Шевчук О.Д., к.е.н., доцент

Сеник Г.О., студентка магістратури

Вінницький національний аграрний університет

Контроль запасів у бюджетних установах

У процесі діяльності бюджетних установ у складі інших їхніх оборотних активів у кругообігу беруть участь запаси — комплексна категорія, певна частина об’єктів якої з очікуваним терміном використання, що становить один рік, забезпечує функціонування зазначених суб’єктів господарювання протягом року, а решта виступає результатом специфічних для бюджетних установ видів діяльності з виготовлення продукції.

У складі запасів обліковуються: сировина та матеріали; будівельні матеріали; обладнання, конструкції і деталі до установки; спецобладнання для науково-дослідних робіт за господарськими договорами; молодняк тварин на вирощуванні, тварини на відгодівлі, птиця, звірі, кролі, сім’ї бджіл; доросла худоба, вибракувана з основного стада, худоба, прийнята для реалізації; малоцінні та швидкозношувані предмети; матеріали для учбових, наукових та інших цілей; запасні частини до машин і обладнання (що не можуть належати до основних засобів); продукти харчування; медикаменти та перев’язувальні засоби; господарські матеріали і канцелярське приладдя; тара; матеріали в дорозі; готова продукція; інші матеріальні ресурси установи, що передбачається використовувати протягом одного року.

Запаси установ розподілені на групи:

1. виробничі запаси;

2. тварини на вирощуванні та відгодівлі;

3. малоцінні та швидкозношувані предмети;

4. матеріали та продукти харчування;

5. готова продукція;

6. продукція сільськогосподарського виробництва.

Для здійснення контролю за кожним із предметів, що в сукупності становлять такий об’єкт обліку, як запаси, зазначеного класифікаційного поділу недостатньо. Для відображення усього розмаїття асортименту запасів кожна з підгруп деталізується за функціональними характеристиками якостей, з подальшою деталізацією кожної з уже отриманих груп за видом, маркою, сортом, типорозміром. Отже, простою неподільною одиницею такого поділу є певне найменування запасів відповідного сорту й розміру. Для оптимізації непредметного обліку запасів кожній із таких одиниць присвоюється власний номенклатурний номер — постійне скорочене позначення.

Відповідно до Інструкції з обліку запасів бюджетних установ, затвердженої Наказом Державного казначейства України від 08.12.2000 № 125, бюджетним установам під час розроблення номенклатурних номерів пропонується використовувати числове кодування. При цьому загальна кількість позначень має становити сім знаків (цифр): перші три — субрахунок, четвертий — групу, три останні — порядковий номер предмета у групі. Номенклатурний номер фіксується у спеціальному реєстрі — номенклатурі-ціннику, що являє собою систематизований перелік запасів установи, застосовуваний як довідник для всіх її служб і підрозділів. Крім номенклатурного номера в номенклатурі-ціннику відображається облікова ціна, одиниця виміру, сорт, розмір і найменування матеріалу.

Важливим моментом щодо достовірності відображення інформації про запаси є їх оцінка. Щодо запасів у бухгалтерському обліку ідентифіковано такі види вартості:

1. первісна вартість — вартість придбання, одержання, виготовлення запасів;

2. справедлива вартість — первісна вартість запасів, одержаних установою безоплатно;

3. відновлювальна вартість — це змінена первісна вартість запасів після їх переоцінювання.

Відповідно до Інструкції з обліку запасів бюджетних установ вартість запасів може бути змінена в результаті переоцінювання, але виключно на виконання нормативно-правових актів України.

В процесі господарської діяльності бюджетних установ відбувається рух запасів, який включає послідовні операції: надходження, передача в межах установи та витрачання (або реалізація). Зазначені операції відображаються в обліку за допомогою первинних документів, оформлених належним чином.

Запаси надходять до бюджетних установ шляхом:

· безпосереднього одержання від постачальників, від підрозділів установи;

· в порядку гуманітарної допомоги;

· в порядку централізованого постачання;

· через підзвітних осіб.

Основними документами щодо надходження запасів виступають:

1. рахунки-фактури;

2. прибуткові накладні;

3. акти приймання матеріалів тощо.

В цих документах фіксуються наступні відомості: від кого надійшли матеріали або продукти харчування; найменування; сорт; кількість (вага); ціна; сума; дата надходження; підпис матеріально відповідальної особи, що одержала запаси.

Для отримання матеріальних цінностей зі складу постачальника уповноваженій особі видається довіреність на отримання цінностей.

Матеріальні цінності, що надходять на склад бюджетної установи, перевіряються на відповідність їх асортименту, кількості, зазначених у супровідних документах.

Приймання матеріалів здійснюється комісією з обов’язковою участю матеріально відповідальної особи, представника постачальника або незацікавленої організації.

Обов’язковою умовою при оприбуткуванні запасів є відмітка матеріально відповідальної особи про прийняття матеріалів на відповідальне зберігання (ставиться підпис).

Відповідальність за приймання, зберігання та відпуск матеріальних цінностей покладається на матеріально відповідальних осіб. Матеріальна відповідальність робітників і службовців наступає згідно з чинним трудовим законодавством. З матеріально відповідальними особами укладають письмовий договір про повну матеріальну відповідальність на підставі однойменного типового договору. В бюджетних установах письмові договори про повну матеріальну відповідальність повинні укладатися із завідувачем господарства, робітниками, що виконують роботи з приймання (видачі) матеріальних цінностей робітникам установи.

Облік матеріалів на складах забезпечує отримання оперативних і точних даних про залишки цінностей за кожним найменуванням матеріалів у розрізі окремих їх видів і сортів.

Кількісно-сортовий облік матеріалів ведеться на складі матеріально відповідальною особою тільки за кількістю. Ця інформація фіксується у книзі складського обліку матеріалів ф. М-17. До початку записів у книзі мають бути пронумеровані всі сторінки, а їх кількість завірена підписами керівника установи і головного бухгалтера і скріплена печаткою.

Записи в книгу складського обліку ведуть матеріально відповідальні особи на підставі прибутково-видаткових документів. Після кожного запису виводиться залишок матеріалів.

На підставі записів у книзі складського обліку матеріально відповідальні особи зобов’язані своєчасно повідомляти службу постачання про відхилення фактичного залишку матеріалів від встановлених норм і про залишки матеріалів, що знаходяться без руху і не використовуються в установі.

Матеріальні запаси бюджетних установ нормуються. Норми запасів зазначених матеріальних цінностей визначаються в мінімальних розмірах, що забезпечують безперервну роботу установи і встановлюються у днях або відсотках до їх річного споживання. Розмір норми резервування запасів залежить від норм та обсягів їх споживання, організації матеріально-технічного забезпечення та умов зберігання. Виконання норм резервування запасів є одним із напрямків дотримання фінансової дисципліни бюджетними установами.