Экономика/7. Учет и аудит

Яремко С.А., Балибюк І.В.

Вінницький торговельно-економічний інститут КНТЕУ, Україна

Основні аспекти організації обліку з використанням сучасних інформаційних систем

Зайняти панівне положення на ринку, створити оптимальну структуру управління, підвищити ефективність роботи персоналу – основні задачі керівника підприємства. Автоматизація і введення інформаційних систем (ІС) бухгалтерського обліку (БО) на підприємстві, підготовка фінансової звітності в податкові органи в умовах перехідної економіки України є однією з найбільш важливих задач. Сам по собі БО на підприємстві може розглядатися як внутрішня справа підприємства, а основою для оцінки фінансово-господарської діяльності підприємства з боку держави є звітність, що повинна щоквартально надаватися в податкову інспекцію по місцю реєстрації підприємства. В умовах відносної невизначеності в податковій сфері підприємство може мати значні зміни або навіть піти в занепад, і всього лише через недбалість у БО.

Чим же можуть допомогти бухгалтеру (ІС)? Звичайно, комп’ютерна програма не замінить розумного бухгалтера, але дозволить економити його час і сили за рахунок автоматизації рутинних операцій, знайти арифметичні помилки в обліку і звітності, оцінити поточне фінансове становище підприємства і його перспективи.

Останнім часом проблеми, пов’язані з використанням машинних носіїв як виправданих документів обліку, стали особливо актуальними завдяки широкому розвитку робіт з автоматизації БО. Цим проблемам присвячені праці В.П. Завгороднього, Ф.Ф. Бутинця, С.В. Івахненка й інших вчених.

Узагальнюючи вищенаведене, метою даної роботи є проведення аналізу та визначення аспектів організації обліку на підприємствах з використанням сучасних ІС.

Головними завданнями організації обліку з використанням сучасних (ІС) є такі: удосконалення плану рахунків БО, інтегрованого з міжнародною практикою БО та фінансової звітності; розробка національних Положень (стандартів) БО, що регламентують облік і контроль у середовищі електронної обробки інформації; нове організаційне та методичне забезпечення на технічній базі ПЕОМ і мережі АРМБ діалогово-атоматизованої форми БО; автоматизація формування первинних документів на машинних носіях; розробка типових проектних рішень (ТПР) для технологічного забезпечення автоматизованого розв'язання завдань обліку за допомогою ПЕОМ і мережі автоматизованих робочих місць бухгалтерів (АРМБ) [1].

Розвиток автоматизованих інформаційних систем (АІС) характеризується розширенням взаємозв’язків окремих систем і підсистем, які об’єднують управління технологічними процесами, оперативне і поточне планування, адміністративно – господарську діяльність тощо, і має тенденцію до об’єднання їх у загальну багаторівневу систему інтегрованого управління об’єктом у цілому. Такі багаторівневі ієрархічні АІС повинні забезпечити погоджене і взаємозв’язане управління усіма видами діяльності промислового підприємства. На сучасному етапі автоматизація облікових процесів розвивається за рахунок раціоналізації існуючої технології обробки облікової інформації і зниження її трудомісткості, однак можливості такої автоматизації дуже обмежені. Це пояснюється тим, що існуюча методологія й організація обліку та контролю формувалися для ведення обліку вручну. Існує певна невідповідність між потужностями ЕОМ, які застосовуються в практиці обліку та контролю. Вони полегшують працю бухгалтера, але нічого нового не вносять у її зміст, оскільки для цього потрібні підвищення ролі обліку й аудиту в управлінні, зміни і подальший розвиток методології обліку й аудиту, вдосконалення їх організації з метою досягнення максимальної відповідності потребам управління.

Реформування системи обліку за Міжнародними стандартами фінансової звітності (МСФЗ) неможливе без створення АРМБ, засобів телекомунікацій і розвинених інструментальних засобів, оскільки, облік є процесом виявлення, зміни, реєстрації, накопичення, узагальнення, зберігання та передачі інформації про діяльність підприємства зовнішнім і внутрішнім користувачам для прийняття управлінських рішень. Підсистема БО в процесі свого функціонування здійснює інформаційні зв’язки з іншими підсистемами. На вході підсистему обліку живлять дані первинного обліку — зібрані та зареєстровані на носіях дані про господарські процеси і явища, що здійснилися. Вихідна інформація підсистеми обліку широко використовується в річних задачах АІС та є вхідною для інших підсистем. Важливою рисою облікової підсистеми є забезпечення управління на будь-якому його рівні зворотним зв’язком, який здійснюється за допомогою системи результатної та проміжної інформації, що фіксується на магнітному носії або видається безпосередньо на екран дисплея, тому від швидкості видачі такої інформації залежить оперативність прийняття управлінських рішень [2].

