Экономические науки/10. Экономика предприятия

К.э.н. Ефремова Л. И.

Мордовский государственный университет, Россия

Формирование информационного обеспечения принятия управленческих решений

Статья подготовлена при финансовой поддержке Российского гуманитарного научного фонда и Правительства Республики Мордовия,
грант №10-02-23-211а/В

В связи с возрастающей сложностью деятельности современного предприятия, функционирующего в жестких условиях рыночной экономики, обостряющейся борьбы за качество продукции, резко возросших информационных потоков, более сложным стало управление современным предприятием. Новые средства получения, хранения, анализа, передачи информации, связанные, прежде всего, с появлением компьютерной техники, сделали информационную индустрию неотъемлемой составной частью управления современным предприятием. Ни одно управленческое решение не может быть принято без ознакомления и анализа соответствующей информации. Недостоверная информация приводит к ошибочным решениям. Что дает автоматизация управления предприятию? Во-первых, снижение трудоемкости процессов управления. Во-вторых, повышение точности расчетов. В-третьих, повышение оперативности расчетов и анализа. В-четвертых, повышение эффективности управления.

Формирование информационной базы для процесса принятия стратегических решений в рамках стратегического управления необходимо начать с анализа двух взаимодействующих составляющих: внешней и внутренней информационной среды промышленного предприятия.

Особенности рыночной системы управления предприятием состоят в том, что исходящие от источников информационные потоки внешнего информационного пространства направлены не на предприятия, а глобальное информационное поле, включающее в себя множество источников и приемников информации, где каждое предприятие должно самостоятельно и за свой счет выбирать и приобретать необходимые информационные продукты.

Информацию, а также уровни информационного обеспечения управленческой и производственной деятельности промышленного предприятия мы предлагаем ранжировать в соответствии с градацией внешней информационной среды: на информацию макроокружения и непосредственного окружения предприятия.

Внешняя среда проявляет себя через воздействующие факторы: внешние автоматизированные базы и банки данных, правовые институты, финансовые организации, источники трудовых ресурсов. Внешние автоматизированные базы и банки данных являются основными источниками информационных ресурсов для промышленных предприятий, и их доступность для потребителей является показателем эффективности их использования. Правовые институты, проводя в жизнь политику правительства, оказывают существенное влияние на производственную и информационную деятельность предприятия. Финансовые организации специализируются на доставлении определенных видов кредитов, в том числе и на развитие информационных технологий предприятия. Качество трудовых ресурсов обеспечивается возможностью подготовки специалистов, способных адекватно реагировать на информационные изменения внешнего и внутреннего характера.

Внутренняя информационная среда промышленного предприятия характеризуется информационными процессами, под которыми понимаются процессы сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и распространения информации, их материальное, организационное, кадровое и финансовое обеспечение, что достаточно полно отражает существующая информационная база промышленного предприятия.

Следует предусмотреть, что с учетом анализа факторов внешней и внутренней среды система информационного обеспечения стратегического управления должна отражать комплексную картину деятельности промышленного предприятия, путем интеграции всех ее элементов в рамках информационной базы путем системного подхода к ее формированию.

Системный подход позволяет централизовать работы по сбору, обработке, хранению и передаче пользователю информации и использовать при этом индивидуальные ее свойства, выражающиеся в многократности ее использования. Сформированная система информационного обеспечения управления предприятием на основе указанного подхода представлена на рисунке 1.

Рис. 2. Система информационного обеспечения стратегического управления промышленным предприятием

В предлагаемой системе на вход поступает информация, характеризующая состояние внешней и внутренней среды предприятия. В рамках первого этапа, входящая информация проходит оценку значимости, сначала на рациональность и ценность информации, далее, на необходимый и достаточный объем, а затем – требуемое качество. Поступившая информация подвергается соответствующим оценкам, хранится, непрерывно обновляется, накапливается до необходимого объема в рамках информационной базы, основу которой составляют информационные массивы, включающие в себя учетную и внеучетную информации.

