К.т.н.,
доцент Косарев В.М.
Днепропетровский университет экономики и права
информационная аналитическая система управления вузом:
опыт внедрения и
совершенствования
Современные системы управления деловыми процессами позволяют интегрировать
вокруг себя различные технологические и идеологические подходы, формируя единое
информационное пространство. В современных условиях ощущается потребность в
использовании не просто автоматизированной системы управления, а
интегрированной информационной аналитической системы, опирающейся на работу со
специализированными банками данных, банками знаний и включающей в себя
технологии экспертных систем, статистических методов обработки информации и
современных средств анализа.
Процесс внедрения и поэтапного совершенствования информационной
аналитической системы управления (ИАСУ) вузом рассматривается Днепропетровским
университетом экономики и права (ДУЕП) как комплекс тщательно спланированных
мероприятий в рамках модернизации и совершенствования информационной среды
университета. Необходимость разработки современной ИАСУ связана с динамичным
развитием университета и усложнением механизмов управления его деятельностью.
За 1993 – 2006 годы в ДУЕП были созданы 2 филиала (В Полтавской и Одесской
области), 4 новых факультета и 18 кафедр, 4 образовательных и
научно-исследовательских институтов, 5 университетских международных и
инновационных центров. На базе университета создана Высшая школа бизнеса,
работающая по программе МБА. В связи с увеличением контингента студентов и
аспирантов с 2 до 7 тыс., расширением спектра направлений деятельности,
усложнением структуры университета потребовалась серьезная реорганизация
административно - организационной структуры управления университетом, повышение
эффективности университетского менеджмента на всех уровнях управления.
Созданная в конце 90-х годов на базе персональных компьютеров, объединенных
затем в локальную сеть, система, несмотря на многолетнее эволюционное развитие,
имела недостатки. Она не охватывала все стороны деятельности вуза; не
обеспечивала комплексную поддержку принятия управленческих решений на всех
уровнях (кафедра, деканат); не имела эффективных средств интеграции в единую
информационную среду вуза.
Кроме того, в силу ограниченных возможностей программных и технических
средств система не могла в полной мере обеспечить: автоматизированное
формирование интегрированной информации о динамике состояния вуза (по всем
видам деятельности); разграничение уровней доступа, защиту информации;
сопряжение с региональными и государственными системами управления
образованием.
Ориентированная в основном на автоматизацию деятельности сотрудников
конкретных подразделений система не обеспечивала информационные потребности
студентов, преподавателей, абитуриентов, их родителей, а также других
заинтересованных во взаимодействии с университетом лиц.
Вместе с тем накопленный опыт разработки и внедрения подсистем управления
позволил: успешно решать стоящие перед университетом задачи повышения
эффективности управления; уточнить постановки задач и сформулировать новые
задачи, направленные на удовлетворение информационных потребностей всех
категорий пользователей; приобрести сотрудникам различных
структурных подразделений университета навыки использования компьютеров
и программных средств; разработать технологию внедрения подсистем в
деятельность вуза.
В университете был создан Информационно-
технический центр, который в тесном взаимодействии с деканатами,
подразделениями университета и особенно с Учебно-методическим центром обеспечивал
функционирование более чем 20 задач
системы.
Основными направлениями деятельности центра стали: организация внедрения
новых информационных технологий, сопровождения программного и
методического обеспечения подсистем ИАСУ, в первую очередь, учебного процесса; предоставление
информации внешним организациям, как в электронном виде, так и на бумажных
носителях; организация обучения и консультирования сотрудников структурных
подразделений университета по сопровождению и использованию ИАСУ ДУЕП.
