Доц., к.т.н. Сапицька І.К., Сац А.Г.

Донецький національний Університет

Автоматизована система документообігу в Селидівському міському суді

Практично будь-яка сфера людського життя пов'язана зі створенням і використанням документів. Документи відіграють виключно важливу роль у сфері соціально-економічного управління, так як прийняття та реалізація значної частини управлінських рішень пов'язана безпосередньо з ними. Документи являють собою специфічний предмет і результат управлінської діяльності.

На межі ХХІ століття значно підвищилася увага до вивчення проблем управління. Зважаючи на те, що найважливішим носієм інформації в системі управління є документ, то найбільша увага концентрується саме на організації документообігу. Використання документів, зокрема електронних, якісно підвищує роботу у найрізноманітніших сферах діяльності. Так важливими сферами для організації будь-якої галузі є інформаційне та документаційне забезпечення управління (ДЗУ). На сьогодні створюються нові можливості для його удосконалення, а також для підвищення ефективності роботи з документами. [4]

Дослідженню проблем організації документообігу присвячена значна кількість наукових праць як вітчизняних, так і зарубіжних вчених. Зокрема Е.В.Малахов та В.С.Пелехов аналізують проблеми автоматизації документообігу[7]; А.Н. Діденко характеризує процедури, які відбуваються під час обробки документації. [3]

Дослідження електронного документообігу, впровадження та вибір системи управління документами знайшли віддзеркалення в працях Г.Г.Асєєва [8]; О.В. Матвієнко, М. Н Цивіна а також інших вчених. [9]

Об'єктом дослідження є система документообігу в Селидівському міському суді Донецької області.

До основних завдань Селидівського міського суду як суду загальної юрисдикції, належить здійснення правосуддя на засадах верховенства права і забезпечення захисту гарантованих Конституцією України та законами прав і свобод людини й громадянина, прав і законних інтересів юридичних осіб, інтересів суспільства та держави. [1]

Селидівський міський суд є судом першої інстанції, який розглядає справи і вирішує її по суті своїм вироком, рішенням, ухвалою чи постановою.

Його склад - це Голова та заступник Голови, 5 суддів місцевого суду, 1 керівник апарату та заступник керівника апарату, 1 консультант, 1 спеціаліст з компьютерних технологій, 1 консультант з кадрових питань, 8 помічників суддів, 2 судових розпорядників, 8 секретарів судового засідання, ,1 завідуючої архівом та канцелярія. До канцелярії входять старший секретар, 4 секретарі та 1 секретар - друкарка.

Загальні правила ведення судового діловодства, порядок роботи з документами з моменту їх надходження чи створення в суді до відправлення або передавання в архів, звернення до виконання судових рішень в Селидівському міському суді здійснюється відповідно до Інструкції з діловодства в місцевому загальному суді, затвердженої наказом Державної судової адміністрації України від 27 червня 2006 року № 68. [5]

Із самого початку діяльності суду діловодство велось у паперовому варіанті, що передбачало наявність безлічі журналів, статистичних карток та інших документів на паперових носіях. Усі документи, які складаються при підготовці справи до розгляду, заповнювались, звісно, в ручному режимі. А протягом усього часу роботи суду кількість справ, що надходять до розгляду, щораз збільшується. З одного боку, постійно зростаюча кількість звернень до суді свідчить про підвищення довіри громадян до системи адміністративної юстиції, а з іншого — таке навантаження на суддів спонукає до пошуку шляхів покращення оперативності розгляду справ. Одним із таких заходів і є запровадження в роботі суду системи електронного документообігу.

Порядок функціонування автоматизованої системи документообігу в Селидівському міському суді визначається Положенням про автоматизовану систему документообігу суду розроблено відповідно до Закону України "Про судоустрій і статус суддів", Господарського процесуального кодексу України, Кодексу адміністративного судочинства України, Кримінально-процесуального кодексу України, Цивільного процесуального кодексу України.

Автоматизована система документообігу забезпечує: [2]

- об'єктивний та неупереджений розподіл справ між суддями з додержанням принципів черговості, рівної кількості справ для кожного судді, з врахуванням завантаженості кожного судді, спеціалізації, а також вимог процесуального закону;

- надання фізичним та юридичним особам інформації про стан розгляду справ, в яких вони є учасниками процесу;

- централізоване зберігання текстів судових рішень та інших процесуальних документів;

- підготовку статистичних даних;

- реєстрацію вхідної та вихідної кореспонденції, етапів її руху;

- видачу судових рішень та виконавчих документів на підставі наявних у автоматизованій системі даних;

- передачу справ до електронного архіву.

