Павлова І.В.

Науковий керівник: к.е.н., доцент Шабельник Т.В.

Донецький національний університет економіки і торгівлі імені Михайла Туган-Барановського

Автоматизація процесу бухалтерського обліку як засіб підвищення його ефективності

Керівнику українського підприємства сьогодні приходиться приймати рішення в умовах невизначеності і ризику, що змушує його постійно тримати під контролем різні аспекти фінансово - господарської діяльності. Ця діяльність відбита у великій кількості документів, що містять різнорідну інформацію. Грамотно оброблена і систематизована вона є деякою мірою гарантією ефективного управління виробництвом. Навпроти, відсутність достовірних даних може привести до невірного управлінського рішення і, як наслідок, до серйозних збитків.

Якщо не брати до уваги навмисні протиправні дії, то всі помилки бухгалтерського обліку відбуваються або через недбайливість або через незнання особливостей ведення бухгалтерського обліку в Україні. Такі помилки практично неминучі при ручному обліку чи при використанні застарілих чи нелегальних версій програмних комплексів. З впровадженням комп’ютерних інформаційних облікових систем, які грунтуються на сучасних інформаційних технологіях, бухгалтери та управлінці отримують численні переваги і виграє підприємство в цілому.Саме цей факт і обумовлює актуальність обраної теми.

Метої статті є доведення ролі автоматизації бухгалтерського обліку у підвищенні його ефективності.

Дослідженням цього питання займався ряд українських вчених таких як Ивахненков С.Л., Марченко Д.М., Шершньова. Г.В., Терещенко В.С. та інші.

Автоматизація виключно фінансового та податкового обліку необхідна перш за все самим бухгалтерам для ефективного виконання своїх функцій. І тут використання комп’ютерних програм надає ряд істотних переваг саме щодо бухгалтерського обліку. Впровадження комп’ютерної техніки не передбачає внесення істотних змін у принципи бухгалтерського обліку, проте техніка збору і обробки інформації вдосконалюється. При цьому, як правило, надаються додаткові можливості контролю [1].

На українському ринку на цьому сегменті ПЗ представлено розробки таких фірм, як російські „1С”, („1С: Бухгалтерія”) і „Парус” („Парус-Підприємство”), вітчизняні розробки фірм „СофтТАКСІ” (X-DOOR), „АБ-Система” („Офіс-2000”), „Імпакт” („Акцент-Бухгалтерія”), „Баланс-Клуб” (SoNet), „Глобал Аудит” („Quasi+Бухгалтерія”), GMS (Office Tools) та деякі інші; у сфері автоматизації торгівлі - фірма „ТРАСКОсофт” (Trade Manager) тощо.

Ці програми застосовують, як правило, вже традиційний підхід у веденні бухгалтерії на ПК: бухгалтер працює з журналом операцій, до якого вводяться проводки (вручну або автоматично на підставі первинних документів). При цьому може провадитися кількісний, валютний і аналітичний облік.

Нині відбувається швидке оснащення організацій комп’ютерами. Вони дозволяють накопичувати дані як безпосередньо в облікових реєстрах (карточках, вільних листах та ін.) так і на машинних носіях інформації (наприклад, на жорсткому диску, дискетах). Відносно просто можна засвоїти та експлуатувати комп’ютери в якості персональної техніки, оснащувати ними бухгалтерів і на їх основі створювати автоматизовані робочі місця (АРМ) бухгалтера.

АРМ бухгалтера, як одна з організаційних форм бухгалтерського обліку - це робоче місце, обладнане обчислювальною технікою та інструментальними засобами, які забезпечують автоматизацію більшій частині операцій облікового персоналу під час виконання ним професійних функцій. За бухгалтером залишається лише невелика частина ручних операцій та прийняття управлінських рішень. До інструментальних засобів відносяться технічне, інформаційне, програмне та технологічне забезпечення. Кожен бухгалтер має комплекс інструментальних засобів (програми, база даних), записаних на жорсткому магнітному диску, магнітних дискетах, CD-ROM. Бухгалтерія, оснащена АРМ, стає електронною (автоматизованою) бухгалтерією.

Застосування сучасних персональних комп’ютерів дозволяє одночасно з організацією децентралізованої системи обробки облікових даних здійснити інтеграцію інформаційної бази даних обліку, що забезпечує взаємопов’язане відображення господарських операцій на рахунках синтетичного й аналітичного обліку. Найважливішою перевагою є можливість використання ПК на малих і середніх підприємствах. Це забезпечує доступ невеликих організацій до електронної техніки, що повністю виключалося раніше при централізованій обробці. В умовах децентралізованої обробки з’являється можливість вирішення окремих облікових завдань на АРМ бухгалтера якої-небудь ділянки обліку з наступною передачею отриманих результатів на АРМ головного бухгалтера для отримання зведених регістрів бухгалтерського обліку та фінансової звітності. Організація децентралізованої обробки сприяє скороченню строків обробки, підвищує оперативність і достовірність облікових даних.

АРМ бухгалтера дозволяє вирішувати задачі бухгалтерського обліку в регламентному і запросному режимах, контролювати результати, здійснювати пошук інформації. Технологія обробки розрахована на обліковий персонал, який не має досвіду роботи з обчислювальною технікою. Важливою перевагою нової інформаційної технології є її орієнтація на існуючі форми ведення бухгалтерського обліку, журнально-ордерну систему, що не вимагає докорінної зміни в обліку. У той же час застосування ПВЕМ змінює методи формування первинної облікової документації. Здійснюється перехід до безпаперової технології, що забезпечує рішення традиційної проблеми - автоматизації первинного обліку. Створена нова діалогова форма автоматизованої форми обліку, що дозволяє організувати інформаційно-довідкове обслуговування шляхом отримання інформації, що зберігається в базі даних ПВЕМ, що забезпечує більш оперативну оцінку стану господарської діяльності об'єкта, а також його аналіз. Так, бухгалтер може отримати на будь-яку дату оборотно-сальдовий баланс, переглянути стан проводок в журналі господарських операцій з будь-якою ознакою (дати, постачальника і т.д.).

