ОРГАНІЗАЦІЯ ОБЛІКУ ВИКОНАННЯ БЮДЖЕТУ У ФІНАНСОВИХ ОРГАНАХ

К.е.н, доц. Демчук Н.І., Скорук А.А.

Дніпропетровський державний аграрний університет

ОРГАНІЗАЦІЯ ОБЛІКУ ВИКОНАННЯ БЮДЖЕТУ У ФІНАНСОВИХ ОРГАНАХ

Бюджетним обліком називається сукупність облікових процедур про рух і стан фінансових ресурсів при виконанні бюджету та виконанні кошторисів бюджетних установ. Система бюджетного обліку складається з трьох підсистем (видів) обліку —- бухгалтерський, фінансовий і управлінський облік, які ґрунтуються на єдиній теоретичній та інформаційній базі, відрізняючись за формою і періодичністю розрахунку даних.

Бухгалтерський облік забезпечує своєчасне та повне відображення всіх операцій, надання користувачам інформації про стан активів і зобов'язань, результати виконання бюджетів (кошторисів) та їх змін.

Фінансовий облік ведеться з метою накопичення даних про доходи, видатки, кредитування за вирахуванням погашення і псування дефіциту бюджетів, а також підбиття результатів виконання бюджетів (кошторисів).

Управлінський облік ведеться з метою забезпечення керівництва оперативною фінансовою і нефінансовою інформацією у передбаченій формі для планування й управління, оцінки і контролю використання бюджетних коштів.

Предметом бюджетного обліку є фактичний стан і рух фінансових ресурсів. Об'єктами бюджетного обліку є: доходи і видатки бюджету; фінансування і борг бюджету; кошти, що перебувають на рахунках; кошти в розрахунках; фонди і резерви, які формуються у бюджетах у процесі їх виконання; матеріальні цінності бюджетних установ.

Методом бюджетного обліку називається сукупність послідовно застосовуваних способів, за допомогою яких створюється інформаційна модель фактичного стану і руху фінансових ресурсів у процесі обліку виконання бюджетів (кошторисів) та постійно підтримується відповідність цієї моделі відображеній у ній дійсності. Кожна ланка цієї низки способів, взята окремо, називається елементом методу бюджетного обліку. До елементів методу бюджетного обліку належать: наскрізне документування первинної інформації про предмет обліку; періодичне проведення інвентаризацій; виявлення вартісної сутності економічних явищ, що змінюють стан фінансових ресурсів; використання бухгалтерських рахунків — специфічного інструментарію систематизації первинних відомостей, наявних у документах; застосування подвійного запису на бухгалтерських рахунках; подання інформаційної моделі стану фінансових ресурсів у вигляді балансу; відображення найважливіших фрагментів інформаційної моделі руху фінансових ресурсів у вигляді зовнішньої звітності та внутрішніх зведень.

Завданнями обліку виконання бюджету є повне, своєчасне і достовірне відображення процесу виконання державного та місцевих бюджетів.

Бюджетний облік, як і бухгалтерський облік загалом, здійснюється на підставі первинних документів, якими оформляється операції з виконання бюджету, схем їх документообороту, облікових реєстрів, у яких відображаються ті чи інші операції.

Усі операції з виконання бюджету оформляються документально. Документи, в яких відображаються відомості про ці операції та підтверджується їх здійснення, називаються первинними, оскільки вони є основою для ведення обліку. Головним первинним документом у процесі виконання бюджету є платіжне доручення. Ознаки і показники операції, зафіксовані у первинному документі, називаються реквізитами документа.

Різноманіття первинних документів зобов'язує науково їх класифікувати за:

1) ступенем узагальнення інформації документи поділяються на первинні та зведені. Первинним є документ, у якому вперше відображається одна або кілька операцій, а зведеним — документ, узагальнюючий дані первинних документів;

2) характером використання документи поділяються на разові та накопичені. Разовим є документ, в якому подана одна операція, а накопиченим — документ, де показані ознаки й показники кількох однорідних операцій;

3) кількістю облікових позицій виділяють однорядкові і багаторядкові документи;

4) місцем створення документи поділяються на зовнішні та внутрішні;

5) способом заповнення документи поділяються на заповнені традиційно (вручну) і за допомогою засобів механізації.

Схеми документообороту показують, хто і на якій підставі виписує цей документ, кому він надсилається, де і як використовується. Під час здійснення однієї операції з виконання бюджету виписується один або кілька документів, які перебувають в обігу між різними організаціями. Документооборотом називається рух документів з моменту їх виникнення до здачі в архів.

На основі первинних документів здійснюються записи в меморіальні ордери і в облікові реєстри.

