К.т.н., Харченко Ю.А., Демченко О.М.

Полтавський національний технічний університет імені Юрія Кондратюка

Вдосконалення бази даних обліку замовлень і витрат відділу комплексного проектування обласного управління водного господарства

В умовах розбудови України дедалі більшого значення набувають проблеми збалансування доходів та видатків управлінських організацій на рівні області, що пов’язано із складністю облікового процесу, значними сумами кошторисів та численними операціями з грошовими коштами. Ефективність використання кошторису визначається після аналізу всіх видів витрат, пов’язаних з діяльністю підприємства. Тому назріла об'єктивна необхідність створення механізму з реальною можливістю швидкого та ефективного проведення обліку витрат для оцінки фінансових можливостей окремих підрозділів, що значно спростить облік витрат в цілому. Автоматизація обліку дасть змогу отримувати більш швидко об’єктивні, повні та точні результати, що безумовно позитивно вплине на планування діяльності в майбутніх періодах.

Полтавське обласне виробниче управління водного господарства (ОВУВГ) у межах своїх повноважень відповідно до законодавства здійснює на території Полтавської області експлуатацію державних меліоративних систем, використання, збереження та відтворення водних ресурсів, меліорації земель, вирішує в установленому порядку разом з органами виконавчої влади та іншими організаціями, установами, підприємствами питання забезпечення населення та галузей економіки водними ресурсами.

Галузь водного господарства області, як і інші галузі, потребує постійного удосконалення і поліпшення її стану, з метою ефективного використання водних ресурсів, захисту навколишнього середовища від шкідливої дії води, а також поліпшення екологічного стану водних об’єктів (річки, ставки, озера, водойми тощо). Більшість з цих завдань виконує відділ комплексного проектування (ВКП), який входить до складу управління. Він є комплексним проектно-розвідувальним підрозділом, що надає платні послуги з водогосподарських питань. На замовлення юридичних та фізичних осіб ВКП виконує проектно-кошторисну документацію на будівництво об’єктів меліоративного й водогосподарського призначення, водопостачання та інші види робіт. Його діяльність координується з роботою інших відділів управління, службами Держводгоспу України, будівельними та іншими організаціями. Відділ утримується за рахунок зароблених коштів, які надходять на спеціальний рахунок і використовуються в установленому порядку згідно з кошторисом доходів і видатків. Він діє за принципами повного господарського розрахунку й самофінансування, його структура й чисельність залежить від обсягів робіт, тобто виробнича діяльність, оплата праці співробітників і відшкодування своїх матеріальних витрат здійснюється за рахунок коштів, які одержані за надані замовникам послуги.

Облік всіх витрат виконує відділ бухгалтерського обліку на основі належним чином оформленої документації. Існуюча методика ведення обліку майже не передбачає використання комп’ютерної техніки, а тому є застарілою. Ця ситуація є критичною та недопустимою для управління такого рівня. Тому розробка й впровадження бази даних (БД) обліку витрат ВКП є досить актуальною та допоможе значно спростити й прискорити процес обробки великого об’єму документації, а також надасть можливість:

- оперативно вводити та змінювати інформацію про склад витрат, час їх здійснення та іншу додаткову інформацію, яку буде містити БД;

- прискорити облікові процеси та змінити методику ведення обліку на більш сучасну з використанням комп’ютерної техніки;

- забезпечити надійність та захищеність збереження інформації у БД.

БД обліку витрат ВПІ розроблена в середовищі СУБД MS Access, що дозволило мінімізувати вимоги до технічних характеристик комп’ютерів.

Після аналізу алгоритму роботи відділу розроблена відповідна структура БД, вона складається 12 таблиць: Договори, Оплата договорів, Проведені зустрічі, Результати зустрічей, Виконана частина проекту, Складові проекту, Групи витрат на утримання відділу, Види витрат, Стадії оформлення договору, Типи платежів, Інформація про замовника, Облік витрат. Схема зв’язків показана на рис. 1.

Рис. 2. Схема зв’язків БД ВКП.

Розроблені форми для зручної роботи користувачів з БД. При відкритті БД на екрані буде з’являтися форма запуску, яка умовно її поділяє на дві частини – Управління витратами та Управління проектами (рис. 2).

Для обліку й управління витратами використовується відповідна форма (рис. 3). Для отримання інформації про витрати в заданому місяці певного року потрібно натиснути на кнопку „Перегляд /редагування” (рис. 4).

Для підвищення контролю за виконанням та оплатою проектів було розроблено дві додаткові форми. В першій додається інформація про вартість виконаного етапу проекту на певну дату (рис. 5), а в другій фіксується оплата замовником виконаних робіт (рис. 6).

Рис. 2. Форма запуску

Рис. 3. Форма управління витратами

Рис. 4. Форма обліку витрат

Рис. 5. Виконання етапу проекту

Рис. 6. Оплата проекту

При розробці БД обліку витрат ВПІ створені необхідні запити, деякі з них є допоміжними й розширюють можливості форми, а інші використовуються для пошуку даних в базі. Більшість створених запитів використовується як основа для форм і звітів. Також розроблені 11 звітів, причому 5 з них розміщуються на формі Управління витратами та 6 на формі Управління проектами. Розроблена БД є складовою частиною АРМ, також можливе встановлення SQL server, за допомогою якого відбуватиметься обмін даними між робочими місцями відділу.

Впровадження даної розробки автоматизує облік замовлень та витрат відділу, дасть змогу отримувати більш об’єктивні, повні та точні результати, що безумовно позитивно вплине на швидкість обліку поточних витрат, їх аналіз, а також планування діяльності в майбутніх періодах. Це створить умови для оперативної оцінки фінансових можливостей підрозділу. Також можна досягти більш якісного ведення документації при зменшенні витрат на обробку й оформлення необхідних даних. При використанні централізованої мережі з’явиться можливість обміну даними між різними відділами, що забезпечить ефективне використання робочого часу.