Децентралізована обробка бухгалтерського обліку з використанням ПК передбачає тіснішу інтеграцію облікових завдань. Наприклад, технологія обробки таких ділянок обліку, як облік праці та заробітної плати, облік надходження матеріальних цінностей та облік реалізації товарів, виконується в тісному взаємозв'язку з фінансово-розрахунковими операціями на одному робочому місці бухгалтера.

Нова інформаційна технологія обробки облікових завдань охоплює всі рівні перетворення інформації, починаючи з етапу створення первинного облікового документа і закінчуючи складанням бухгалтерської звітності та її аналізом. Автоматизуються багато бухгалтерські розрахунки, які до цього виконувалися вручну. Наприклад, ведеться автоматичне нарахування усіх видів оплат та утримань із заробітної плати, обчислення сум ПДВ, акцизів, податку з продажу та ін. З огляду на постійне внесення змін до форми бухгалтерської документації, програмні продукти складаються з таким розрахунком, щоб бухгалтер за своїм бажанням зміг сформувати різні нові форми документів, зведень, таблиць.

Таким чином, економічна ефективність інформаційних систем обліку досягається в керуючій системі управління суб’єктів господарювання за рахунок зменшення трудових витрат на виконання обліку як функції управління (прямий ефект) та в керованій — за рахунок економічних наслідків виконання рішень, прийнятих завдяки використанню відповідної облікової інформації (непрямий ефект). Успішне використання великою кількістю підприємств систем «1С: Бухгалтерія» свідчить про здатність цих систем забезпечити своєчасність і достовірність облікової інформації для прийняття управлінських рішень підприємствами та установами. Саме ці характеристики систем обліку є найважливішими для отримання непрямого економічного ефекту. Так, компанія „СІ5СО” вважає найбільшим своїм досягненням скорочення часу на складання звітності. До впровадження інтегрованої системи складання звітності здійснювалось протягом 14 діб, після впровадження - за 1,5 години в будь-який момент, коли така необхідність виникає [2].

Необхідно зазначити, що комп’ютерні системи дають у руки адміністрації широкий набір аналітичних засобів, що дозволяють оцінювати і контролювати діяльність фірми. Наявність додаткового інструментарію забезпечує зміцнення системи внутрішнього контролю в цілому і, таким чином, зниження ризику його неефективності. Так, результати звичайного зіставлення фактичних значень коефіцієнта витрат із плановими, а також звірення рахунків надходять до адміністрації більш регулярно при комп’ютерній обробці інформації. Крім того, деякі прикладні програми накопичують статистичну інформацію про роботу комп’ютера, яку можна використовувати з метою контролю фактичного ходу обробки операцій бухгалтерського обліку, що значно сприяє підвищенню його ефективності.

Важливим є те, що комп’ютерна обробка припускає використання однакових команд при обробці ідентичних господарських операцій, що практично нівелює ризик появи випадкових помилок, звичайно властивих для ручної обробки інформації [3].

Таким чином, як свідчить практика впровадження на російських і українських підприємствах, віддачу від інвестицій в автоматизовану систему управління отримують за рахунок:

Ø наскрізного і своєчасного оперативно-виробничого планування та обліку виробництва, що дозволяє на 20-30% знизити втрати безпосередньо в цехах;

Ø зменшення рівня запасів на складах - на 20-25% (через 5-6 місяців після запуску системи);

Ø попередження неврахованих недостач (3-5% від рівня запасів);

Ø зниження необгрунтованої видачі матеріалів у цехи (на 10-15%);

Ø зменшення витрат допоміжних матеріалів (на 20-30%);

Ø зниження собівартості продукції за рахунок скорочення цехових та загальногосподарських витрат - на 3-5%;

Ø зниження дебіторської заборгованості за рахунок її всебічного, персоніфікованого контролю (на десятки відсотків);

Ø зменшення необгрунтованих знижок при відвантаженні товару (3-5% відвантажень) [1].

Таким чином, можна сказати, що впровадження автоматизованих систем ведення бухгалтерського обліку - це процес, результатом якого є поліпшення якості облікових даних і, як наслідок, підвищення ефективності управління підприємством. Перед прийняттям рішення про необхідність автоматизації ведення обліку варто визначити, що інформаційні системи повинні поліпшити ведення бухгалтерії. Це й буде метою автоматизації [4].

Отже, застосування інформаційних систем бухгалтерського обліку на підприємстві в умовах ринкової економіки України є однією з найбільш важливих засад його ефективного функціонування.

Список використаної літератури:

1. Ивахненков С. Внедрение программного обеспечения учета и контроля: потенциальные преимущества и реальные проблемы // Бухгалтерский учет и аудит. – 2007. - № 2. – с. 56-63

2. Марченко Д.М. Автоматизація бухгалтерського обліку як джерело підвищення його ефективності // Бухгалтерський облік, аналіз та аудит. – 2009. - № 6(96). – с. 248-254

3. Лещенко А.О., Шершньова. Г.В. Компютерна система обробки облікової інформації // Вісник ДонНУЕТ. – 2009. – с. 173-15

4. Заяць Я.М., Терещенко В.С Підвищення якості бухгалтерського обліку шляхом впровадження автоматизованих інформаційних систем // Вісник ДонНУЕТ. – 2009. – с. 192-194