Професійні АРМ — це головний інструмент спілкування людини з ІС, що виконують роль автономних робочих місць, інтелектуальних терміналів великих ЕОМ, робочих станцій у локальних мережах. АРМ легко адаптуються, мають проблемно-професійну орієнтацію на конкретну предметну сферу та є засобом спілкування спеціаліста з АІС. Ефективним режимом роботи АРМ є його функціонування в рамках локальної обчислювальної мережі. Створені АРМ спеціалістів дають можливість користувачеві працювати в діалоговому режимі, оперативно розв’язувати поточні задачі, зручно вводити дані, вести контроль, оброблення інформації, визначати достовірність результатної інформації, виводити й передавати каналами зв’язку. Впровадження АРМ бухгалтера одночасно з організацією децентралізованої системи оброблення облікових даних зумовлює інтеграцію облікової інформації в єдиній базі даних системи управління підприємства.

Найважливішим для практичних цілей є групування задач за економічним змістом вихідних показників — основа для виокремлення таких типів автоматизованих робочих місць бухгалтера (АРМБ): АРМБ з обліку основних засобів; АРМБ з обліку виробничих запасів; АРМБ з обліку праці й заробітної плати; АРМБ з обліку готової продукції, її відвантаження, реалізації та визначення фінансового результату; АРМБ з обліку фінансово-розрахункових операцій; АРМБ з обліку витрат на виробництво; АРМБ зведеного обліку та складання звітності; АРМБ з обліку капітальних та фінансових інвестицій [3].

Технологія організації обліку в умовах АРМ бухгалтера включає три етапи: підготовка інформації та її обробка; систематизація й узагальнення облікової інформації на рахунках за видами ресурсів, контроль, аналіз і її аудит; формування інформації для подальшого використання в управлінні підприємством. У процесі управління підприємством приймаються оперативні, тактичні та стратегічні управлінські рішення на різних рівнях.

На першому рівні здійснюється оперативне управління структурними підрозділами, формуються первинні дані, здійснюється їх оброблення, розрахунок і відображення інформації для прийняття управлінських рішень на місці виникнення інформації (АРМБ I категорії). АРМБ I категорії потрібне для формування й підготовки первинної інформації безпосередньо на місці виникнення її (у цехах, на складах), а також для розв’язання потрібних облікових і аудиторських задач. Первинні дані реєструються безпосередньо на робочому місці, де вони виникають, і передаються певним ланцюжком. У процесі вирішення задач на кожному робочому місці виявляють відхилення, причини та винні у них, відомості для оперативного управління процесом виробництва на рівні філії, дочірніх підприємств, ділянок, відділів та інших виробничих одиниць.

На другому рівні управління інформація систематизується й узагальнюється за комплексами завдань, ділянками обліку, виконуються контроль і внутрішній аудит, формується й відображається інформація для прийняття конкретних управлінських рішень за комплексом завдань (АРМБ II категорії). На АРМБ II категорії здійснюється контроль проходження первинної інформації та розв’язується ряд аналітичних і аудиторських задач, моделювання облікового процесу, проведення аудиту, а також прийняття управлінських рішень з окремого комплексу задач.

На третьому рівні здійснюються формування зведених даних, контроль, аналіз і аудит фінансово-господарської діяльності підприємства. На даному рівні здійснюється управління підприємством у цілому, визначається зовнішня політика, розробляються перспективні плани та стратегія їх виконання (АРМБ III категорії). АРМБ III категорії призначене для аналізу роботи структурних підрозділів і підприємства в цілому, для узагальнення зведених даних, пов’язаних із розв’язанням регламентних задач із складання оперативної та періодичної звітності [4].

Таким чином, на основі проведеного аналізу визначені аспекти організації обліку з використанням інформаційних систем.

Список літератури

1.Бутинець Ф.Ф. Організація бухгалтерського обліку: [навч. посібник для студентів спеціа льності 7.050106 «Облік і аудит» вищих навчальних закладів; вид. 2–е, доп. і перероб.] / Ф.Ф. Бутинець, М. М. Шигун, С.М. Шулепова. – Житомир : ЖІТІ, 2002.- 592 с.

2.Писаревська, Т.А. Інформаційні системи в управлінні персоналом та економіки праці/ Т. А. Писаревська. – К. : КНЕУ, 2006. – 284 с.

3.Сушко, Д. С. Застосування комп’ютерних технологій у ході проведення аудиту балансу/ Д. С. Сушко // Вісник Житомирського державного технологічного університету. Серія: економічні науки. – 2006. – № 2 (36). – С.116-122

4.Свірко, С. В. Бухгалтерський облік у бюджетних установах: методологія та організація: Монографія / С. В. Свірко. – К. : КНЕУ, 2006. – 244 с.