Экономические науки/6. Маркетинг и менеджмент

Саєнко Є.О.

Одеська національна академія зв‘язку ім. О.С. Попова, Україна

Ефективність впровадження електронного документообігу у філіях ВАТ «Укртелеком»

На сьогодні інфокомунікаційний ринок являється одним з найголовніших. Саме тому, такими важливими показниками стають рівень і темпи розвитку інфокомунікаційних гігантів, які відіграють не останню роль в економіці країни.

В процесі переходу до ринкової економіки, з‘явилось безліч маленьких підприємств, які займаються аналогічною або схожою діяльністю. Звичайно, що жодне з цих маленьких підприємств не може становити загрози гіганту, але їх загальна кількість стрімко зростає. Крім того, кожне з цих підприємств має змогу розвиватися, знайшовши і вміло використавши ніші більше навіть не спектру послуг, а якості їх представлення, обділені увагою монополіста.

Основна проблема великого підприємства полягає в його «повільності». Тобто прийняття рішень стає доволі затягнутою процедурою, що не в останню чергу залежить від швидкості документообігу. На відміну від маленьких підприємств, у великому спостерігаються значні потоки документації, оптимізація яких призведе до швидкого збільшення ефективності роботи усього підприємства.

Виникає потреба в збільшенні швидкості прийняття управлінських рішень, а тому й до збільшення швидкості роботи з клієнтами, що дуже важливо на нинішньому етапі формування інформаційного суспільства. Зважаючи на те, що більшість таких підприємств використовують вітчизняні системи менеджменту, які при переході до ринкової економіки часто виявляються неефективними, то просто життєво необхідним виявляється розробка та впровадження нових систем. Це є задачею, в першу чергу, фахівців, сумлінність роботи яких вказує на їх професійну компетентність.

Метою роботи являється розробка та обґрунтування рекомендацій щодо введення системи електронного документообігу з метою збільшення ефективності роботи та підвищення швидкості прийняття управлінських рішень.

При проведенні аналізу було виявлено, що при прийнятті управлінських рішень на рівні філій та організації в цілому спостерігаються доволі значні затримки. Саме вони, являються однією з причин гальмування роботи з клієнтами і впливають на ефективність роботи в цілому. Однією з найбільш вагомих причин виявилася недосконалість документообігу, що дуже сильно гальмує процес прийняття рішень. В першу чергу це впливає на управлінські рішення, які потребують узгодження з кількома особами, передбачають попередні розрахунки і т.п. Так, наприклад, на узгодження деяких документів може витрачатися тиждень, а інколи навіть місяць. Звичайно, така ситуація являється неприпустимою для підприємства, яке активно працює з клієнтами.

Після детального аналізу, виявилося, що найбільш ефективним в даній ситуації є не нове, але досить новаторське рішення – перехід до електронного документообігу. Безумовно, паперовий документообіг більш звичний і традиційний, але при цьому він має ряд недоліків, які суттєво затінюють достоїнства його звичності. Традиційний документообіг являється неефективним для підприємства, де кількість документів та складність їх ведення великі. А введення електронної схеми дозволить значною частиною автоматизувати і узгодити його. Крім цього, з‘явиться можливість використовувати абсолютно нові недосяжні для традиційного документообігу схеми циркуляції та узгодження документації.

В ході роботи виявлено, що при впровадженні електронного документообігу можна досягти доволі високих результатів. Так наприклад, це дозволить збільшити продуктивність керування виробничими процесами на 30-40%, зменшити загальні витрати, пов‘язані з обробкою паперової документації на 40%. Також на 50% збільшується швидкість реагування на запит клієнта, що відіграє чи не найважливішу роль у стрімкому телекомунікаційному світі. Крім того, швидкість пошуку документів збільшується майже 90%.

Рисунок 1 – Переваги електронного документообігу

Виходячи з цих результатів, можна сказати, що впровадження електронного документообігу є ефективним і дозволить досягти вражаючих результатів за короткий час. Насамперед, це дозволить значно підвищити гнучкість і швидкість реагування великого підприємства, що зараз являється одним з найважливіших напрямків.

Що до проблем при впровадженні, можна виділити одну найголовнішу проблему яка досить сильно відзначиться на впровадженні. Це навчання персоналу, що передбачає не тільки просто навчання роботи, а й стимулювання загального розуміння й визнання переваг користування цією системою.

Впровадження запропонованої системи електронного документообігу дозволить ефективно контролювати документообіг, отримати економію матеріальних і трудових ресурсів, суттєво прискорити прийняття рішень і в результаті підвищити ефективність роботи підприємства в цілому та збільшить швидкість роботи з клієнтами.

Література:

1. Гранатуров В.М., Литовченко І.В. Актуальні проблеми удосконалення господарського механізму управління в галузі зв‘язку // Зв‘язок №1, 2005.

2. Кавторьева Я. – Документооборот: организация и ведение. – 6-е изд., перераб. и доп. – Харьков: Фактор, 2005. - 220с.