Экономические науки/5.Управление трудовыми ресурсами

Норинська А.П.

Національний технічний університет України, «КПІ», Факультет менеджменту та маркетингу, Україна

Делегування: бути чи не бути?

Делегування як термін означає передачу задач і повноважень особі, яка бере на себе відповідальність за їх виконання. Делегування є засобом, за допомогою якого керівництво розподіляє серед співробітників завдання, які повинні бути виконані для досягнення цілей організації. Делегування є однією з найбільш незрозумілий і неправильно застосовуваних концепцій управління. Для ефективного здійснення делегування необхідно розуміти пов'язані з цим концепції відповідальності і організаційних повноважень.

Є дві концепції процесу, за допомогою якого передаються повноваження:

1.Согласно класичної концепції повноваження передаються від вищих до нижчих рівнів організації.

2.Якщо підлеглий не приймає повноважень від керівника, то передачі повноважень не відбувається.

Повноваження є обмеженим правом використовувати ресурси і командувати людьми. Всередині організації ці межі зазвичай визначаються політикою, процедурами, правилами і посадовими інструкціями. Особи, що виходять за ці межі, перевищують свої повноваження, навіть коли це необхідно для виконання делегованих завдань. Межі повноважень розширюються у напрямку більш високих рівнів управління організацією. Але навіть повноваження вищого керівництва обмежені. Більша частина повноважень керівника визначається традиціями, звичаями, культурними стереотипами та звичаями суспільства, в якому організація функціонує. Ці фактори, з одного боку, обмежують повноваження, а з іншого боку - підтримують їх. Обмеження, що накладаються на повноваження, часто порушуються на практиці. Щоб краще це зрозуміти треба розглянути різницю між повноваженнями і владою.

Вміння грамотно делегувати свої повноваження є одним з основних якостей, яким повинен володіти успішний менеджер. В наш час без цього вміння навряд чи можна уявити собі успішного підприємця. Спробуємо розглянути в цій статті найвідоміші помилки і проблеми, з якими стикається керівник, коли має намір довірити підлеглому частину своєї роботи.

Чому важливо делегувати повноваження? Та хоча б тому, що людський ресурс завжди обмежений, і часу на те, щоб виконати всю роботу поодинці може не вистачити. Особливо, якщо глибоко зануритися в рутину. Це лише забере багато сил, але основна робота з місця не зрушиться.

Всім відомо, що керівники намагається всюди довіряти рутину своїм помічникам. Отже, що ж може дати грамотне делегування повноважень:

· Звільнити вам час для вирішення більш важливих завдань. Для простих роздумів, які дуже важливі в сучасному світі;

· Підвищити мотивацію персоналу;

· Підвищити довіру в команді;

· Перевірити своїх співробітників на ретельність.

З перевагами все начебто зрозуміло. Але які проблеми можуть виникнути у разі делегування повноважень?

Співробітники не хочуть братися за «не свою» робот.

Це досить цікавий момент, коли працівник може відмовити, керуючись тим, що запропонована йому робота не входить в коло його обов'язків. Насправді це поширена практика. Виникнення такої ситуації можливо в силу того, що неправильно організована структура самої компанії. Співробітники не усвідомлюють коло своїх обов'язків, не розуміють, що їх чекає у випадку виконання додаткової роботи. У них просто немає мотивації на її виконання.

Вирішити проблему можна змінивши саму структуру організації, налагодивши зовсім інші відносини з підлеглими, щоб вони розуміли, що в їх коло обов'язків входить все, що може поліпшити становище компанії, а не тільки те, що обумовлено в трудовому договорі. Крім того, тут дуже важливо організувати роботу компанії так, щоб будь-яка, навіть не вдала ініціатива співробітників віталася.

Робота має подобатися.

