Левковський Д.О.

К.е.н., доцент Шабельник Т.В.

Донецький національний університет економіки і торгівлі

імені Михайла Туган-Барановського

Методичні аспекти впровадження автоматизованої системи фінансового планування на підприємстві

Розвиток бізнесу та зростання конкуренції на основних капіталомістких ринках давно показали, що управління сучасним підприємством без автоматизації бізнес-процесів неминуче призведе до втрати темпів росту обсягу продажів та в перспективі втрати окремого напрямку бізнесу. Достатньо великого розповсюдження в Україні набули ERP системи, які впроваджуються широким колом компаній, здебільшого середніми та великими. Кінцевою метою таких впроваджень є ефективне виконання функцій обробки замовлень, матеріального постачання та управління резервами. Але більшість таких впроваджень все ще залишає занадто великий масив інформації для прийняття управлінських рішень керівництвом компанії, яке повинно оперувати значною кількістю звітів та таблиць. Давно стало очевидним, що автоматизації потребує не тільки облік, а такі необхідні управлінцям функції як планування, аналіз та контроль.

Завдання, які вирішуються ERP системами, можна поділити на три рівня: облік, планування, управління в реальному часі. Для підприємств різного профілю та різних форм власності найбільш актуальний сьогодні є повний облік, на базі якого і можна розвивати стратегічне та оперативне планування.

Система управлінського планування, обліку та контролю може бути повністю реалізована на програмному забезпеченні для фінансового планування. В рішеннях на основі спеціалізованих систем фінансового планування зацікавлені, перш за все, диверсифіковані компанії, які мають в своєму портфелі набір різнопланових бізнесів. Для управлінського обліку та фінансового планування в таких компаніях на рівні головної компанії єдино можливим рішенням є автоматизована система бюджетного управління. При цьому в дочірніх компаніях холдингу можуть використовуватися різноманітні засоби автоматизації.

Можна виділити такі критерії вибору до автоматизованої системи:

Технічні вимоги

- єдина база даних

- підтримка великої кількості користувачів

- інтеграція з іншими системами

- засоби безпеки даних

- налаштованість системи

Процес розподілу фінансових ресурсів на підприємстві є досить індивідуалізований. У великій мірі він залежить від започаткованих норм та правил установлених на початку розвитку підприємства. Тому, для побудови ефективної системи слід брати до уваги розвиток планування на підприємстві в ретроспективі. Можна класифікувати наступні способи фінансового планування, що притаманні різним ступеням розвитку підприємства:

1. Одноосібне, авторитарне планування.

2. Колегіальне планування.

3. Ієрархічне планування.

Досягнення кінцевої стратегічної мети повинно базуватися на досвіді поступового просування до неї. Розглянемо методику впровадження автоматизованої системи планування по етапах :

Етап 1. Розробка методики фінансового планування

На етапі розробки нормативних документів з питань планування аналізується фінансова структура підприємства, фінансові потоки та взаємовідносини між його структурними підрозділами.

Етап 2. Налаштування автоматизованої системи.

Другий етап складається із налаштування системи під розроблену методику.

Етап 3. Впровадження технології колективного планування.

Цей етап, власне, є етапом впровадження на підприємстві колективного планування на всіх підрозділах.

Етап 4. Побудова системи управлінської звітності.

Здійснюється підготовка управлінської звітності по підсумкам. Вона включає в себе комплект звітів по підрозділам (план доходів та витрат, бюджет грошових надходжень та витрат, кошторис операційних доходів та витрат).
Успішне впровадження автоматизованої системи планування повинно мати наступні результати:

- зменшення часу погодження бюджетів та планів, що робить процес планування більш детальним та ефективним, а також підвищити точність та оперативність реагування на відхилення;

- глибока деталізація обліку. Ефективний процес планування дозволяє залучати обмежену кількість виконавців шляхом розподілу повноважень, що підвищує достовірність обліку;

- легкість внесення змін в модель плану та регламент планування. При зростанні рівня автоматизації системи планування легкість внесення змін знижується по причині технічних обмежень;

- створення єдиної системи управлінської звітності. Єдина інтегрована середа для складання управлінської звітності забезпечує отримання керівництвом підприємства достовірної фінансової звітності.

Окрім вище переліченого практична користь для керівництва підприємства заключається в зменшенні ролі людського фактору в процесі планування. В результаті має суттєво покращитися точність планових показників, що в свою чергу, збільшує відповідальність співробітників за підготовку планів та додержання лімітів, а також покращується контроль виконання бюджету. Впровадження нової методики фінансового планування, що ґрунтується на принципах автоматизації бізнес-процесів об'єктивно викликає зміну технологій роботи і взаємодії всіх підрозділів. Щоб покращити координацію робіт, треба розробити детальні регламенти планування, а також провести попереднє навчання у всіх підрозділах.