После осуществления систематизации значимой информации, она формируется по областям принятым на предприятии целей стратегического управления.

После формирования информации в первом блоке она поступает во второй блок – отбора информации, в котором сначала внеучетные и учетные данные подлежат интегрированию и корректировке, т.е. приводятся к единым оценкам и сопоставимым измерителям, находящимся в специально созданных для этой цели информационных ячейках. В результате корректировки данных появляется возможность получения реальных показателей. Далее проводится отбор необходимой информации, она обрабатывается и передается для обработки в виде системы показателей и параметров финансово-хозяйственной деятельности и внешней среды. Сформированная система показателей и параметров служит основой для построения элементов внемашинного и внутримашинного информационного обеспечения и представляет собой совокупность взаимосвязанных социальных, экономических и технико-экономических показателей, используемых для решения стратегических задач в рамках информационного обеспечения стратегического управления. Она определяет содержание управленческих документов и массивов.

Дальнейшая автоматизированная обработка позволяет составлять различные сводки, таблицы, ведомости, где информация сгруппирована по каким-либо реквизитам-признакам. Для выполнения группировок появляется необходимость кодирования этих группировочных реквизитов-признаков условными обозначениями, для чего используются системы классификации и кодирования. Они позволяют представить информацию в форме, удобной для восприятия машиной. Основная цель кодирования состоит в однозначном обозначении объектов, а также в обеспечении необходимой достоверности кодируемой информации. С помощью кодирования обеспечивается выполнение основных функций, связанных с обработкой экономической информации: минимизация объема информации при вводе ее в вычислительную систему и передаче но каналам связи; сортировка и поиск информации по ключевым признакам; разработка сводных экономических отчетов по различным признакам; декодирование при переходе от кодирования к их наименованиям при печати сводных экономических отчетов. Результатом обработки является создание унифицированной системы управленческой документации, которая включает комплекс взаимосвязанных стандартных форм документов и правил их оформления. Данный этап – процесс унификации.

На третьем, аналитическом этапе, унифицированная система управленческой документации подвергается комплексному анализу, в рамках которого мы выделяем: 1) семантический (предполагает оценку и анализ ее содержательной стороны и методологий построения); 2) прагматический (анализ качества информационного обеспечения); 3) экономический (анализ с позиций затрат, связанных с построением информационных массивов); 4)синтаксический (структурный анализ – выявление закономерностей постепенного агрегирования, усреднения информации и образования документов).

Для функционирования информационно-аналитической системы управления предприятием создаются банки и базы данных и знаний. Банк данных – комплекс, включающий специальные структуры организации информации, алгоритмы, специальные языки, программные и технические средства, в совокупности обеспечивающие создание и эксплуатацию системы накопления информации, поступающей от нескольких источников, ее обновление, корректировку и многоаспектное использование в интересах объектов управления, а также прямую связь с пользователем для получения ответов на произвольные, в том числе незапланированные запросы.

База данных является хранилищем специально организованных и логически связанных информационных элементов. Она состоит из самих данных и их описания. Между данными, находящимися в базе, поддерживаются установленные связи. Центральную роль в функционировании банка данных выполняет система управления базами данных. Эта система удаляет, добавляет, заменяет старые записи данных на новые и представляет собой эффективный инструмент обработки данных.

База знаний содержит информацию о накопленном практическом опыте специалистов по управлению, используется при подготовке управленческих решений и является необходимым компонентом экспертных систем, обеспечивающих выработку вариантов решений в автоматизированном режиме.

Заключительным этапом работы системы информационного обеспечения является представление результатов анализа собранной информации. Данная информация может быть охарактеризована как консолидированная. При получении доступа к консолидированной информации у управленцев появляется возможность прогнозирования развития ситуации во внешней и внутренней среде организации, а, следовательно, и влияния на эти события, что в свою очередь позволяет комплексно проводить процесс стратегического управления промышленным предприятием, принимать наиболее адекватные условиям управленческие решения, обеспечивая устойчивое и создание и развитие стратегических преимуществ.