь-які відомості з яких можуть бути легко отримані по запиті користувача. Залежно від особливостей обліку на підприємстві бази даних можуть мати різну структуру, але в обов'язковому порядку повинні відповідати структурі прийнятого плану рахунків, що задає основні параметри настроювання системи на конкретну облікову діяльність [2].

Існує декілька найбільш поширених систем автоматизації бухгалтерського обліку: 1С:Бухгалтерія, Aubi, СуперМенеджер, ABACUS professional,

1С:Бухгалтерія – програма є універсальною бухгалтерською програмою і призначена для ведення синтетичного й аналітичного бухгалтерського обліку по різних розділах. Програма надає можливість ручного й автоматичного введення проводок. Усі проводки заносяться в журнал операцій. Крім журналу операцій програма підтримує кілька списків довідкової інформації (довідників): план рахунків, список видів об'єктів аналітичного обліку, списки об'єктів аналітичного обліку, констант тощо.

На підставі введених проводок може бути виконаний розрахунок підсумків. Підсумки можуть виводитися за квартал, рік, місяць і за будь-який період, обмежений двома датами. Розрахунок підсумків може виконуватися по запиту й одночасно з введенням проводок (в останньому випадку не потрібно перерахування).

Після розрахунку підсумків програма формує різні відомості: зведені проводки, оборотно-сальдову відомість, оборотно-сальдову відомість по об'єктах аналітичного обліку, картка рахунку, картка рахунка по одному об'єкту аналітичного обліку, аналіз рахунку (аналог головної книги), аналіз рахунку по датах, аналіз рахунку по об'єктах аналітичного обліку, аналіз об'єкта аналітичного обліку по всіх рахунках, картка об'єкта аналітичного обліку по всіх рахунках, журнальний ордер.

Крім того програма має функції збереження резервної копії інформації і режим збереження в архіві текстових документів.

Aubi – програма використана для автоматизації бухгалтерського обліку підприємств різного роду діяльності. Програмний комплекс представляє однаковий інтерес як для торгових (комерційних) структур, так і для виробничих підприємств. Гнучка система програми дозволяє настроювати Aubi на потреби конкретного користувача. При цьому бухгалтер кожного підприємства, виходячи зі своїх власних потреб, має можливість сформувати план рахунків, інформаційні довідники, що містять назви підприємств-партнерів і їхні банківські реквізити, список матеріально відповідальних осіб тощо.

Залежно від специфіки діяльності підприємства Aubi дозволяє вести облік матеріалів, МШП на складі і в експлуатації, основних засобів, касових операцій, банківських операцій - платіжних доручень, вимог і реєстрів, рахунків, ведення журналу господарських операцій, ведення головної бухгалтерської книги, формування шахової й оборотної відомостей, формування різних відомостей аналітичного обліку тощо.

Усі сформовані Aubi звіти можуть бути збережені на жорсткому диску у вигляді RTF файлів чи виведені безпосередньо на принтер.

СуперМенеджер – це система, яка призначена для автоматизації бухгалтерського обліку на підприємствах складної структури різних форм власності. Робота в різних комп'ютерних мережах і на комп'ютерах IBM і Macintosh. Система бухгалтерського обліку дозволяє оперувати наступними операціями: аналітичний і синтетичний облік, автоматичний облік курсової різниці, ведення журналів-ордерів, головної книги і балансу в будь-якій валюті і зведено за еквівалентом, гнучкий план рахунків, що враховує всі індивідуальні особливості, формування складних проводок, консолідація даних різних організацій і філій.

ABACUS professional – повний комплекс бухгалтерського обліку. Відмінні риси комплексу – функціональна повнота і комплексне рішення всіх задач обліку. А конкретніше: обробка проводок з детальною аналітичною інформацією, облік витрат на виробництво і калькулювання собівартості продукції з формуванням відповідних записів у Головній книзі, елементи фінансового аналізу, автоматичне нарахування відсотків і відрахування податків, мульти-валютні операції генератор звітних форм, система апаратного і програмного захисту інформації, зручний інтерфейс тощо.

В основі продукту ABACUS Professional лежить єдине поле проводок. Це означає, що дії, виконані в одному програмному модулі, знаходять своє відображення у всіх інших розділах системи. Усі проводки попадають у єдину базу даних, що дозволяє оперативно контролювати дані різних напрямків бухгалтерського обліку і маніпулювати ними. Така система забезпечує високу ступінь взаємодії між окремими ділянками роботи бухгалтерії [3, с.145-153].

Результати, які варто очікувати від автоматизації бухгалтерського обліку, це по-перше, впорядкування інформаційних потоків. При автоматизованому бухгалтерському обліку з'являється можливість отримати будь-яку вибірку даних натисканням кількох клавіш. По-друге, знижується ризик виникнення помилок, що врятує підприємство від штрафів і санкцій податкових органів. По-третє, бухгалтерський облік стає більш економічним, з'являється можливість оптимізувати оподаткування майже без ризиків. А також, автоматизація бухгалтерського обліку підвищує його оперативність [4].

Роблячи висновок варто зазначити, що при автоматизації бухгалтерського обліку важливо не просто перевести всю паперову роботу на комп'ютер. Важливо, щоб це збільшило ефективність роботи бухгалтерії і поліпшило контроль над фінансово-господарською діяльністю підприємства, що в свою чергу збільшить ефективність управління підприємством, і, як наслідок, ефективність його роботи.

Список використаної літератури:

1. Лутай А.В. Основні види ризику, пов’язані з автоматизацією обліку підприємств/Н.М. Войтюшенко//Проблеми і перспективи реалізації облікової, контрольної та аналітичної функції у соціокультурному просторі сучасного бізнесу. – 2011 – С.66-69

2. Алексєєва, Н. Ю. Особливості організації бухгалтерського обліку на торговельному підприємстві / Н. Ю. Алексєєва // Економіка та держава : Міжнар. науково-практ. журн. 2004 - . 2010. № 9. ─ С.68-71.

3. Івахненков, Інформаційні технології в організації бухгалтерського обліку та аудиту: навч. посіб. для студ. вищ. навч. закл. / С. В. Івахненков . ─ 4-тє вид., випр. й допов. ─ К. : Знання, 2008 . ─ 343 с.

4. Войтюшенко, Н. М. Сучасні можливості автоматизації бухгалтерського обліку підприємств / Н. М. Войтюшенко // Проблеми і перспективи реалізації облікової, контрольної та аналітичної функцій у соціокультурному просторі сучасного бізнесу, 2011 ─ С. 33-36.