Система електронного документообігу дає змогу значно підвищити ефективність виконання судом своїх функцій. Використання даної системи сприяє забезпеченню розгляду адміністративної справи в найкоротші терміни. Економія часу на розгляд справи починається вже від її реєстрації в канцелярії суду та закінчується отриманням особою виконавчого документу. [6]

З моменту використання даної автоматизованої системи в суді спостерігається стійка динаміка покращення оперативності розгляду справ, отримання громадянами інформації щодо розгляду своєї справи та отримання копій процесуальних документів.

Основними чинниками зазначених позитивних результатів є те, що реєстрація всієї вхідної та вихідної кореспонденції (позивні заяви, скарги, адміністративні справи та інші, передбачені законом документи, що подаються до суду й можуть бути предметом судового розгляду, відбувається в автоматизованому режимі. Впровадження такої системи реєстрації кореспонденції дозволило втричі скоротити час, необхідний для реєстрації адміністративних справ.

При використанні електронного документообігу значно зменшується обіг документів у паперовому варіанті, спрощується процес доступу громадян до необхідної інформації, що робить суд відкритішим та доступнішим для людей.

Автоматизована система документообігу має також потужну систему пошуку, за допомогою якої необхідну інформацію можна отримати в потрібному вигляді за лічені хвилини. Таким чином забезпечується процес оперативності та достовірності отримання громадянами в суді різної інформації стосовно руху його адміністративної справи.

Ще однією перевагою системи є складання статистичного звіту за допомогою автоматизованої системи документообігу. З впровадженням у суді системи процес підготовки статистичного звіту набув нового змісту. Його формування здійснюється лише одним працівником.

Зазначимо, що дана програма має безліч можливостей для опрацювання статистичної інформації та відображення її з різних точок зору. Проте, поряд із переліченими перевагами електронного документообігу, існують і певні недоліки, пов’язані з використанням програмного продукту. На даний час в Україні існує декілька систем електронного документообігу, які використовуються в судових органах, такі як "Тет- та", "Юртех" та "Атлант".

Істотним недоліком використання різних автоматизованих систем документообігу є те, що інформація, створена в одній системі, не може бути використана в іншій. Це суттєва перепона в роботі судових органів, оскільки необхідність їх взаємодії через обмін інформацією є беззаперечною. Судова влада повинна перебувати в єдиній системі електронного документообігу, яка передбачає передачу (реплікацію) даних від однієї ланки до іншої.

На сьогодні питання автоматизованого діловодства в судах не врегульовано на законодавчому рівні, хоча у Верховній Раді України зареєстровані проекти Закону "Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо запровадження автоматизованої системи документообігу в адміністративних судах" та Закону "Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо запровадження автоматизованої системи документообігу в загальних судах".

На підставі дослідження автоматизованої системи документообігу можна зробити наступні висновки:

· охарактеризовано роботу судового органу першої інстанції в напрямку діловодства, визначено ключові моменти функціонування автоматизованої системи документообігу, які дозволяють скоротити термін веденя справ та пошуку інформації;

· проведен аналіз системи єлектронного документообігу, який свідчить: впровадження системи дозволяє підвищити ефективність, оперативність та достовірність інформації. Але программа несумісна з іншими системами, що використовуются в судових органах, а це не дозволяє обмінюватися необхідною інформацією і знижує ефективність її використання;

· у судовій системі доцільно використовувати єдину інтегровану систему документообігу, яка передбачає взаємодію всіх елементів системи.

Література

1. Закон України “Про судоустрій України” від 07.02.2002 року.// Відомості Верховної Ради України, 2002, № 27-28, (12.07.2002) ст. 180.

2. Положення про автоматизовану систему документообігу суду/ Затверджено рішенням Ради суддів України від 26 .11. 2010 № 30

3. Діденко А.Н. Сучасне діловодство. - К.: Либідь, 2010

4. Асєєв, Г.Г. Управління сучасним документообігом: теорія, структура, методи //Вісник Книжкової палати. – 2004. – № 4. – С. 26-29

5. Інструкції з діловодства в місцевому загальному суді, затвердженої наказом Державної судової адміністрації України від 27 червня 2006 р. № 68.

6. О.М.Пасенюк. Адміністративний суд Украіни: збірник наукових праць/ Київ, 2009.

7. Є.В. Малахов, В.С. Пелехов. Організація систем автоматизованого документообігу./ Тр. Одес. политехн. ун-тa. — Одессa, 2006 р.

8. Асеев Г. Г. Электронный документооборот. -К.: Кондор, 2007

9. Матвієнко О.В., Цивін М.Н. Основи організації електронного документообігу/ Навч. пос. - К.: Центр учбової літератури, 2008