Записи в облікових реєстрах ведуться в основному з меморіальних ордерів. Вони мають форму документів, які призначаються для скорочення записів в облікові реєстри з первинних документів. Наприклад, протягом дня надійшло кілька первинних документів, якими оформляється надходження доходів. Усі вони відображаються в одному меморіальному ордері.

Обліковий реєстр — це носій інформації, отриманої на підставі первинних документів або з інших реєстрів. Зовнішній вигляд і матеріальна основа облікових реєстрів різноманітні: книги, відомості, картки, табуляграми, машинограми, магнітні стрічки, магнітні диски. Облікові реєстри класифікуються за такими ознаками: 1)за матеріальною основою поділяються на паперові та виконані без використання паперу; 2) за способом заповнення — на заповнення вручну, з використанням машин і автоматично; 3) за характером групування інформації — на систематичні, хронологічні і комбіновані; 4) за способом графлення реєстри бувають контокорентні, багатографні, шахові та ін.; 5) за ступенем узагальнення інформації розрізняють синтетичні, аналітичні і комбіновані реєстри; 6) за способом розміщення записів реєстри поділяються на односторонні і двосторонні.

Бюджетний облік може вестись за різноманітними системами і формами, різними способами, залежно від чого встановлюються форми облікових реєстрів.

Система і форма обліку. Розрізняють дві системи бухгалтерського обліку — просту і подвійну. За простої системи кожна операція оформляється одним записом в обліковому реєстрі, а за подвійної— реєструється на двох рахунках.

Подвійна система є більш сучасною і прогресивною, оскільки створює передумови для внутрішнього контролю через складання балансу. Вона є основною в бюджетному обліку. Проста система ведення обліку допускається в невеликих бюджетних установах, які не охоплені централізованим обліком.

За подвійної системи бухгалтерського обліку застосовують різні його форми. У бюджетному обліку використовуються три форми: журнал-головна, меморіально-ордерна і журнально-ордерна. Відмінність однієї форми від іншої полягає у використанні для ведення обліку тих чи інших облікових реєстрів.

Облік виконання бюджету у фінансових органах ведеться за формою «Журнал-головна». За цієї форми синтетичний облік здійснюється у книзі «Журнал-головна», де відображаються обороти за рахунками синтетичного обліку. Аналітичний облік ведеться у спеціальних книгах, відомостях та на картках. Ця форма є компактною, проте допустима у разі, коли план рахунків невеликий і здійснювані операції порівняно однорідні.

Відомо кілька способів ведення бюджетного обліку: ручний, механізований і автоматизований.

За ручного способу облікові реєстри (книги, відомості, картки) заповнює вручну бухгалтер, який опрацьовує інформацію. Це традиційний спосіб ведення обліку, який характеризується великою трудомісткістю і потребою у залученні значної кількості кваліфікованих спеціалістів.

За механізованого обліку використовувалися спеціальні облікові реєстри, пристосовані для їх складання на бухгалтерських машинах. Такими реєстрами є відомості і картки. Зміст форм цих облікових реєстрів загалом відповідав обліковим реєстрам, що використовувалися за ручного ведення обліку.

Автоматизований спосіб ведення обліку передбачає використання комп'ютерів. У сучасних умовах цей спосіб заснований на використанні персональних комп'ютерів. Інформація заноситься в комп'ютер бухгалтером і зберігається на машинних носіях. Основою комп'ютерного обліку є встановлені форми облікових реєстрів, тобто немає потреби, як за механізованого обліку, розробляти спеціальні форми. За комп'ютерного обліку відпадає потреба у заповненні бухгалтерських книг, карток, відомостей. Однак існує проблема зберігання інформації, яка може бути втрачена або пошкоджена з різних причин, у тому числі і через комп'ютерні віруси.

Підсумкові дані з комп'ютера завжди можуть бути роздруковані, тобто забезпечується перехід від машинних до звичайних носіїв інформації.

Автоматизований спосіб ведення обліку набув широкого використання з початку 90-х років. У даний час облік виконання Державного бюджету України ведеться на персональних комп'ютерах. Облік виконання місцевих бюджетів ведеться як вручну, так і автоматизовано, на персональних комп'ютерах.

План рахунків — це систематизований перелік рахунків бухгалтерського обліку операцій з виконання Державного та місцевих бюджетів.

У бюджетному обліку окремо виділені плани рахунків з обліку виконання бюджету у фінансових органах та кошторисів у бюджетних установах.

Облік виконання бюджету у фінансових органах ведеться за єдиним планом рахунків, який поділяється на три частини: балансові рахунки, фінансові рахунки, меморандні і позабалансові рахунки. Кожна частина плану рахунків складається з класів (однозначні), розділів (рахунки другого порядку — двозначні), груп (рахунки третього порядку — тризначні) і самих рахунків (рахунки четвертого порядку — чотиризначні).