Економіка 6. Маркетинг і менеджмент

 

К.е.н., доцент Харчук С.А., студентка Мантюк В.А.

Вінницький навчально-науковий інститут економіки                               Тернопільського національного економічного університету, Україна

 

КОМУНІКАЦІЙНИЙ ПРОЦЕС В МЕНЕДЖМЕНТІ ТА МЕТОДИ ЙОГО ВДОСКОНАЛЕННЯ НА ПІДПРИЄМСТВІ

 

В умовах розвитку ринкових відносин першочерговим завданням є вдосконалення механізмів управління підприємством, які забезпечують його ефективне функціонування. Проте одним із шляхів вирішення проблеми є використання комунікаційних процесів як інструменту впливу на внутрішнє та зовнішнє середовище підприємства.

Сучасна практика діяльності підприємства показує, що комунікації сприймаються зазвичай як допоміжна діяльність, застосовуються відособлено, а не в комплексі з іншими елементами менеджменту, подекуди завдання окремих комунікаційних інструментів суперечать іншим. Відповідно це призводить до зниження сприйняття комунікацій, ускладнення їх інтеграції в систему управління підприємством, і, як наслідок, призводить до неефективної діяльності.

В економічній літературі приділено значну увагу проблемам комунікаційного процесу з урахуванням різних аспектів інформаційного обміну, які досліджували такі вітчизняні та зарубіжні науковці, як Ардженті П., Афанасьєв В., Баррен Г., Боем Б., Вайнрайт М., Вівер У., Гавловський В., Горфінкель В., Друкер П., Іноземцев В., Канигін Ю.,  Крикавський Є., Лазарєва С., Лейхіфф Д., Лесікар Р., Матвієнко О., Мескон М., Мильнер Б., Почепцов Г., Шарков Ф.

Процес ефективного управління вимагає якісного обміну інформацією між працівниками і менеджерами для досягнення мети організації. Такий обмін інформацією між людьми у процесі управління здобув назву комунікації.

Комунікаційний процес в менеджменті є важливою складовою ефективного функціонування  підприємства яке являється складним об’єктом управління та ґрунтується на сферах людських відносин, формується за допомогою мови, символіки, рухів, спонтанних виявів, засобом якої є послання або сигнали. Основою комунікацій є інформація. Якісний обмін інформацією – невід'ємна частина всіх основних видів управлінської діяльності. Зважаючи на це, здійснення комунікації називають сполучним процесом. У ході обміну сторони відіграють активну роль: одна – пропонує інформацію, інша – її сприймає. Велике значення має техніка комунікацій: використання правильних виразів, точних термінів, наглядних матеріалів, технічних засобів та ін.

Згідно з різними дослідженнями у більшості людей процеси комунікації займають до 70 % часу, а державний службовець витрачає на комунікації від 50 до 90 % усього робочого часу [2].

Існує пряма залежність між добре налагодженим комунікаційним процесом та якістю роботи структурних підрозділів підприємства, окремих виконавців, груп працівників і підприємства загалом. Саме комунікаційний процес забезпечує обмін інформацією з метою вирішення конкретної проблеми.

Цілями комунікацій є: забезпечення ефективного обміну інформацією між суб’єктами і об’єктами управління, удосконалення міжособистісних відносин під час обміну інформацією, створення інформаційних каналів для обміну інформацією між окремими працівниками і групами та координації їх завдань і дій, регулювання і раціоналізація інформаційних потоків підприємства тощо.

Проте потрібно враховувати, що всі види комунікації мають неусувні комунікаційні бар’єри (технічні, психологічні та соціальні), які можна розділити на шуми природного походження і спеціально створювані перешкоди (цензура, дії конкурентів тощо). Щоб краще зрозуміти цей процес потрібно мати уяву про основні стадії та елементи комунікаційного процесу. На підприємстві він складається з чотирьох базових взаємопов’язаних елементів: відправник – особа, яка генерує ідею або збирає і передає інформацію; повідомлення – інформація, закодована за допомогою символів; канал – засіб передавання інформації; одержувач – особа, якій призначена інформація і яка її готова сприйняти.

При обміні інформацією завдання відправника й одержувача полягає у тому, щоб скласти повідомлення й використати канал зв'язку для його передачі так, щоб обидві сторони зрозуміли і поділили вихідну ідею. Це зробити важко, тому що кожний етап є одночасно місцем, де її зміст може бути перекручено або повністю втрачено.