В процессе создания и развития информационной системы для целей управления
вузом в ДУЕП сформировались следующие основополагающие принципы, которые были использованы при совершенствовании
(модернизации) ИАСУ:
преемственность в постановке задач и в функциональной полноте создаваемых
подсистем;
привлечение сотрудников отделов и подразделений на возможно ранних этапах
разработки подсистем;
формирование единой базы данных (БД) для всех задач управления в
университете, что позволило избежать ненужного дублирования данных;
применение Internet / Intranet
технологий в качестве средства использования информационных ресурсов позволило
использовать стандартные технологические процессы и программное обеспечение для
обмена и обработки данных;
определение типового информационного и программного обеспечения (ПС)
позволило наметить определенный стандартный набор приложений, с которыми
придется работать как разработчику системы, так и конечному пользователю;
открытость системы для разработки новых приложений позволило определить единый
интерфейс взаимодействия всех компонент системы;
поэтапный переход с уже действующих разрозненных подсистем к единой
глобальной системе обеспечил плавное развитие и становление новой системы;
объединение уже существующих и будущих документов на основе единого
электронного документооборота дало возможность связать все компоненты новой
системы и уже работающие подсистемы в единое информационное пространство;
использование современных средств анализа информации позволило проводить
качественный всесторонний анализ деятельности вуза в целом;
сотрудничество с другими вузами с целью использования передового опыта;
анализ особенностей бизнес-процессов университета при проектировании
подсистем ИАСУ;
разработка подсистем с возможностями адаптации к изменяющимся условиям
функционирования университета;
хранение и использование «исторических» данных (сформированных на
предыдущих этапах эксплуатации информационных систем управления);
поэтапное внедрение новых разработок с обеспечением сосуществования
«старых» и новых подсистем за счет реализации информационного обмена между
ними;
организация постоянно действующих курсов, семинаров, стажировок для
сотрудников университета и его филиалов по вопросам использования возможностей
ИАСУ в практической деятельности.
Бесспорным преимуществом модернизированной ИАСУ является наличие следующих
моделей, инструментов, методов и средств:
общие модели данных и единые средства проектирования и программирования;
единые средства для хранения и манипулирования данными (использование
данных в общих таблицах с разграничением прав доступа; использование общих
справочников; обмен информацией между подсистемами на основе единого
электронного документооборота; автоматическая генерация проектной
документации);
обеспечение возможности групповой работы (сетевые услуги, файлы, принтеры и
т.д.);
разграничение уровней доступа; многоуровневая защита информации;
аналитическая обработка данных;
наличие базовых средств для представления информации
в Интернет.
Система управления университетом в соответствии с его стратегией развития
включает в себя подсистемы, объединяющие функционально взаимосвязанные виды
деятельности. Целью создания ИАСУ является информационно-аналитическое
обеспечение: организационной деятельности вуза; управления учебным процессом;
управления качеством образования; управления научными исследованиями;
международной деятельностью; управления персоналом; управления экономикой и
финансами; бухгалтерского учета; расчетов по заработной плате; управления
социальным развитием; управления материально-техническим обеспечением;
управления проектами; библиотечной и издательской деятельности.
Возможности современной ИАСУ университета поддерживаются следующими
основными группами подсистем:
технологического обеспечения управления («Кадры сотрудников», «Контингент
студентов», «Учебные и рабочие планы», «Бухгалтерия» и др.);
обеспечения руководителей отделов и подразделений, руководителей проектов и
договоров, в т.ч. и международных;
обеспечения деятельности преподавателей, сотрудников, студентов,
абитуриентов и выпускников вуза;
информирования внешних пользователей о состоянии вуза (МОНУ, органы
регионального управления, родители и другие группы пользователей).
В настоящее время разработаны, внедрены в
практическую деятельность следующие подсистемы АСУ: управление организационной
деятельностью; управление учебным процессом (планирование учебного процесса;
контингент студентов; деканат; кафедра); управление персоналом; приемная
кампания - абитуриент; финансовое планирование; бухгалтерский учет; учет
материальных средств.
Существенно изменяется подсистема «Управление организационной деятельностью
вуза». Функционал подсистемы позволяет определять структуру университета в виде
иерархически организованного набора подразделений (организации, филиалы,
входящие в его состав), создавать новые подразделения, осуществлять ликвидацию
и переподчинение структурных единиц. Наличие в составе ИАСУ данной подсистемы
обеспечивает возможность получения интегрированной информации по каждому
структурному подразделению и по университету в целом.
Совершенствование ИАСУ в Днепропетровском университете экономики и права
рассматривается как процесс постепенного перехода от функционирующих ранее
подсистем системы управления вузом к методам управления на базе современной
информационной системы и включает:
обновление технических и программных средств;
развитие корпоративной сети вуза (каналы доступа по выделенным и
беспроводным линиям, локальные сети корпусов, увеличение производительности
доступа к внутренним и внешним ресурсам);
установку и настройку информационно-программного обеспечения;
переподготовку персонала в связи с изменением функциональных обязанностей;
организацию сопровождения и администрирования интегрированной базы данных.
Все подсистемы модернизированной ИАСУ
придерживаться общего интерфейса обмена данными. В качестве
основного системного интерфейса пользователя используется стандартный
графический интерфейс операционной системы MS Windows,
а также популярного броузера – Microsoft
Internet Explorer.
Все подсистемы ИАСУ ориентированы на иерархическую структуру пользователей, а
каждая компонента ориентирована на соответствующие минимальные технические
средства для своей работы.