Современные информационные технологии/3 Программное обеспечение

Ассистент Костюченко Г.Л.

Белорусский торгово-экономический университет

потребительской кооперации, Беларусь

Использование Диаграмм Ганта

В работе рассматривается проблема распределения нагрузки преподавателям кафедры на заочной форме обучения. Пики нагрузки создают неравномерную занятость преподавателей и аудиторий. Проблема решается в MS Excel с помощью диаграммы Ганта.

Диаграмма Ганта (Gantt chart), — это инструмент для управления проектами. Управление проектами дает ощутимые результаты во всех областях деятельности, чем и объясняется популярность этой технологии.

Проект имеет определенную цель, временную шкалу. Проекты используют ресурсы.

Планирование ресурсов важный аспект управления проектами. Ресурсы могут включать оборудование, материалы, персонал, и др. Время, деньги и ресурсы очень тесно связаны. Можно экономить время с большим количеством ресурсов, но увеличение использования ресурсов увеличивает стоимость проекта.

Все проекты состоят из взаимозависимых, индивидуальных шагов, называемых задачами. По своему характеру проекты являются динамическими процессами.

Прежде чем приступать к непосредственному управлению проектом и составляющими его элементами, необходимо иметь возможность в любой момент оценить текущее состояние проекта. Такую возможность дает Диаграмма Ганта. Это удобный и простой инструмент представления структуры задач, наглядно отражающий ход работы над проектом.

Первый формат диаграммы был разработан Генри Л. Гантом в 1910 году. Диаграмма Ганта оказалась мощным аналитическим инструментом и в течение почти ста лет не изменилась.

Диаграммы Ганта являются основным инструментом менеджера проектов и основной визуализацией проекта. Основу диаграммы составляет таблица, в которой перечислены задания и временная диаграмма ресурсов.

Диаграмма Ганта применяется во многих программах управления проектами. Метод планирования с помощью диаграмм Ганта реализован в современных программных продуктах: MS Project, Галактика ERP, MindManager Pro, MS Excel.

В MS Project с помощью диаграмм Ганта можно вводить новые данные и редактировать существующие. Диаграмма используется при оптимизации плана проекта, когда требуется равномерно распределить загруженность ресурсов.

В корпоративной информационной системе Галактика ERP для создания отчетов в модуле «Управление проектами» также используются диаграммы Ганта. В модуле реализовано два режима формирования диаграммы: масштабируемая и склейка. Первый режим формирует диаграмму за выбранный интервал любой продолжительности (от 1 дня до 5-7 лет). При этом диаграмма по ширине не превзойдет одного листа текста в формате A4. Это достигается автомасштабированием диаграммы. Данный режим используется при оперативной работе над проектом, как для получения плана, так и для отслеживания хода выполнения проекта. Второй режим позволяет вывести диаграмму по периодам введенным в Настройке. Данный вид диаграммы используется в том случае, если необходимо вывести диаграмму в формате, принятом в конкретной организации.

С недавних пор диаграммы Ганта стали использовать совместно с интеллект-картами. Интеллект-карты — это современная методика визуального представления процесса мышления. Методика использования интеллект-карт была разработана психологом Тони Бьюзеном и приобрела широкую популярность. Одной из наиболее популярных программ создания интеллект-карт является продукт компании Mindjet — MindManager Pro. Поддержка диаграмм Ганта в MindManager Pro напрямую не встроена. Но есть простая возможность ее реализовать с помощью продукта JCVGantt Pro.

Недостатком диаграмм Ганта служит их некомпактность и сложность предварительной оценки времени. Если требуется оценить количество дней, отведенное для задачи, количество часов, какие дни можно исключить из плана, то лучше воспользоваться компактным календарем на весь год, сделанным в MS Excel.

MS Excel позволяет создать динамическую диаграмму Ганта, связанную с данными, формулами и диаграммами, которая будет автоматически обновляться при изменении исходных данных, что позволит принимать обоснованные управленческие решения при планировании проектов.

При решении задачи распределения учебной нагрузки преподавателям кафедры на заочной форме обучения используется диаграмма Ганта в табличном процессоре MS Excel.

На первом шаге создается таблица Ганта, отображающая ресурсы задачи. (рис.1.). В таблице рассчитываются столбцы Зачет и Экзамен (в зависимости от количества человек на потоке), Итого, Среднее в день и проводится контроль. В столбце Контроль показана разница между столбцом Итого и суммой значений ресурса из диаграммы Ганта. Таблица может состоять из любого количества строк. На рисунке показана только часть таблицы.

На втором шаге создается Календарь с разбивкой месяцев ученого года на недельные отрезки времени и диаграмма Ганта, распределяющая ресурсы во времени. Графическое представление диаграммы Ганта помогает увидеть количество часов нагрузки в неделю. Отличительной чертой динамических диаграмм Ганта является то, что временная шкала ресурсов динамически передвигается, управляемая формулами, которые ссылаются на недельные значения календаря.

Рис.1. Фрагмент рабочего листа MS Excel. Исходные данные.

Для построения динамической диаграммы Ганта в MS Excel используется формула расчета используемых ресурсов:

=ЕСЛИ(И($A18>=R$15;$A18<=R$14);$N18*(R$14-$A18);ЕСЛИ(И($C18>=R$14;$C18<=S$14);$N18*7;ЕСЛИ(И($C18>R$15;$C18<R$14);$N18*($C18-R$15);""))).

Формула вводится в первую ячейку диаграммы (R18) и копируется в диапазон ячеек, занятых диаграммой Ганта.

Над календарем расположена таблица, отображающая итоговую нагрузку преподавателей в часах за каждую неделю текущего учебного года.

На основании этой таблицы построена диаграмма итоговой нагрузки преподавателей.

На диаграмме явно видны неравномерность распределения и пики нагрузки, что позволяет принять управленческое решение о ее перераспределении. Для этого в таблице Ганта изменены даты заездов потоков заочников (рис 2). Так как диаграмма Ганта динамична, изменение отобразилось в диаграмме Ганта, в таблице и диаграмме с итоговой нагрузкой преподавателей (рис.2). В результате изменений дат заездов распределение нагрузки стало более равномерно, значение пика нагрузки изменилось с 134 на 43 часа в неделю. А это в свою очередь позволяет освободить часть аудиторного фонда учебного заведения.

Рис. 2. Фрагмент рабочего листа MS Excel с результатом решения задачи.

На сегодняшний день MS Excel считается гибким программным продуктом для ведения бизнеса в малых предприятиях. С помощью MS Excel можно управлять проектами, загруженностью ресурсов, выполнять прогнозирование. Это возможно реализовать с помощью диаграмм Ганта.

Для управления проектами можно использовать только MS Excel, без других приложений. MS Excel знаком всем, так что пользователь получает в свое распоряжение набор средств, которые ему удобно и привычно использовать.