Найважливіша роль у комунікаціях приділяється зворотному зв'язку. За наявності зворотного зв'язку відправник і одержувач обмінюються комунікаційними ролями. Зворотний зв'язок необхідний для того, щоб зрозуміти, якою мірою повідомлення було сприйняте і зрозуміле. Менеджер не повинен виходити з того, що все, написане або сказане ним, зрозуміють точно так, як він продумав. Менеджер, який не налагодить зворотного зв'язку для одержання інформації, рано чи пізно зрозуміє, що ефективність його управлінських дій буде різко знижуватися.

Зворотній зв'язок дає змогу долати так звані шуми – усе те, що спотворює зміст, створює перешкоди на шляху обміну інформацією. Шум – це будь-який додатковий сигнал, непередбачений джерелом інформації, який спотворює інформацію або спричиняє помилки в її передачі [6].

Розрізняють три проблеми в комунікації. Технічна проблема пов'язана з точністю передачі комунікаційних символів. Семантична проблема пов'язана з вибором таких символів, які б найбільш точно виражали бажаний зміст. Проблема ефективності – ступінь впливу одержаного повідомлення на поведінку об'єкта.

Для успішної управлінської діяльності потрібно вдосконалювати комунікаційний процес на підприємстві та менеджерам підприємства, розробникам комунікаційних сис­тем важливо мати інструментарій, за допомогою якого можна на ранніх стадіях побудови систем комунікаційного менеджменту визначати їх граничні характе­ристики з метою уникнення зайвих витрат ресурсів при незадовільному прогноз­ному результаті. З огляду на це запропоновано використовувати модифікований метод визначення граничної вартості (ціни) системи комунікацій підприємства на етапі технічного завдання.

Враховуючи неможливість ефективного функціонування комунікаційної системи без належного управління нею керівникам та менеджерам підприємства з метою формування якісних комунікаційних систем потрібно вдосконалювати механізм управління такими системами на засадах визначення цілей і формування департаменту управління системою комунікацій. Для удосконалення комунікаційного процесу на підприємстві слід чітко визначати потребу в інформації кожного структурного підрозділу й кожного робочого місця, регулювати інформаційні потоки відповідно до вирішуваних завдань, повинна відбуватися взаємодія керівників і підлеглих; організація ефективної системи зворотного зв’язку; впровадження системи збирання пропозицій; інформаційні повідомлення адміністрації підприємства; використання сучасних інформаційних технологій. Керівники вищого рівня повинні постійно надавати управлінській діяльності більш організованого характеру: удосконалювати планування масових організаційних заходів, зборів, нарад, зустрічей з підлеглими, ветеранами праці, керівниками інших підприємств.

З метою вдосконалення комунікаційного процесу на підприємстві доцільно обладнати ящики для пропозицій, видавати інформаційні бюлетені (газету), розробляти й впроваджувати систему збирання пропозицій, створювати спеціальні групи для апеляції, організовувати опитування, слідкувати за відносинами між співробітниками тощо.

Література:

1.     Адаир Дж. Эффективная коммуникация / Дж. Адаир. – М. : Изд-во Эксмо, 2003. – 240 с.

2.     Административный менеджмент / И. П. Алдохин, Л. Ю. Гордиенко, Л. Ф. Кондусова, Т. И. Лепейко, К. И. Мельникова. – X. : Программа TACIS ED UK 9301, 1996. – С. 65.

3.     Берлесон Б. Коммуникация – это… [Электронный ресурс] : / Б. Берлесон, Г. Стейнер. – Режим доступа : http: // www.com-management.narod.ru/.

4.     Григорьева Н. Н. Коммуникационный менеджмент: учебный курс (учебно-методический комплекс) [Электронный ресурс] : / Н. Н. Григорьева. – Режим доступа : http://e-college.ru/xbooks/xbook157/book/index/.

5.     Гуменник В. І. Менеджмент організацій : навч. посібник / В. І. Гумененик, Ю. С. Копчак. – К. : Кондор, 2012. – 503 с.

6.     Дудар Т. Г. Менеджмент : навч. посібник / Т. Г. Дудар, Р. В. Волошин,             В. Т. Дудар. – К. : Центр учбової літератури, 2013. – 336 с.

7.     Дяченко Т. О. Основи менеджменту : підручник / Т. О. Дяченко. – К. : Кондор, 2010. – 176 с.

8.     Плoтникoв М. В. Эффективные коммуникации в организации [Электронный ресурс] : / М. В. Плотников. – Режим доступу : http: // www. elitarium. ru/ 2008/11 /26/kommunikacii_ organizacija.html.

9.     Різун В. В. Теорія масової комунікації [Електронний ресурс]  : / В. В. Різун. – Режим доступу : http://journlib.univ.kiev.ua/index.php?act=book.index&book=1.