Менеджеру або керівнику обов'язково варто придивитися до своїх співробітників з тим, щоб зрозуміти, яка робота є найцікавішою для кожного з них. Достатньо просто подивитися на успіх компанії Google, де кожен зайнятий тим, що виконує ту роботу, до якої у нього лежить душа. Це цілком може працювати і в будь-якій іншій компанії. Якщо делегувати співробітнику ту роботу, за яку він береться з задоволенням, то і проблем буде менше.

Чітке уявлення винагороди.

Співробітник повинен чітко уявляти, що йому буде за виконану роботу. Це не повинно бути приховано за сімома печатками. Будь-яка робота повинна мати рівнозначне її складності винагороду.

І не обов'язково матеріального характеру. Іноді достатньо просто зазначити співробітника, адже всі люди хочуть бути успішними не тільки фінансово, але і в професійному плані, уявляючи себе хорошими працівниками.

Свобода дій.

Домогтися ідеальних стосунків зі співробітниками можна, грамотно делегуючи їм повноваження, тільки в тому випадку, якщо вони володіють певною свободою, якщо вони лояльні до вас. Але як цього домогтися? Ось невеликий приклад дій маленької приватної дизайн-студії:

У свої ранні роки компанія Кріса Уолласа, що займається розробкою веб-сайтів, ще не мала достатньої кількості замовлень, щоб заповнити весь робочий час співробітників. Проте Кріс не хотів, щоб його працівники займалися «байдикування». Він вирішив, що в такі хвилини простою вони цілком можуть займатися своїми справами, пов'язаними так чи інакше з творчістю. Вони могли робити що завгодно. Поки у компанії не було замовлень.

У підсумку, службовці почали проводити хвилини простою, удосконалюючи свої навички в суміжних з дизайном галузях: цифрової фотографії, написання музики, редагуванні відео та багато іншого. І вся ця робота виявилася затребуваною компанією. Кріс завжди звертався до проектів своїх співробітників, коли його дизайн-студії були потрібні свіжі ідеї. Зазвичай, представляючи клієнтам варіанти робіт, зроблених раніше студією, він показував до 40% з них у проектах співробітників, які були зроблені в хвилини простою компанії, що знаходиться без замовлень.

Компанія Кріса, SuperGroup Creative Omnimedia Inc зростала з кожним роком і сьогодні налічує близько 15 співробітників. Річний дохід студії становить близько 3 мільйонів доларів. І сьогодні у компанії теж бувають години простою, коли всі замовлення виконано, а нові ще не надійшли.

Філософія Кріса Уоллоса аніскільки не змінилася. У такі хвилини співробітники, як і раніше можуть займатися своїми захопленнями не пов'язаними безпосередньо з роботою. Компанія ж продовжує одержувати плоди від такої організації робочого часу співробітників.

Кріс вважає, що надання службовцям більшої свободи підвищує їх лояльність, і сприяє тому, що вони починають «hard working» (можна сказати, що дуже багато працювати). Службовці приходять на роботу рано, а йдуть вже пізно ввечері.

Немає кому доручити роботу. Всі співробітники і так зайняті.

Якщо керівник стикається з такою ситуацією, то це просто означає, що в компанії спостерігається деяка брак кадрового складу. Потрібні нові люди. Наприклад, у компанії «Євросіть», якщо якийсь старший менеджер починає тривалий час переробляти, то йому насильно наймають помічників, щоб такого не відбувалося. Так як в таких ситуаціях знижується якість роботи.

Впевненість в результаті.

Відмова від делегування повноважень на основі того, що ви просто не будете тоді впевнені в якості виконуваної роботи. Це вже питання довіри до підлеглих, який необхідно вирішувати. Звичайно, при цьому потрібно бути впевненим у тому, що компанія наймає правильних людей, здатних справлятися з поставленими нею завданнями.

Нарешті, у разі делегування повноважень важливо розуміти, що потрібно чітко розписати завдання, щоб одержувач завдання уявляв, що від нього вимагається, які надії покладаються.